Recrutement d’un expert en Administration et Finances – Projet d’Appui au Processus Electoral

Contexte Organisationel et Justification

Suite à une requête d’assistance électorale du Gouvernement du Burkina Faso adressée aux Nations-Unies en 2019 et à une Mission d’évaluation des besoins (NAM) réalisée par les Nations Unies sous le leadership du Département des affaires politiques et de la consolidation de la paix (DPPA), le PNUD Burkina Faso a mis en place un Projet d’assistance électorale (PAPE) financé par la communauté internationale en vue d’appuyer techniquement et financièrement les processus électoraux prévus en 2020 et 2021 au Burkina Faso.

C’est dans ce contexte que le PNUD recrute un(e) Expert en Administration et Finances, pour le Projet d’Appui aux Processus Électoraux (PAPE), selon les termes de référence ci-après, qui travaillera sous la supervision du Conseiller Technique Principal (CTP) du Projet, et en étroite collaboration des parties prenantes nationales qui bénéficient des appuis et de l’assistance du projet.

Dans le cadre du projet PAPE, la Représentation du Programme des Nations Unies pour le Développement (PNUD) au Burkina Faso, lance un appel à candidatures pour le recrutement d’un Expert Administratif et Financier qui, sous la supervision du Conseiller Technique Principal sera chargé de la gestion administrative et financière du projet d’appui aux processus électoraux.

Sous l’autorité et la direction du Représentant Résident Adjoint du PNUD au Burkina Faso, et sous la supervision technique du Conseiller Technique Principal, l’Expert en Administration et Finances du projet aura pour mission de pourvoir aux travaux administratifs et financiers du Projet et, en la matière, de contribuer au renforcement des capacités de la CENI et des autres parties prenantes. Il travaillera en étroite collaboration avec l’équipe du Projet et la CENI et, à travers celle- ci, avec les autres acteurs, afin de promouvoir un processus électoral le plus crédible et le plus transparent possible. Il reste entendu qu’il prendra uniquement ses instructions des Nations Unies.

Description des Tâches

Sous la supervision directe du Conseiller Technique Principal, l’Analyste Financier sera responsable du suivi financier et de l’utilisation transparente des fonds confiés au projet Elections et s’occupera principalement des tâches ci-après :

1. Assurer la gestion administrative et financière du projet « Elections » d’une manière efficiente et transparente ;
2. Effectuer les paiements et assurer un contrôle adéquat de tous les documents de supports requis pour les différents paiements.
3. S’assurer que les dépenses sont conformes aux conventions de financement, aux procédures administratives du PNUD et des différents bailleurs de Fonds ;
4. Préparation du budget, suivi de l’ASL du projet et procéder aux révisions budgétaires selon les besoins.
5. Participer à l’élaboration du budget et assister l’unité de gestion dans la programmation des dépenses et dans la gestion des activités ;
6. Conseiller la CENI sur les procédures de gestion budgétaire et financière applicables, selon les normes du PNUD 
7. Élaborer un Manuel de Procédures, en assurer la vulgarisation auprès de la CENI et des acteurs nationaux 
8. Tenir la comptabilité du projet, s’assurer de l’existence et de l’archivage des pièces comptables ;
9. Développer les outils de suivi/évaluation et de reporting sur la gestion financière du projet et préparer les rapports périodiques d’exécution des dépenses ;
10. Préparer et tenir à jour l’inventaire des stocks et des immobilisations ;
11. Assister le Conseiller Technique Principal dans la préparation des réunions ;
12. Développer les modules de formation et assurer la formation du personnel administratif et financier du projet ;
13. Répondre aux demandes d’information du comité de pilotage et des bailleurs de fonds sur l’état des engagements financiers du projet.
14. Exécuter, à la demande du CTP, toute autre tâche entrant dans le cadre des attributions, du mandat du projet et de l’UGP

• Bonne maîtrise de l’outil informatique et d’Atlas en particulier
• Très bonne capacité d’analyse et de synthèse ;
• Très bonne capacité d’organisation
• Forte aptitude  à apprendre, innover et travailler en équipe ;
• Capacité démontrée de garder la confidentialité. 

Education :

• Un diplôme de Master de préférence en sciences économiques ou de gestion, finances, comptabilité ou équivalents ;

Expériences :

• Un minimum de 5 ans d’expérience professionnelle spécifique dans le domaine des compétences requises ;

• Expérience de terrain dans le conseil et d’appui d’une administration électorale ;

• Parfaite connaissance d’Atlas et maîtrise des procédures du Système des Nations Unies en matière de gestion, finances et acquisition des biens et services ;

• Une expérience confirmée dans la préparation et le suivi des supports de gestion administrative et financière des projets PNUD (Budget consolidé projet et autres intervenants, PTA, Demandes de service, création PO, rapports financiers aux bailleurs, etc.) et la gestion d’un projet sous la modalité “Panier commun” ;
• Un minimum de 5 ans d’expérience professionnelle spécifique dans le domaine des compétences requises ;
• Expérience de terrain dans le conseil et d’appui d’une administration électorale ;

• Parfaite connaissance d’Atlas et maîtrise des procédures du Système des Nations Unies en matière de gestion, finances et acquisition des biens et services ;

• Une expérience confirmée dans la préparation et le suivi des supports de gestion administrative et financière des projets PNUD (Budget consolidé projet et autres intervenants, PTA, Demandes de service, création PO, rapports financiers aux bailleurs, etc.) et la gestion d’un projet sous la modalité “Panier commun” ;

Langue :

• Bonne maitrise de l’anglais et du français.

Autres aptitudes :

• Une   maîtrise parfaite de la langue française, aussi bien écrite que parlée. Une connaissance pratique de l’Anglais est un atout pour une bonne interaction avec les partenaires ;
• La connaissance des règles et règlements financiers du PNUD, ainsi que des procédures de la Commission Européenne et d’autres partenaires de développement ;
• Maîtriser l’environnement du système Atlas ;

• Solides capacités d’analyse et de synthèse des situations et habilités à trouver des solutions ;
• Aptitude à travailler sous la contrainte des délais et des résultats en faisant preuve d’initiative, de dynamisme et de proactivité ;
• Solides capacités d’expression écrite et orale et réelles aptitudes à formuler de façon claire et concise ses id es ;
• Aptitude à communiquer de façon efficace avec les différents partenaires impliqués ;
• Ouverture d’esprit et volonté de faire preuve’ d’adaptabilité et de souplesse dans les relations avec ses collaborateurs ;
• Pédagogie et désir de s’inscrire dans un cadre de transfert de compétence, être en mesure de travailler sous pression ;
• Savoir conduire un véhicule et disposer d’un permis catégorie B.

Conditions de participation

Être libre de tout engagement contractuel pendant la durée du contrat.

Soumettre un dossier de candidature comprenant un CV, une offre technique et une offre financière.

Contenu de la proposition technique

Une offre technique ressortant les éléments ci-après :

• La lettre de soumission de candidature ;
• L’analyse et la compréhension des termes de référence ;
• Le curriculum vitae actualisé et signé ;
• 3 références faisant ressortir que le (la) consultant (e) a déjà rendu des services similaires.

Contenu de la proposition financière

Une offre financière

Il est demandé au/à la consultant (e) de préparer le tableau de coûts sous forme d’une enveloppe distincte de la réponse à l’invitation à soumission. Tous les coûts et tarifs doivent être exempts de toute taxe, le PNUD étant exonéré d’impôts ; cette offre dera inclure un montant forfaitaire inluant des honoraires mensuelles y inclut des indemnites de subsistances