Stagiaire Administrateur-trice de la gestion des dons et des relations donateurs

Contexte & Mission

La cellule Donor Care est l’une des 7 cellules du département communication et recherche de fonds. Elle représente MSF et est le lien direct auprès de nos donateurs. Les principales missions de l’unité Donor-Care sont de gérer les relations avec les donateurs, de veiller à la qualité de la base de données et de valider les transactions financières. L’équipe Donor Care fournit un service de back-office clé aux autres cellules du département, en particulier pour les activités marketing direct.

L’Administrateur (trice) de la gestion des dons et des relations donateurs rapporte directement au Responsable de la cellule. Composée de 6 personnes et de bénévoles, la cellule est basée à Genève.

L’Administrateur-trice de la gestion des dons et des relations donateurs assure la validation quotidienne des transactions et contribue activement à la qualité des relations donateurs de MSF Suisse (en lien avec les Chargé(e)s des relations donateurs) en répondant à leurs différentes demandes par courrier, téléphone ou email.

Il/elle contribue activement au développement des différentes activités de collecte de fonds et au bon fonctionnement de la cellule.

Vos tâches et responsabilités

Tâches principales :

GESTION ET SUIVI ADMINISTRATIF DES DONS & BASE DE DONNEES

• Validation des transactions journalières : identification des dons arrivant sur nos compte postaux, banques et par moyen électronique (codification des dons, transmission des informations aux collaborateurs du département, aide à la recherche des dons anonymes/semi-anonymes)
• Suivi et traitements des dons « reject List »
• Mises à jour et enrichissement de la base de données: changements d’adresses et traitement marketing

RELATIONS DONATEURS

• Répond aux appels téléphoniques et courriels des donateurs, ainsi qu’à toutes autres demandes (édition de duplicata des attestations de dons, envoi de bulletin de versement…)
• Participe activement aux activités marketing (Télémarketing / Face to Face / Mailing) en aidant à la mise en place des différentes campagnes et aux processus marketing (envois de documentation, relance de promesses non concrétisées, traitements des fichiers de fin de campagnes…)
• Utilise toutes les opportunités pour renforcer le soutien et la fidélisation de nos donateurs.

AUTRES

• Participe aux Réunions de la cellule Donor Care
• Reporte les KPIs liés à son activité au sein de la cellule Donor Care
• Participe aux développements de la Base de Données (en lien avec la chargée de projets BDD)
• Participe aux groupes de travail du département
• Participe aux réunions d’information et reste informée au sujet des différents projets MSF.

Les horaires et le temps de présence sont liés au standard téléphonique : lundi au vendredi de 9h à 12h30 et de 13h30 à 17h. Le temps de travail de 17h à 18h est alloué aux réunions et à la gestion de dossiers spécifiques. Ces horaires peuvent varier en fonction des activités de la cellule.

Votre profil

Education

• Niveau maturité, CFC de commerce ou administration

Experience:

• Expériences réussies dans une fonction administrative à responsabilité équivalente

Competences techniques:

• Expérience de service-clients (CRM)
• Excellentes maîtrises des outils informatiques et Excel
• Aisance avec les chiffres

Langues:

• Français courant
• Bon niveau d’anglais et d’allemand (B2)
• Italien un plus

Qualités personnelles:

• Très organisé
• Orienté donateur
• Rigoureux et grand sens du détail
• Proactif, dynamique, flexible
• Ouvert, communicant, excellent relationnel
• Aimant le travail en équipe