Compliance Senior Officer/ Agent(e) supérieur (e) de conformité

Job Title: Compliance Senior Officer

Duty Station: Canada

Line Manager: Program Director

Full/Part Time: Full Time

Les Casques Blancs (CB) is a not for profit organization registered in Quebec, Canada, whose aim is to promote, develop and implement community-based, service-based and recovery-oriented projects to improve the lives of civilians in conflict zones. Furthermore, it aims to create resilience in order to participate in the empowerment of civilians to defend their own rights; assist vulnerable people, forced to be displaced, by providing access to resources and regain their dignity. Together with its partner organizations, Syria Civil Defence, Stichting White Helmets Foundation and Beyaz Şapkalılar Turkey, CB forms part of the wider White Helmets Group.

Scope of work

The Compliance Senior Officer is responsible for ensuring the successful management of grants funded by a variety of donors including government agencies, private donors and others. This will be achieved through providing advice on donor requirements, regulations and reporting.

Tasks and Activities

• Ensure grants are managed in compliance with donor requirements;

• Ensure that expected funding for grants is recorded accurately to support expenditure tracking and reporting work with the Finance Team to support income

• Support the development and management of cash flows, invoicing, internal and external financial reporting as well as the development of proposal budgets to ensure accuracy and consistency;

• Lead high-level monitoring and reporting and advise senior management of areas requiring action or attention;

• Lead start-up and close-out workshops so project staff understand contractual obligations and donor compliance requirements;

• Undertake activities to ensure donor compliance is achieved including audit support;

• Review funding opportunities and provide input on contractual requirements to inform decision making by senior management;

• Provide support in the review of donor contracts to inform decision making during contract execution;

• Ensure donor requirements are met and also reflected in sub-grants.

Required Qualifications Education, Experience and Competencies.

● BA degree in accounting, finance, business or relevant field;

● At least 3/4 years of relevant experience with international development programs that includes 2 years in internal control functions;

● Knowledge/understanding of reporting requirements for NGOs or experience in delivering high-level financial reports to international key stakeholders;

● Advanced knowledge of Canada laws and regulations;

● Fluent in English (Spoken and Written). Arabic or French is a plus;

● Outstanding organisational and time-management abilities;

● Excellent communication and interpersonal skills;

● Cross-cultural communication and interpersonal skills, and able to interact professionally with culturally diverse staff and stakeholders;

● Ability to perform clerical work with a high degree of accuracy and attention to detail;

● High standards of confidentiality, reliability and discretion;

● Integrity by sharing Les Casques Blancs’s values and ethical standards.

Intitulé du poste: Agent(e) supérieur (e) de conformité

Lieu d’affectation: Canada

Responsable hiérarchique: Directeur de programme

Temps plein / temps partiel: temps plein

Employeur : Les Casques Blancs- The White Helmets

Profil de l’organisation

Les Casques Blancs (CB), est une organisation à le but non lucratif établie au Québec, Canada, dont le but est de promouvoir, développer et mettre en œuvre des projets communautaires en faveur des populations civiles dans les zones de conflit.

Les CB vise à renforcer la résilience des populations afin de participer à leur autonomisation pour qu’ils deviennent des acteurs défendant leurs propres droits; aider les personnes vulnérables, contraintes de se déplacer, en leur donnant accès aux ressources et en retrouvant leur dignité.

Les CB est membre du « The White Helmets Group », un groupe de partenaires composé également de la Syria Civil Defence (Syrie), Stichting White Helmets Foundation (Les Pays-bas) et Beyaz Şapkalılar (Turquie).

Portée du travail

La personne responsable de la fonction de conformité est en charge d’assurer la gestion conforme des subventions offertes par différents bailleurs, à savoir les agences gouvernementales, les bailleurs privés et autres. Cet objectif sera atteint en fournissant de l’orientation sur les exigences, les règlements et les mécanismes de reporting de chaque bailleur.

Tâches et activités

• S’assurer que les subventions sont gérées conformément aux exigences des bailleurs;

• S’assurer que les subventions sont consignées avec exactitude pour soutenir le suivi des dépenses et le travail de reporting de l’équipe des finances.

• Soutenir le développement et la gestion des flux de trésorerie, la facturation, le reporting financier interne et externe ainsi que l’élaboration des projets de budget en assurant de l’exactitude et la cohérence;

• Diriger les efforts du suivi et du reporting à un haut niveau et conseiller les cadres supérieurs de l’organisation dans les domaines nécessitant une attention particulière;

• Diriger les ateliers de démarrage et de clôture des projets afin que le personnel impliqué dans la gestion des projets comprenne les obligations contractuelles et les exigences de conformité des bailleurs;

• Mener des activités visant à garantir la conformité des fonds, y compris un appui à l’audit;

• Examiner périodiquement les occasions de financement possibles et fournir un avis sur les exigences contractuelles;

• Fournir un soutien dans l’examen des contrats des bailleurs pour éclairer la prise de décision lors de l’exécution du contrat;

• S’assurer que les exigences des bailleurs de fonds soient respectés et clairement indiquées dans les contrats de sous-subventions.

Compétences exigées et aptitudes :

● Formation universitaire (licence minimum) en comptabilité, finances, commerce ou domaine pertinent;

● Expérience pertinente d’au moins 3-4 ans dans le domaine de la gestion des programmes de développement international dont 2 ans dans des fonctions de contrôle interne;

● Connaissance / compréhension des exigences techniques en matière de reporting dans le secteur des ONG ou bien expérience dans le reporting financier à haut niveau pour des structures internationales clés;

● Connaissance approfondie des lois et règlements du Canada

● Maîtrise de l’anglais (parlé et écrit). La maitrise de l’arabe et/ou le français serait un atout précieux.

● Excellentes aptitudes organisationnelles et capacité à bien gérer le temps;

● Excellentes aptitudes à la communication et aux relations interpersonnelles;

● Communication interculturelle, compétences interpersonnelles, et capacité d’interagir professionnellement avec des personnes de différents horizons;

● Aptitude à réaliser des tâches cléricales avec un degré élevé de précision et une grande attention aux détails;

● Conformité aux normes de confidentialité et un niveau élevé de fiabilité et de discrétion;

● Intégrité et conformité aux valeurs et aux normes éthiques des Casques Blancs.