Senior Grants Administrator, USAID Solutions for Peace and Recovery, Bukavu, DRC

Senior Grants Administrator, USAID Solutions for Peace and Recovery, Bukavu, DRC

Company Profile:

MSI, a Tetra Tech Company, is a Washington, D.C. metro area international development firm with a 35-year history of delivering development results across the world. Our core expertise is in the fields of monitoring and evaluation (M&E), institutional development, public sector management, peace and stability, governance and anti-corruption. MSI has implemented projects in 90 countries around the world such as Jordan, Kenya, Indonesia, Syria, Pakistan, Afghanistan, Ukraine, Colombia and Mexico. As one of the leading companies in our field, MSI has partnered with organizations across all sectors of international development to support clients ranging from large bilateral and multilateral donors such as USAID, the World Bank and the United Nations Development Program to national and local governments, nongovernmental organizations (NGOs), think tanks, foundations and universities. For more information on MSI, please visit our website at www.msiworldwide.com.

Project Summary:

The goal of the Solutions for Peace and Recovery (SPR) program, implemented in eastern DRC (North Kivu and South Kivu), is to increase social cohesion through inclusion of women and marginalized groups in community-based conflict analysis, prevention, resolution, and recovery. SPR provides USAID/DRC with the ability to respond to dynamic, time-sensitive, and/or unique opportunities to reinforce peace and prevent or assist in the recovery from conflict in areas that are strategically important to the stability of eastern DRC. Three hypotheses support the SPR’s approach towards achieving the project goal. First, if communities in eastern Congo are enabled to analyze conflict, they will develop processes that will produce effective solutions. Second, if Congolese women and marginalized groups are given the skills and opportunities to participate in community-based decision-making, their participation will result in better and more sustainable solutions. Third, if community decision-making is inclusive and participatory, it will result in better solutions and greater social cohesion. These hypotheses or theories of change drive SPR project objectives:

• Community stakeholders identify and accept and solutions to specific drivers of conflict,
• Participatory solutions are implemented, and
• Resources for community development are more inclusively allocated.

The SPR Project is implemented in North and South Kivu under the leadership of MSI, in partnership with International Alert (IA) and the International Rescue Committee (IRC). Project staff are employed by each of these organizations but operate as a single unified team under the overall technical and administrative guidance of the SPR Chief of Party (COP).

**Please note: Only DRC citizens are eligible for this position

Position Summary:

The Senior Grants Administrator, based in Bukavu, South Kivu, is responsible for the overall coordination, management and oversight of USAID’s SPR grants program. In this capacity, the Senior Grants Administrator will coordinate the grants program at a high level and directly supervise a team of grants managers and grants assistants to ensure smooth grant administration and oversight. S/he will report directly to the Deputy Chief of Party, Operations (DCOP/Ops).

Responsibilities:

• Provide day-to-day management and coordination of all aspects of the grants process, including the design and distribution of grant solicitations, review and selection of grantees, issuance of grant awards and agreements, oversight of the grant administration and milestones certification, and closeout of awards compliant with USAID regulations
• Directly supervise and manage the grants team to ensure smooth and compliant implementation of the SPR grants program
• Develop improved systems for grantee oversight and administration and train up grants and programs staff in their implementation
• Work with Grants team, DCOP/Ops, COP and Home Office team to remove any bottlenecks or hindrances encountered by grantees as a result of required administrative procedures
• Ensure full compliance with the policies, practices and procedures relating to all aspects of Grants Under Contract (GUC) management, including specific procedures for grant development, awards, implementation, monitoring and evaluation, and closeout
• Support the grants team to draft grant agreements, modifications and amendments as needed
• Develop and implement a capacity building plan for SPR grants team
• Develop and coordinate grantee capacity building efforts
• Ensure grants tracking database remains up-to-date and provide expertise to solve any reporting or documentation challenges faced by grants team or grantees
• Track grant program expenditures and report out updates to field and MSI home office teams
• Ensure that systems are in place to detect any administrative and financial irregularities in grantee implementation, prepare regular (weekly, monthly, quarterly) reports on grantee performance and signal any significant delays or other issues that impact implementation to the DCOP/Ops, COP, Senior Program and M&E team
• Work alongside with Program leads to develop new solicitations that support SPR objectives
• Participate in technical review committees for grants as required
• Notify project leadership of any non-compliant grantees or of any grantees unable to meet their obligations and work to remedy these situations as they arise, including through suspension or premature closure of the grant

• Draft grants-related content for quarterly and annual reports for submission to the client

• Other duties as required

Qualifications:

• Bachelor’s degree in business administration, management or related field; Master’s degree preferred
• Minimum of ten (10) years of demonstrated expertise in developing and managing grant program activities
• Demonstrated experience managing partnerships with local CSOs
• Experience supervising junior to mid-level grants staff
• Demonstrated experience in providing capacity building for grants management
• Experience managing and coordinating GUCs in compliance with donor regulations required
• Experience supervising financial, administrative, and operational procedures on USAID projects required
• Strong attention to detail and organizational skills required
• Strong knowledge of Congolese civil society organizational administrative and management systems is an asset
• Proficiency in Microsoft Office skills (Word, Excel, Outlook and PowerPoint)

• Excellent budgeting and tracking skills required

• Fluency in French required. Advanced level English preferred

Reasonable Accommodations: MSI is dedicated to hiring an inclusive workforce. If you would like to request reasonable accommodations during the application process, please email [email protected] with “Reasonable Accommodations” in the title. Our recruitment team looks forward to engaging in an interactive process to provide reasonable accommodations for candidates.

Only candidates who have been selected for an interview will be contacted. No phone calls, please.

MSI is an EEO/AA/ADA Veterans Employer.

Please submit application by no later than November 5, 2020. To apply: Please visit our website, www.msiworldwide.com

USAID Solutions pour le Paix et Relèvement (SPR) DRC

Senior Grants Administrator, basé à Bukavu

Profile de l’organisation :

MSI, une compagnie Tetra Tech, est une société de développement international basée dans la région métropolitaine de Washington, DC, avec 35 ans d’expérience dans le développement à travers le monde. Notre expertise principale se situe dans les domaines du suivi et de l’évaluation (S&E), du développement institutionnel, de la gestion du secteur public, de la gouvernance et de la lutte contre la corruption. MSI mène de nombreux projets dans 90 pays à travers le monde, dont la Jordanie, le Maroc, le Liban, la Syrie, le Pakistan, l’Afghanistan, la Colombie et le Mexique. Une des entreprises principales dans ce domaine, MSI s’est associée à d’autres organisations provenant de tous les secteurs du développement international afin de soutenir des clients allant des donateurs bilatéraux et multilatéraux tels que USAID, la Banque mondiale et le PNUD, à des gouvernements nationaux et locaux, des ONG, des groupes de réflexion, des fondations et des universités. Pour plus de renseignements, veuillez consulter notre site web à l’adresse www.msiworldwide.com.

Résumé du Projet :

L’objectif du programme Solutions pour la Paix et Relèvement (SPR), mis en œuvre dans l’Est de la RDC (Nord-Kivu et Sud-Kivu), est de faire grandir la cohésion sociale par l’inclusion des femmes et des groupes marginalisés dans l’analyse, la prévention, la résolution et le redressement des conflits au niveau communautaire. SPR fournit à l’USAID/RDC la capacité de répondre à des opportunités dynamiques, urgentes et/ou uniques pour renforcer la paix et de prévenir ou d’aider au relèvement suite à un conflit dans des zones qui sont stratégiquement importantes pour la stabilité de l’est de la RDC. Trois théories du changement appuient l’approche du projet SPR. D’abord, si les communautés dans l’est de la RDC sont capables d’analyser les conflits collectivement, elles produiront des solutions efficaces à ces conflits. Deuxièmement, si des femmes congolaises et des groupes marginalisés sont dotés de compétences et d’opportunités leur permettant de participer à la prise de décisions au niveau communautaire, ils contribueront à des solutions plus soutenables aux conflits. Dernièrement, si le processus décisionnel communautaire est inclusif et participatif, les décisions prises renforceront plus la cohésion sociale et l’efficacité des solutions aux conflits.

Ces hypothèses ou théories du changement déterminent les objectives du projet SPR :

• Parties prenantes des communautés identifient et conviennent des solutions à des causes spécifiques des conflits.
• Des solutions participatives sont mises en œuvre.
• Des ressources pour le développement des communautés sont octroyées de manière plus inclusive.

Le projet SPR est mis en œuvre dans Nord-Kivu et Sud-Kivu sous le leadership de MSI, en partenariat avec International Alert (IA) et International Rescue Committee (IRC). Le personnel du projet est employé par chacune de ces organisations mais agit comme une seule équipe unifiée sous la direction technique et administrative générale du Chef de mission (COP) de SPR.

**Note : Seuls les citoyens de la RDC peuvent postuler ce poste

Résumé du Poste :

L’Administrateur Senior de Subventions basé(e) à Bukavu, Sud-Kivu, est responsable de la coordination générale, la gestion et la supervision du programme de subventions du projet SPR de USAID. Dans ce rôle, l’Administrateur Senior de subventions coordonnera le programme de subventions à un niveau élevé et gérera directement une équipe de managers et d’assistants de subventions pour assurer l’administration et la supervision efficace des subventions. Il/elle répondra directement au Chef adjoint de mission, opérations (DCOP/Ops).

Responsabilités :

• Proposer de la direction et la coordination sur tout aspect du processus des subventions, y inclure la conception et la distribution des demandes de subventions, la révision et sélection de récipiendaires , l’octroi de subventions et d’accords, la supervision de l’administration de subventions et la validation des jalons, et la clôture des subventions conforme aux régulations de USAID.
• Superviser directement et gérer l’équipe des subventions pour assurer la mise en œuvre efficace et conforme du programme de subventions de SPR.
• Développer des systèmes améliorés pour le suivi et administration des bénéficiaires et former leur personnel des subventions et programmes dans leur mise en œuvre.
• Travailler avec l’équipe des subventions, DCOP/Ops, COP et l’équipe du bureau principal au besoin pour franchir tout obstacle que les récipiendaires pourraient rencontrer comme résultat des procédures administratives.
• Assurer la conformité totale avec les politiques, pratiques et procédures liées à tout aspect de la gestion de Grants Under Contrat (GUC), y inclure des procédures spécifiques de développement des subventions, leur octroi, la mise en œuvre, le suivi et l’évaluation, et la clôture.
• Soutenir l’équipe des subventions pour rédiger rapidement des accords de subvention, des modifications et des amendements au besoin.
• Développer et mettre en œuvre un plan de renforcement de capacité pour l’équipe de subvention de SPR.
• Développer et coordonner les efforts pour le renforcement des capacités des .
• Garantir que la base de données pour le suivi des subventions soit toujours actualisée et proposer de l’expertise nécessaire pour résoudre des problèmes de documentation ou de reportage affrontés par les récipiendaires ou par l’équipe de subventions.
• Suivre attentivement les dépenses du programme de subventions et envoyer régulièrement des rapports aux équipes du terrain et du bureau principal de MSI.
• Assurer la mise en place de systèmes pour découvrir n’importe quelles irrégularités administratives ou financières dans la mise en œuvre des récipiendaires , préparer des rapports réguliers (hebdomadaires, mensuels, et trimestriels) sur la performance des récipiendaires et signaler tout délai important ou d’autres soucis influant négativement la mise en œuvre au DCOP/Ops, COP, Senior Program et l’Equipe S&E.
• Collaborer au besoin avec les chefs de programme pour développer de nouvelles solutions qui soutiennent les objectifs de SPR.
• Participer au besoin aux comités de révision technique pour les subventions.
• Signaler à la direction du projet tout récipiendaire non-conforme ou incapable de répondre à ses obligations et travailler pour corriger ces situations au moment où elles surviennent, y inclure la suspension ou la cessation prématurée de la subvention.
• Rédiger du contenu lié aux subventions pour les rapports annuels et trimestriels pour le rendre au client.
• Effectuer d’autres activités ou tâches selon les besoins du projet.

Qualifications :

• Un minimum de dix (10) ans d’expertise démontrée dans le développement et la gestion des activités du programme de subventions.
• Une expérience avérée dans la gestion de partenariats avec des Organisations de la Société Civile (OSC)locales
• Expérience de la supervision de personnel subalterne ou de niveau intermédiaire chargé des subventions
• Expérience avérée en matière de renforcement des capacités pour la gestion des subventions.
• De l’expérience requise dans la gestion et la coordination de GUCs conformes aux régulations des donateurs.
• De l’expérience requise dans la supervision des procédures financières, administratives, et opérationnelles au sein d’un projet USAID.
• Une forte attention au détail et des compétences organisationnelles excellentes sont requises.
• Une bonne connaissance des systèmes organisationnels, administratifs, et de gestion des organisations de la société civile congolaises sera un avantage.
• Compétences en Microsoft Office (Word, Excel, Outlook et PowerPoint).
• Compétences excellentes requises dans le suivi et la gestion de budgets.
• La maîtrise du français est requise et un niveau avancé d’anglais serait un atout.

Logements raisonnables : MSI s’engage à recruter une main-d’œuvre inclusive. Si vous souhaitez demander des aménagements raisonnables pendant la procédure de candidature, veuillez envoyer un courriel à [email protected] en indiquant “Reasonable Accommodations” dans le titre. Notre équipe de recrutement est impatiente de s’engager dans un processus interactif pour fournir des accommodements raisonnables aux candidats.

Seuls les candidats sélectionnés pour un entretien seront contactés. Nous vous remercions de ne pas nous contacter par téléphone.

La date limite pour postuler est fixée au 5 novembre 2020

Pour postuler : accédez à notre site web, www.msiworldwide.com

PI124519418

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