Oficial de Administración – Venezuela

Línea de Reporte

El/la Oficial de Administración reporta a el/la Gerente de Administración y Finanzas de RET en Venezuela.

El/la Oficial de Administración supervisa a los/as Asistentes Administrativos y de Compras.

Ubicación principal

La posición está basada en la Oficina Nacional de RET, ubicada en el Área Metropolitana de Caracas.

Responsabilidades Especificas

· En coordinación con el/la Oficial de Finanzas y otros oficiales relevantes, garantizar la calidad, oportunidad y pertinencia en la elaboración de los costos administrativos en los presupuestos para los programas y proyectos de conformidad con los requerimientos de RET y los donantes;

· Planificar e llevar a cabo los procesos de gestión administrativa, de compras, logística, servicios de tecnología informática, y limpieza y mantenimiento de las oficinas de RET, de acuerdo a las políticas y procedimientos internos.

· Preparar e implementar, en coordinación con otros oficiales, los planes de compra de los proyectos en curso con base a los presupuestos y planes de trabajo aprobados y de acuerdo a las políticas y procedimientos internos y de los donantes.

· Monitorear la implementación de los planes de compra de los proyectos, identificando y reportando rápidamente al Gerente de Finanzas y Administración sobre cualquier discrepancia, proponiendo alternativas de solución.

· Capacitar y guiar a los asistentes administrativos y de compras de las oficinas locales para oportuna y adecuada gestión de las políticas y procedimientos administrativos y de compras de RET.

· Centralizar, organizar, archivar y mantener en un lugar seguro en físico y digital toda la información y documentos de soporte administrativos y legales.

· Planificar y realizar proyecciones de los requerimientos administrativos de todas las oficinas de RET a nivel nacional.

· Preparar la planilla de pagos y asegurar el pago oportuno de todas las obligaciones contractuales de RET, incluyendo honorarios, salarios y aportes sociales, pago a proveedores, alquileres, servicios públicos, etc.

· Coordinar el apoyo legal necesario para asegurar el cumplimiento de todas las responsabilidades contractuales con proveedores, consultores, registros, etc.

· Garantizar el oportuno y suficiente suministro de materiales y equipos de las oficinas de RET en apego a lo aprobado en los presupuestos y planes de compras y con base a los procedimientos internos y requerimientos de los donantes.

· Realizar la cotización y adquisición de materiales y suministros según los planes de compra. Coordinar el transporte y distribución de materiales y suministros.

· Elaborar puntualmente los informes los informes periódicos solicitados por el/la Gerente de Finanzas y Administración.

· Administrar y resguardar los sistemas de control información (copias de seguridad, claves, derechos de acceso, etc.).

· Administrar la caja chica.

· Mantener el registro de los activos y control de existencias de todas las oficinas de RET.

· Velar que todas las oficinas a nivel nacional cumplan con todos los requerimientos y estándares mínimos de RET en cuanto a seguridad, adecuación y funcionabilidad.

Otras

· Realizar reuniones periódicas de planificación con el Gerente de Finanzas y Administración y el personal local, para asegurar que los presupuestos, planes de compras y demás las estrategias administrativas a implementar sean integralmente comprendidas y aplicadas por los equipos locales;

· Capacitar y guiar al equipo administrativo local en el adecuada compresión y aplicación de las políticas y procedimientos internos de RET en administración, compras y logística.

· Realizar misiones sobre el terreno, garantizando la eficaz gestión administrativa y logística de conformidad con el presupuesto, el plan de compras y el plan de trabajo.

· Facilitar la coordinación con las áreas financiera, RRHH y programática.

· Asistir a cualquier reunión relacionada con sus áreas de responsabilidad;

· Planificar y acompañar misiones vinculantes de la Sede.

· Completar cualquier tarea adicional en el marco de sus funciones, según lo solicite el/la Gerente de Finanzas y Administración.

Adicionalmente, como todo el personal de RET

• Trabajar con confianza e integridad y tener un claro compromiso con los valores fundamentales y los principios de RET, asegurando que las actividades y su desempeño cumplan con lo establecido en el Código de Conducta de RET, el PSAE y otros Manuales y Políticas Internas;
• Capacidad de trabajar de forma independiente y en equipo, demostrando habilidades de gestión y liderazgo;

· Capacidad de comunicarse de manera clara y sensible con las instituciones y organizaciones pertinentes, y con los interesados internos y externos, como representante de RET. Estas aptitudes incluyen una negociación y representación eficaces;

• Proponer, de manera constructiva, soluciones alternativas a los problemas que surjan en el área de trabajo.

Calificaciones y requisitos

· Título universitario en Administración, Finanzas u otra disciplina relevante. Una maestría en administración, finanzas, logística o un campo relacionado se considera una ventaja.

· 3 a 5 años de experiencia progresiva en administración. Experiencia previa en agencias de la ONU u ONGs se considera una ventaja.

· Experiencia de trabajo con equipos técnicos, asegurando el cumplimiento de procedimientos financieros.

· Conocimiento de la legislación venezolana en temas tributarios, laborales, compras, y logística.

· Se requiere nacionalidad venezolana o tener permiso para trabajar en Venezuela (indispensable).

· Se requiere fluidez oral y escrita en español. Manejo del inglés será una ventaja.

· Se requiere disponibilidad inmediata.

· Capacidad para priorizar eficazmente múltiples responsabilidades.

· Flexibilidad para gestionar diferentes tareas de forma eficaz y disposición para dedicar horas extra cuando sea necesario.

· Disponibilidad para viajar internacionalmente, según sea necesario.

· Dominio de Office 365 (Word, Excel, PowerPoint, Project, Outlook). Manejo Avanzado de Excel es indispensable.