JO23041- Associé(e) Principal d’Approvisionnement

Principales tâches et responsabilités :

· Préparer des plans pour la livraison d’articles de secours en fonction des besoins opérationnels.

· Appliquer la stratégie d’approvisionnement du HCR lors de la planification de l’achat de produits et services importants.

· Assurer le dédouanement rapide des envois.

· Gérer le stockage des marchandises conformément aux “meilleures pratiques” et aux règles et règlements du HCR.

· Maintenir un système efficace pour la mainlevée, la distribution et le redéploiement des marchandises.

· Coordonner le transport et la distribution des articles de secours.

· Préparer des plans logistiques, mettre en œuvre des opérations d’approvisionnement et fournir des informations sur l’état des demandes et la disponibilité des articles dans la chaîne d’approvisionnement.

· Coordonner les activités des partenaires opérationnels et / ou des contractants exécutant des activités liées aux fournitures et veiller à ce qu’ils comprennent et adhèrent aux règles et procédures pertinentes du HCR.

· Tenir des dossiers précis et complets sur les activités logistiques et fournir des rapports et des mises à jour en temps voulu, à la fois de façon périodique et sur demande.

· Par le biais de vérifications physiques régulières des EPI, établissez leur statut.

· Identifiez les équipements de protection individuelle usés et obsolètes et planifiez l’arrivée d’éléments de remplacement.

· Évaluer les demandes d’achat pour vous assurer que les spécifications, les dates de livraison et toutes les autres exigences sont en ordre.

· Rédiger et envoyer des demandes de devis et / ou des offres, aider à l’évaluation des offres et des projets de tableaux de prix et préparer des propositions en vue de l’attribution de contrats au Comité des marchés.

· Préparer les commandes d’achat et envoyer des confirmations, des demandes d’inspection et autres correspondances.

· Surveiller la fabrication / le transport des marchandises commandées pour assurer une livraison rapide.

· Fournir des orientations et des conseils sur les politiques et procédures du HCR en matière de passation des marchés afin de soutenir et d’aider les sections requérantes.

· Mettre en œuvre une gestion efficace des actifs et du parc qui surveille régulièrement le parc d’actifs / parc, réduit les coûts et protège l’investissement de l’organisation, notamment la réception, l’inspection, l’enregistrement et le marquage de nouvelles immobilisations corporelles et l’organisation de la vérification physique. d’EPI.

· Assurez-vous que les accords de protection individuelle sont correctement émis et signés.

· Veiller à la bonne préparation des formulaires et des cas de disposition pour le conseil de gestion des actifs.

· Organiser la cession des EPI conformément aux décisions du conseil de gestion des actifs.

· Fournit des rapports sur la gestion des actifs, des rapports personnalisés, rassemble des informations sur tous les actifs et fournit des rapports détaillés périodiquement et sur demande.

· Adapter les structures de la chaîne d’approvisionnement locale afin qu’elles soient cohérentes avec les besoins opérationnels,

· Assurer un flux d’informations efficace dans la chaîne d’approvisionnement et adapter le processus local à l’environnement dominant.

· Surveiller la qualité et l’exactitude des données relatives à la chaîne d’approvisionnement dans les systèmes commerciaux pertinents. Compiler et analyser des informations statistiques, identifier les tendances et les évolutions des problèmes liés à la chaîne d’approvisionnement qui faciliteront la prise de décision.

· Diffuser, promouvoir l’engagement et veiller au respect des politiques, normes et directives globales du HCR en matière de gestion de la chaîne d’approvisionnement.

· Toute autre responsabilité jugée nécessaire ou déléguée par le chef du service de la gestion des approvisionnements afin de garantir le niveau de service requis par l’organisation.

II. QUALIFICATIONS REQUISES :

• Education : Diplôme d’études secondaires et formation post-secondaire / certificat en commerce, en administration des affaires, en économie, en marketing ou dans un domaine connexe.
• Au moins : 4 années d’expérience professionnelle pertinente dans le passé.
• Maîtrise de l’anglais et connaissance pratique d’une autre langue pertinente de l’ONU et / ou d’une langue locale (selon le cas dans le lieu d’affectation).

III. COMPETENCES SOUHAITEES :

• L’achèvement des programmes d’apprentissage du HCR ou une formation spécifique en rapport avec les fonctions du poste, comme le programme d’apprentissage de la chaîne d’approvisionnement. (SCLP)
• Autres formations des Nations Unies sur les achats et la logistique – telles que IAPSO et PNUD.
• Connaissance et expérience professionnelle des applications PeopleSoft / MSRP Chaîne d’approvisionnement.
• Faire montre de discrétion et savoir gérer des dossiers confidentiels sensibles ;

· Etre disponible, flexible et capable de travailler en équipe dans un milieu multiculturel.