Human Resources & Administrative Officer/ PERSONEELSZAKEN EN ADMINISTRATIEF MEDEWERKER

OVER STICHTING WHITE HELMETS FOUNDATION

Stichting White Helmets Foundation is een non-profit organisatie geregistreerd bij de Kamer van Koophandel te Amsterdam. De Stichting heeft als doel hulp te bieden aan gemeenschappen en personen die herstellen van conflicten en rampen; ondersteuning en oriëntatie bieden aan vluchtelingen en gemeenschappen in gastlanden; ondersteuning van inspanningen op het gebied van justitie en mensenrechten.

Stichting White Helmets Foundation is een werkgever die staat voor gelijke kansen. De stichting moedigt actief sollicitaties aan van voldoende gekwalificeerde en in aanmerking komende kandidaten, ongeacht geslacht, ras, handicap, leeftijd, seksuele geaardheid, geslachtsverandering, religie of overtuiging, burgerlijke staat of zwangerschap en moederschap.

Meer informatie over ons is te vinden op www.whitehelmets.org

OMVANG VAN DE WERKZAAMHEDEN

Het Visual Documentation Team (VDT) Project is een project over justitie en verantwoording dat relevante kwesties in Syrië behandelt. Het project omvat het ondersteunen van mechanismen voor overgangsjustitie(transitional justice mechanisms( en andere onderzoeksprocessen. Vanwege de aard van het project zal het betrokken personeel waarschijnlijk moeten werken met mogelijk heftige beelden.

De personeelszaken en administratief medewerker is verantwoordelijk voor het faciliteren van nieuwe aanwervingen voor de organisatie, inclusief screenen, rekruteren, interviewen en plaatsen van medewerkers, evenals het bieden van administratieve ondersteuning, inclusief voorraadbeheer, het organiseren van notulen, het plannen van vergaderingen, budget- en kantoorrapportage, enz.

Functie: Personeelszaken en administratief medewerker

**

Werklocatie: Nederland

**

Lijnmanager: Manager operationele ondersteuning

**

Verantwoordelijkheid van het lijnmanagement: N.V.T

**

Vol/deeltijds: Voltijds

**

Taken en activiteiten

• Ondersteuning van de ontwikkeling en implementatie van HR-initiatieven en -systemen;
• Adviseren over HR-beleid en -procedures volgens de Nederlandse regelgeving;
• Actief betrokken zijn bij werving door een functiebeschrijving op te stellen, advertenties te plaatsen en het wervingsproces te beheren;
• Creëren en implementeren van effectieve oriëntatie en onboarding voor nieuwe medewerkers;
• Ontwikkelen van opleidings- en ontwikkelingsprogramma’s in overeenstemming met de behoeften en de algemene strategie van de organisatie;
• Assisteren bij prestatiebeheerprocessen en klachtenkwesties;
• Bijhouden van personeelsdossiers (aanwezigheid, gegevens, enz.) volgens het beleid en wettelijke vereisten;
• Bekijken van de arbeidsvoorwaarden en arbeidsomstandigheden om te zorgen voor naleving van de wet:
• Coördineren met externe HR-consultants, uitbesteed loonadministratiebedrijf en technische belanghebbenden;
• Uitvoeren van administratieve taken, inclusief maar niet beperkt tot kantoorcoördinatie, en het beheer van het pension, indien van toepassing, en andere faciliteiten;
• Bijhouden van de SWHF-agenda en afspraken plannen;
• Beheren van kantoorbenodigdheden, beveiligingsprotocollen en veilige logboeken;
• Organiseren van het archiveringssysteem voor belangrijke en vertrouwelijke documenten;
• Ondersteuning bieden aan het bezoekende personeel, inclusief het beheer van lokale hotelboekingen in overeenstemming met het reisbeleid van SWHF;
• Aankopen van goederen en diensten voor het kantoor in overeenstemming met het interne inkoopbeleid van SWHF en de regels en voorschriften van externe belanghebbenden;
• Controleren van SWHF’s inventaris van fysieke middelen op kantoor, inclusief personeel apparatuur;.

Vereiste opleiding, ervaring en competenties.

• Bachelor of Arts in bedrijfskunde, psychologie, sociale administratie of relevant vakgebied;
• HR-referenties (bijv. Accreditatie van de HR-certificeringsinstituten / universiteiten);
• Bewezen ervaring als HR-functionaris of een andere HR-functie;
• Kennis van HR-functies (loon & secundaire arbeidsvoorwaarden, rekrutering, opleiding & ontwikkeling enz.);
• Inzicht in arbeidswetgeving in Nederland en de EU;
• Ervaring op het gebied van administratie, inkoop en logistiek in een door NGO’s / gesubsidieerde omgeving;
• Uitstekende organisatorische en tijdmanagementvaardigheden;
• Uitstekende communicatieve en interpersoonlijke vaardigheden;

• In staat om meerdere activiteiten te beheren en prioriteiten te stellen, deadlines te halen en problemen op te lossen met veranderende en concurrerende waarden in een complexe omgeving;

• Interculturele communicatie en interpersoonlijke vaardigheden, in staat om professioneel te communiceren met medewerkers en belanghebbenden met verschillende culturele achtergronden;

• Vloeiend in Nederlands en Engels (gesproken en geschreven). Arabisch is een pluspunt;

• Bekwaam om administratief werk uit te voeren met een hoge mate van nauwkeurigheid en aandacht voor detail;

• Eerdere ervaring met het werken aan HRIS-software is zeer wenselijk.

• Hoge normen voor vertrouwelijkheid, betrouwbaarheid en discretie;

• Integer bij het delen van de waarden en ethische normen van de SWHF.

Job Title: Human Resources & Administrative Officer

Duty Station: The Netherlands

Line Manager: Operations Support Manager

Full/Part-Time: Full Time

Scope of work

SWHF is a not for profit Organisation registered at the Amsterdam Chamber of Commerce. The Foundation aims to provide aid to communities and persons recovering from conflicts and disasters; provide support and orientation to refugees and communities in hosting countries; support justice and Human Rights efforts.

The Human Resources & Administrative Officer is responsible for facilitating new hires for the organisation, including screening, recruiting, interviewing, and placing employees, as well as providing administrative support, including inventory management, organising records, meeting scheduling, budget and office reporting, etc.

Tasks and Activities

• Support the development and implementation of HR initiatives and systems;

• Provide counselling on HR policies and procedures according to the Dutch regulations;

• Be actively involved in recruitment by preparing job descriptions, posting ads and managing the hiring process;

• Create and implement effective orientation and onboarding for new employees;

• Develop training and development programs according to the needs and the general strategy of the organisation;

• Assist in performance management processes and grievance issues;

• Maintain employee records (attendance, data, etc.) according to policy and legal requirements;

• Review employment and working conditions to ensure legal compliance;

• Coordinate with external HR consultants, outsourced payroll company, and technical stakeholders.

• Conduct administrative tasks including but not limited to office coordination, and management of the guest house, if applicable, and other facilities;

• Maintain the SWHF calendar and schedule appointments;

• Manage office supplies, security protocols and safe logs;

• Organise the filing system for important and confidential documents;

• Provide support to visiting staff including management of local hotel bookings in accordance with SWHF travel policies;

• Purchase goods and services for office in accordance with SWHF’s internal procurement policy, and external stakeholder rules and regulations;

• Control SWHF’s inventory of physical assets in the office including staff equipment;

Required Qualifications Education, Experience and Competencies.

• BA in business administration, psychology, social administration or relevant field;
• HR Credentials (e.g. accreditation from the HR Certification Institutes/universities);
• Proven experience as an HR officer or another HR position;
• Knowledge of HR functions (pay & benefits, recruitment, training & development etc.);
• Understanding of labour laws in the Netherlands and EU;
• Experience in the field of admin, procurement and logistics in an NGO/grant-funded environment;
• Outstanding organisational and time-management abilities;
• Excellent communication and interpersonal skills;
• Able to manage multiple activities and identify priorities, meet deadlines and solve problems with shifting and competing values in a complex environment;
• Cross-cultural communication and interpersonal skills, and able to interact professionally with culturally diverse staff and stakeholders;
• Fluent in Dutch and English (Spoken and Written). Arabic is a plus;
• Ability to perform clerical work with a high degree of accuracy and attention to detail;
• Previous experience in working on HRIS software is highly desirable.
• High standards of confidentiality, reliability and discretion;
• Integrity by sharing the SWHF’s values and ethical standards.