FIELD LOGISTIC OFFICER – Mali – Gao

Oxfam is a global movement of people working together to end the injustice of poverty.

Role et Responsabilité

Placé/e sous la supervision directe du Chef de bureau et fonctionnelle du Logistic Manager, il/Elle devra apporter un appui logistique aux activités du programmes Humanitaire mis en œuvre dans la Région de Gao.

Approvisionnement:

• Organier la gestion des achats d’articles sur la base des réquisitions autorisées, conformément aux procédures d’Oxfam.
• Assurer la compréhension et le respect des procédures d´achats d’Oxfam et des nouveaux outils « ONE OXFAM » ; la politique éthique d´achat ; le protocole de gestion de conflits d´intérêts et de la politique d´approvisionnement .
• Coordonner l’ensemble des achats réalisés au niveau du bureau de Mopti en respectant les procédures OXFAM et Bailleurs
• Organiser les transports secondaires des biens sur les sites de distribution ou site projets
• Appuyer les équipes programmes dans la distribution de CASH, des kits FI et NFI
• Appuyer les équipes programmes dans toutes les activités notamment les réhabilitations, aménagements et toutes autres.
• Assister les équipes projets pour l´élaboration des plans d´approvisionnement
• Former son équipe et assurer l´implémentation des différents outils de gestion des approvisionnements.
• En collaboration avec l’équipe logistique de coordination, gérer les commandes locales, et les ISO nationales. etc

Gestion du parc (automobile/motos et générateurs) et Communication

• En collaboration avec le Log Manager s’assurer que les politiques et pratiques de gestion des véhicules soient respectées (pour plus de détails, voir le manuel de logistique, approvisionnement et achat, Section 3) pour une flotte de véhicules répartis dans tout le pays.
• S´assurer que tous les véhicules utilisés par Oxfam au Mali respectent la législation nationale en vigueur (Carte grise, assurance, visite technique, etc.)

• S´assurer de la planification optimisée et sécurisée des mouvements
• etc

Gestion des actifs & équipements, Gestion de stocks et gestion de l’inventaire

• Assurer une bonne gestion des actifs et équipements conformément aux politiques et procédures Oxfam et bailleurs (enregistrement, suivi, inventaires et plan de cession)
• Préparer les certificats de donation
• Gestion des bâtiments (Facilities) et la sécurité
• etc

Gestion de l’information

• Assurer la mise à jour le Suivi des Réquisition dans HELIOS de manière systématique et hebdomadaire (chaque Vendredi) partager le rapport avec l’équipe programme, le Chef de bureau et le Logistic Manager.
• S’assurer que les dossiers d’achat sont complets et archivés sur BOX de façon régulière et systématique
• Assurer la mise à jour de manière mensuelle le suivi de contrats sur BOX
• Partager le suivi stock de façon mensuel via les magasiniers
• Assurer la mise à jour et partager de manière mensuelle la liste des prix/fournisseurs
• Assurer la mise à jour du catalogue des items
• S’assurer de la validation des documents Logistique (Réquisition ; Bon de Commande ; Contrats ; …) au niveau du bureau de Gao.
• etc

Relations interne et externe

• Participer et collaborer activement au cluster Logistique, avec les autres ONG et les partenaires locaux au niveau de Mopti.
• Organiser des réunions de planifications opérationnelles avec l’équipe programme au moins une fois par mois.
• Participer de manière active aux réunions de planifications opérationnelles avec les autres départements.

• Effectuer un Briefing Logistique et approvisionnement adapté pour tout nouvel employé affecter au bureau de Gao

Gestion financière

• Suivre les procédures fixées par le responsable Finance du bureau de Bamako, en ce qui concerne les documents nécessaires à remettre et les règles à suivre dans la gestion des finances (conditions requises par les co financeurs en matière de gestion financière…)
• Etablir les règles et superviser les paiements des fournisseurs
• Etablir les demandes mensuelles de trésoreries, suivant les échancres définies par le Département des Finances et le partager avec le Logistic Manager
• etc

Reporting

• Compiler chaque mois, les différents rapports logistiques (Narratif, Suivi réquisition, Suivi Stock, Rapport consommation des véhicules et Générateur) et soumettre au Logistics Manager pour approbation.

S’assurer que tous les rapports Logistiques Pays sont bien archivés

Ce que nous rechercons

ESSENTIAL

• Etudes universitaires Bac + 3 en logistique/Gestion/Comptabilité ou diplôme équivalent.
• Expérience en logistique dans le cadre de l’Action Humanitaire de 3 années dont au moins 2 années dans des missions d’urgence dans des contextes très instables.
• Experience en gestion sécuritaire
• Expérience en gestion du personnel / Renforcement des capacités.
• Expérience en gestion de chaine d´approvisionnement.
• Capable de travailler en équipe.
• Bonnes capacités d’organisation, d’autonomie et de prise d’initiative.
• Informatique : Bonne maitrise du Pack Office et connaissance approfondie d’Excel.
• Dynamisme et proactivité.
• Compétences en communication et formation
• Rigueur et orientation aux résultats
• Personne intègre avec de solides valeurs personnelles, alignée sur notre mission et notamment engagée en faveur de l’égalité des sexes et les droits des femmes

Self-Awareness

• Mutual accountability
• Self-Awareness

In addition:

• Expérience dans une organisation internationale constitue un atout.
• Connaissance du système douanier et fiscal du Mali
• Maîtrise d’un logiciel de gestion logistique est un atout.

• Maîtrise du pack office de bureau (Word, Excel, PowerPoint)

Desirable

• Engagement en faveur et compréhension des principes relatifs aux valeurs et aux buts d’Oxfam et sensibilité aux questions du genre ;
• Capacité de communiquer avec un large éventail de personnes, tant à l’interne qu’à l’externe ;
• Avoir l’esprit d’équipe et démontrer Le sentiment d’appartenance à l’organisation ;
• Savoir s’adapter rapidement et faire preuve d’une grande flexibilité.
• Expérience dans un projet d’humanitaire/développement serait un atout.
• Bonnes connaissances dans ces domaines: Wash et Food Security.
• Langues : Bambara, français maitrise de l’anglais et dialectes locales est un atout.
• Capable de travailler dans des situations de stress.

Our values and commitment to safeguarding

Oxfam is committed to preventing any type of unwanted behaviour at work including sexual harassment, exploitation and abuse, lack of integrity and financial misconduct; and committed to promoting the welfare of children, young people, adults and beneficiaries with whom Oxfam GB engages. Oxfam expects all staff and volunteers to share this commitment through our code of conduct. We place a high priority on ensuring that only those who share and demonstrate our values are recruited to work for us.

The post holder will undertake the appropriate level of training and is responsible for ensuring that they understand and work within the safeguarding policies of the organisation.

All offers of employment will be subject to satisfactory references and appropriate screening checks, which can include criminal records and terrorism finance checks. Oxfam GB also participates in the Inter Agency Misconduct Disclosure Scheme.  In line with this Scheme, we will request information from job applicants’ previous employers about any findings of sexual exploitation, sexual abuse and/or sexual harassment during employment, or incidents under investigation when the applicant left employment. By submitting an application, the job applicant confirms his/her understanding of these recruitment procedures.

We are committed to ensuring diversity and gender equality within our organisation and encourage applicants from diverse backgrounds to apply.

Comment postuler

As part of your online application, please upload your up to date CV and a covering letter explaining your suitability against the essential criteria in the job profile. 

About us

Oxfam is a global community who believe poverty isn’t inevitable. It’s an injustice that can be overcome. We are shop volunteers, women’s right activists, marathon runners, aid workers, coffee farmers, street fundraisers, goat herders, policy experts, campaigners, water engineers and more. And we won’t stop until everyone can live life without poverty for good.

Oxfam GB is a member of international confederation of 19 organisations working together with partners and local communities in the areas of humanitarian, development and campaigning, in more than 90 countries. 

In response to Covid-19 if you are offered a role where you are required to travel between countries please ensure you have been briefed by the Hiring Manager about any changes to working or precautions you should take as part of your role.