Operations Manager (requires fluent French, good working knowledge of English)

Sous la supervision directe du directeur pays, et avec les orientations des RH siège, le manager des opérations sera responsable de la gestion des ressources humaines et de l’administration au niveau du pays, avec l’appui technique de l’équipe RH du Bureau de Soutien Opérationnel. Le manager des opérations est également en charge de superviser les fonctions logistiques et achat.

Principales responsabilités :

a. Gestion des ressources humaines

* Point focal pour le personnel national et international de toutes les demandes RH au niveau du programme pays.

* Point focal du siège pour toutes les demandes RH ou administratives

* Effectue le suivi des politiques RH nationales et internationales pour le personnel, en s’assurant que chacun a connaissance de ses droits et devoirs.

* Suivra l’évolution du cadre législatif et règlementaire national du travail et suggère des modifications des règlements internes.

* Mettra en place et tient à jour les dossiers du personnel national et international, et contrôle régulièrement que tous les documents et pièces y figurent.

* Dirigera et coordonnera le recrutement selon les politiques en vigueur.

* Dirigera et coordonnera l’intégration du personnel national et international nouvellement recruté, en préparant les contrats, les salaires et autres dispositifs légaux et sociaux, gestion des badges, des annexes contractuelles, en coordination avec l’équipe RH du Bureau de Soutien Opérationnel

* Coordonnera la formation initiale et l’orientation du nouveau personnel dans les différents services de l’organisation

* Suivra et tiendra à jour le Code de Conduite Ethique, en s’assurant que les personnels nationaux et internationaux comprennent leurs droits et obligations.

* Coordonnera et suivra la performance des employés et les mécanismes de gestion disciplinaire

* Tiendra à jour le calendrier de congés, et s’assurera du respect des procédures de congés

* Préparera la paie du personnel national et les fiches de gestion des temps.

* Préparera les paiements des taxes et impôts selon les différents statuts de personnel

* Tiendra à jour le dispositif d’assurance pour le staff national et la couverture médicale.

* Pilotera les audits en lien avec le domaine RH

* Assistera le Bureau de Soutien Opérationnel dans la collecte et le suivi des indicateurs clé du domaine RH

b. Administration générale

* Prendra en charge et supervise les formalités légales d’enregistrement auprès des autorités du pays.

* Gèrera les demandes de visa, permis de travail et de résidence

* S’assurera du respect des règles fiscales

* S’assurera du respect des obligations de publication

* Gèrera la relation avec les conseils légaux

* Coordonnera les visites terrain avec le département RH du Bureau de Soutien Opérationnel

c. Gestion du matériel et des sites

* Préparera et tiendra à jour les loyers et prestataires (bureaux, prestataires de service, véhicules etc).

* Equipera les bureaux et véhicules selon les standards INSO

* Tiendra à jour l’inventaire du matériel, en s’assurant que les procédures internes sont respectées.

* Evoluera comme un Office manager polyvalent, avec le souci du fonctionnement efficace des services, fournisseurs et consommables.

d. Achats et Logistique

* Pilotera la mise en place des procédures d’achat et de logistique (à la fois internes et celles des bailleurs), et s’assurera que chaque personnel est informé de ses rôle et responsabilités.

* Lorsque nécessaire, supervisera la mise en place du processus d’achat tel que prévu dans les procédures internes, en veillant à la division des tâches et au respect du schéma d’approbation

* Renforcera tous les dispositifs anti-fraude et anti-corruption

* Tiendra à jour les dossiers d’achat et d’audit.

* Tiendra à jour les contrats et accords avec les fournisseurs et prestataires de service.

* Effectuera des enquêtes qualité prix sur les fournisseurs locaux et tiendra à jour le registre des fournisseurs.

* Supervisera la gestion de la flotte de véhicule en coordination avec les besoins opérationnels.

* Pilotera les audits liés aux achats et à la logistique.

* Français courant (écrit et oral) et connaissance pratique de l’anglais

* Un diplôme d’enseignement supérieur dans un domaine proche des exigences du poste

* Au moins deux ans d’expérience en RH dans le secteur ONG

* Une personne très bien organisée et structurée

* Compétences prouvées en management et capacité à motiver et inspirer une équipe

* Maîtrise professionnelle en Word, Excel, PowerPoint.

* Expérience préalable ou connaissance de la logistique et des achats

* Connaissance des procédures bailleurs pour les achats

* Une expérience préalable en RCA dans un poste similaire serait appréciée

* Connaissance préalable d’INSO et de ses programmes

* Un individu proactif tourné vers les solutions

* Une attention aux détails

* Souple et flexible

* Sachant écouter et communiquer efficacement

* Une mentalité d’équipe

* Avec d’excellentes aptitudes relationnelles

Contrat de 12 mois, 4550 €uros de salaire par mois, 4 jours de congé annuel par mois et 7 jours de R&R tous les 2 mois avec une indemnité de 1250 € par cycle de R&R, couverture médicale globale et assurance décès/invalidité.

INSO est pleinement engagée au recrutement, à la sélection et à la vérification de nos nouveaux employés, administrateurs et bénévoles. Nous veillerons au respect strict de notre code de conduite et de notre politique de protection tout au long du processus de recrutement.

À ce titre, les pratiques de recrutement suivantes seront appliquées :

> Toute offre d’emploi sera conditionnée à la réception d’au moins deux références professionnelles satisfaisantes ;

>  INSO interrogera les candidats sur tout intervalle important entre les différents postes ou des changements fréquents d’employeur et d’adresse ;

> Toutes les qualifications essentielles et les accréditations professionnelles ainsi que les adhésions seront vérifiées;

>  Le candidat retenu devra fournir une preuve d’identité valide (passeport, carte d’identité) ;

>  Tous les nouveaux employés recevront une orientation sur les codes et procédures INSO en termes de politique de protection (code de conduite, dénonciation, etc.) ;

>  Tous les nouveaux employés devront signer et respecter le code de conduite comme condition d’emploi.

Les candidats intéressés doivent envoyer les pièces suivantes à l’adresse [email protected] , avec la référence « Operations Manager » en objet du mail :

> Une lettre de motivation précisant de quelle manière vous remplissez les conditions préalables et les caractéristiques souhaitées, votre motivation à postuler et ce que vous espérez apporter à INSO (2 pages maximum) ;

> CV à jour (5 pages maximum) ;

> Une rédaction pertinente et substantielle en français qui démontre vos capacités d’analyse rédactionnelle (5 pages maximum).

Merci de ne pas envoyer d’informations additionnelles (comme des copies de certificats, de diplômes ou autres écrits, …) et merci de conserver un poids maximum de 2MB pour votre candidature.

Seuls les candidats présélectionnés seront contactés. Toutes les candidatures incomplètes seront automatiquement écartées. INSO se réserve le droit de clôturer le poste par anticipation si un(e) candidat(e) correspondant au poste est retenu(e).

INSO rappelle qu’aucun frais n’est exigé pour le traitement des offres d’emplois et qu’aucun frais n’est perçu aux différents stades du recrutement (candidature, entretien, traitement ou autre).