Agent des Services Généraux – H/F

À PROPOS DE LA CHAÎNE DE L’ESPOIR

La Chaîne de l’Espoir (la CDE) est une ONG internationale fondée en 1994. Elle a pour vocation de renforcer les systèmes de santé pour donner à chacun et en particulier aux enfants les mêmes chances de survie et de développement. Aider les enfants les plus marginalisés est plus qu’une obligation morale, c’est une condition indispensable pour atteindre les objectifs 2030 des Nations Unies relatifs à la santé et au bien-être des enfants. Nous intervenons dans 27 pays par une approche globale, centrée sur l’enfant mais également sur les mères et les communautés défavorisées :

• Prévention et dépistage dès le plus jeune âge, notamment dans le cadre de programmes de santé à l’école.
• Soin et chirurgie, afin de répondre aux besoins les plus urgents des enfants et de leurs mères.
• Formation et transferts de compétences aux équipes locales grâce à notre réseau international d’experts dans tous les domaines de la chirurgie.
• Construction et équipement de structures hospitalières adaptées aux besoins locaux.

POSTE ET MISSION

Ce poste a pour objectif de :

• Garantir le bon fonctionnement, le suivi technique et l’entretien du siège de La Chaîne de l’Espoir au quotidien
• Assurer les courses et livraisons de La Chaîne de l’Espoir à scooter ou en voiture, notamment pour la dépose et le retrait des visas auprès des ambassades
• Faire le support logistique des évènements ponctuels ou récurrents de l’association

Rattaché au Département Achats et Logistique, l’agent des Services Généraux (H/F) se verra confier les missions suivantes :

· Maintenance technique et gestion du bâtiment

· Gestion logistique quotidienne

· Courses et livraisons

· Gestion des véhicules

· Support à l’accueil

· Sécurité

· Evènements spécifiques

ACTIVITES PRINCIPALES

1. Maintenance technique et Gestion du Bâtiment :

Assurer la maintenance préventive et curative des espaces de bureaux, des espaces communs et des sous-sols du siège de l’association :

• Être le point focal des prestataires extérieurs intervenant sur son périmètre, et suivre leurs interventions jusqu’à la facturation (maintenance de la climatisation, des portes et de l’ascenseur ou interventions diverses de réparations ponctuelles.)

• Effectuer ou superviser les réparations quotidiennes de plomberie, électricité, serrurerie, peinture…

• Faire des opérations ponctuelles de déménagement et aménagement de bureaux.

• Gestion logistique quotidienne :

Gestion des espaces de bureaux, et des espaces communs (cafétéria, terrasse et sanitaires) :

• Effectuer chaque jour des visites de contrôle au RDC et dans les étages, afin de recueillir les éventuels besoins des utilisateurs, et contrôler le bon fonctionnement général (éclairage, sanitaires, rangements, utilisation raisonnée de la climatisation et du chauffage, etc.).

• Contrôler la propreté des locaux, l’approvisionnement en consommables d’hygiène et la prestation de la société de ménage, suivant le planning contractuel, en lien avec la Responsable de l’accueil.

• S’assurer de la propreté de la cafétéria et des salles de réunion, du respect de leurs règles de fonctionnement, et faire des rappels réguliers auprès des utilisateurs.

• Assurer la préparation des réunions extraordinaires (configuration des espaces et remise en ordre)

Approvisionnement quotidien :

• Assurer la réception et la manutention des commandes, en lien avec les services demandeurs.

Gestion des espaces de stockage :

• Est responsable de la gestion des espaces de stockage et de la manutention éventuellement nécessaire (archives, stock général, stock médical) en lien avec les responsables des services concernés.

• Courses et livraisons :

Gestion des visas :

• En collaboration avec le Responsable Voyages, assurer la dépose et l’enlèvement des dossiers de visas aux différentes ambassades en temps et en heure.

Courses diverses et livraisons :

• Effectuer les livraisons et enlèvement de plis et petits colis de l’association en région parisienne, et occasionnellement dans le reste de la France (dons de matériel médical), sur demande, en coordination avec la Responsable de l’Accueil et en fonction des priorités.

• Occasionnellement, conduire un partenaire ou membre de La Chaîne de l’Espoir lors d’un déplacement professionnel.

• Gestion de véhicules :

• Utiliser les véhicules de l’association (scooter, voiture, engin de manutention) dans le strict respect des consignes de sécurité et du code de la route.

• Assurer le suivi des kilométrages, de la consommation et des maintenances appropriées.

• Assurer l’approvisionnement en carburant et le bon état des véhicules.

• Support accueil :

Occasionnellement :

• Assurer l’intérim des chargées d’accueil à leur poste.

(Gestion de petite cafétéria, standard, gestion du courrier, accueil des visiteurs).

1. Sécurité :

2. Assurer l’interface avec la société de télésurveillance en cas d’alerte.

3. En lien avec le Responsable RH et le Responsable Achats et Logistique, veiller au respect des règles et bonnes pratiques de sécurité dans le bâtiment (sécurité électrique, normes d’évacuation, prévention des accidents etc.)

4. Evènements spécifiques :

5. Assurer la logistique des conférences mensuelles, en collaboration avec le Responsable IT et la Responsable de l’Accueil et des Services Généraux.

6. Assurer la logistique des évènements exceptionnels de l’association, ponctuellement en horaires décalés.

Selon l’organisation, le salarié peut être amené à exercer tout ou partie des activités décrites. De même la liste des activités définies ci-dessous n’est pas limitative et peut évoluer en fonction de l’organisation du service.

FORMATION

· Formation initiale en lien avec les compétences attendues sur ce poste.

EXPERIENCE PROFESSIONNELLE

· Minimum 1 an d’expérience dans les métiers de la maintenance, du bâtiment ou de la gestion de site

COMPETENCES ET QUALITES REQUISES

• Adaptabilité, réactivité, disponibilité, bonne humeur et sens du service
• Solides capacités d’organisation et de gestion des priorités
• Conducteur.trice expérimenté.e auto et deux roues
• Bonnes connaissances bureautiques (messagerie, Word, Excel)

CONDITIONS

· CDI à temps plein

· Poste basé au siège de l’association, 56 rue des morillons, 15^e arrondissement

· Tickets Repas d’une valeur de 9 euros pris en charge à 60% + Remboursement abonnement transport à hauteur de 50%

· Salaire proposé : selon profil et expérience