Asistente Administrativo/a Ciudad de Guatemala

Asistente Administrativo/a Ciudad de Guatemala/11632

Gestionar y manejar la tesorería y contabilidad del proyecto en base al Manual de Tesorería y directrices de la Administración de País, contabilizando las operaciones contables que de ésta se derivan, verificando para el efecto que los justificantes de gastos y otros documentos de soporte cumplan con la normativa de ACH, respetando las normas fiscales y tributarias en vigor como las del donante. Gestión de archivo. Apoyar procesos y trámites financieros, administrativos y de archivo y cumplimiento.

• Objetivo 1: Gestión Contable:

Actividades:

• Bajo la supervisión de la Administración de Proyecto:
• Contabilización diaria en el sistema Agresso de todas las transacciones generadas del proyecto.
• Macheo de cuentas transitorias y realización de ajustes y cambios analíticos solicitados por la Administración de Proyecto.
• Elaborar y enviar conciliaciones bancarias junto con estados de cuenta bancarios mensual para su revisión.
• Control de cheques emitidos, anulados y en circulación y gestión para su oportuno cobro.
• Control, revisión y contabilización de anticipos, liquidaciones y reembolso de gastos con codificación coherente (código de contrato, línea financiera, montos, moneda), facturas originales con datos fiscales de la Fundación y soporte adicional, según Manual de Tesorería.
• Elaborar y firmar los formatos de “comprobante contable” emitidos por Asistente de Administración o persona responsable de la carga de los postback a Agresso.
• Apoyar al equipo administrativo de la misión en los procesos de auditoría.
• Elaborar retenciones de Impuesto Sobre la Renta –ISR- a las facturas que aplique de acuerdo con la legislación de país. Enviar las retenciones a proveedores en los tiempos oportunos según Ley.
• Apoyo en asignación de correlativos de viáticos, anticipos y reembolsos; llenando el control correspondiente de los mismos.

Objetivo 2: Gestión de la Tesorería y Pagos:

Actividades:

• Bajo la supervisión de la Administración de Proyectos y Administración de País:
• Gestión contable y administrativa para el manejo y resguardo adecuado de caja chica asignada según sea requerida, sellado de facturas y cuadre de cajas chica mensualmente.
• Encargada de elaboración de vales de caja chica y control de liquidación de estos.
• Gestionar adecuadamente (calidad y tiempo) la emisión de cheques de pago y/o transferencias bancarias a proveedores según información de órdenes de compra y requerimientos del proyecto en la Base.
• Fungir como firma y usuario de carga en la banca en línea de la cuenta bancaria del proyecto.
• Responsable del inventario de formas en blanco de cheques de la Base.
• Liberar oportunamente en la Banca Electrónica los cheques emitidos (vaciado de cheques).
• Realizar y/o coordinar con logística el depósito de efectivo recibido por concepto de anticipos, reintegros o pagos a proveedores.
• Mantener el saldo mínimo establecido de las cuentas bancarias asignadas según Manual de Tesorería y supervisar el control de efectivo junto con Administración de Proyecto brindando alertas tempranas a través del envío semanal de saldos bancarios.
• Llevar al día conciliaciones bancarias de la cuenta bancaria de proyecto, mantener el saldo mínimo establecido en Política de Tesorería y enviar alertas a la Administración de País y a la Dirección Adjunta de Soporte cuando se dé esta condición.
• Codificación contable de los soportes de gastos y colocación de sellos de pagado de acuerdo con el manual de tesorería de la misión.
• Procesar los pagos del proyecto según el plan de financiación en el país (CCP);
• Apoyar en otras gestiones según sea requerido.

Objetivo 3: Archivo y Cumplimiento:

Actividades:

• Bajo la supervisión de la Administración de Proyecto:
• Revisar y recopilar toda la información financiera de transacciones bancarias del proyecto e integrarla en forma cronológica por mes.
• Colocación de sellos de pagado de acuerdo con el manual de tesorería y política del donante.
• Apoyar al equipo administrativo en la remisión de muestras y subsanación de hallazgos producto de auditoría.
• Rotular Leitz de contrato de financiación: preparar Leitz debidamente rotulados para el contrato de financiación por mes, procurando emitir como mínimo cada mes los siguientes: libros de bancos y caja; se realizará según procedimientos de ACH.
• Actualizar la información digital en el canal correspondiente en Teams.
• Digitalización y carga en teams de la documentación mensual generada en la base.
• Otras actividades de archivo y cumplimiento que sean delegadas.

Objetivo 4: Gestión Financiera:

• Bajo la supervisión de la Administracion de Proyecto y Administración de País:
• Apoyar el seguimiento presupuestario, reportería mensual del proyecto.
• Apoyar en la utilizar y actualización de Agresso y herramientas digitales para el manejo y control financiero del proyecto así como herramientas de control interno establecidos en la misión (eFMT, FMT, eDonor, eCCP, Excelerators: Exchange Rate, M1, Contabilidad Analítica de misión, Check list, y otros).
• Apoya la emisión de seguimiento presupuestario de proyecto, participa en reuniones de seguimiento y cierre del mismo cuando sea requerido.
• Apoyo de la actualización mensual del plan de gastos de soporte y técnicos del proyecto (forecast) en las herramientas digitales.
• Apoyo a otras actividades financieras del proyecto.

Formación:

Estudios a nivel universitarios con mínimo de dos años aprobados de las carreras de Administración de Empresas, Contaduría Pública y Auditoría, Economía u otras carreras afines.

Conocimientos técnicos específicos:

• Conocimiento en manejo de tesorería

• Conocimiento de gestión contable.

• Conocimiento de legislación fiscal guatemalteca.

• Conocimientos y experiencia en manejo contable, administrativo, archivo o gestiones de auditorías.

• Experiencia de al menos 1 año área administrativa.

• Dinamismo, iniciativa y flexibilidad en horario de trabajo

Experiencia previa:

Experiencia mínima de 1 años en puestos administrativos similares.

Conocimiento del sector humanitario:

No indispensable

Conocimiento de ACH

No indispensable

Idiomas:

Español e inglés básico

Ofimática y sistemas específicos:

Dominio de Windows, manejo de Office, principalmente Excel

Movilidad (nacional/ internacional):

Base Capital y cuando le sea requerido en el interior o exterior de la República.

Contrato a plazo fijo
Prestaciones de ley
Ambiente agradable
Capacitaciones acorde al puesto
La oportunidad de pertenecer a una organización con trayectoria internacional/nacional.

NOTA IMPORTANTE: Para postular deberá adjuntar su Cv. y Carta de interés con pretensión salarial, antecedentes penales y policíacos en un solo archivo en formato PDF.

Solo se considerarán las postulaciones que cumplan los requisitos establecidos, y las personas legalmente autorizadas para laborar en Guatemala.

Ultimo día para postular el 04 de agosto de 2026

Nos reservamos el derecho de cerrar la convocatoria de manera anticipada, si en el proceso de selección la vacante es cubierta antes del plazo establecido.