AO Pour Audit Financier Externe – Financement AFD

TERMES DE REFERENCES

AUDIT FINANCIER EXTERNE

Projet en appui pour une éducative active et inclusive de tous les enfants au Sénégal, Burundi, Libéria et Kosovo

Convention AFD N° CZZ 2664 01F

1 Généralités

Entité : PLAY International

Objet : Audit financier du projet « en appui pour une éducative active et incluse de tous les enfants au Sénégal, Burundi, Libéria et Kosovo »

Période à auditer : 1^er Octobre 2019 au 31 mars 2023

Date limite de dépôts des offres : 31/05/2021

Date estimée de démarrage : 01/04/2023

Délai estimé d’exécution : 3 mois

Lieu de l’audit : Paris, France

Supervision : Esperanza CAMACHO, Directrice Administrative et Financiere de PLAY International, [email protected]

2 Contexte

PLAY International, anciennement Sport sans Frontières, a été créée en 1999 sur une conviction: le sport constitue un puissant outil de mobilisation, de transmission et d’apprentissage. Depuis cette date, l’association a développé et géré des programmes d’accompagnement par le sport dans une quinzaine de pays au profit de plus d’un demi-million d’enfants.

A l’international, l’ONG met en œuvre des projets d’éducation par le sport à travers ses missions au Kosovo, au Burundi et au Sénégal.

Aujourd’hui, PLAY International dans le cadre du projet Ejo cofinancé par l’Agence Française de Développement (ci-après AFD), déploie d’octobre 2019 à septembre 2022 des activités d’éducation active et inclusive par le sport au bénéfice de 80 000 enfants au Sénégal, Libéria, Kosovo et Burundi.

3 Cahier des charges

3.1 Description du projet

PLAY International a lancé Ejo, un projet majeur d’éducation par le sport bénéficiant à plus de 80 000 enfants dans 4 pays.

4, c’est aussi le numéro de l’objectif du développement durable dans lequel s’inscrit cette initiative: l’éducation de qualité, fondement essentiel pour aider les populations locales à se doter des outils nécessaires pour développer des solutions innovantes à leurs problématiques.

Construit sur les acquis du projet « Accès et Maintient à l’Ecole des Enfants Burundais par la Playdagogie » (AMEP, AFD 2016 – 2019), le projet Ejo – qui signifie « Demain » en Kirundi – ambitionne de les consolider et de les essaimer sur de nouvelles régions où les problématiques liées à l’éducation sont assez proches et où le potentiel de l’outil sport comme vecteur d’éducation et d’inclusions sociale est sous-exploité voire inexistant.

« Demain » fait aussi référence à l’ambition de PLAY International : aider à construire des sociétés plus inclusives et offrir la possibilité à chaque enfant d’être acteur de son avenir.

Entre 2019 et 2022, PLAY International et ses partenaires déploient un projet éducatif collectif au Burundi, au Libéria, au Sénégal ainsi qu’au Kosovo. En s’appuyant sur des méthodes telles que la Playdagogie mais aussi en co-créant de nouvelles solutions à travers le Playlab, l’ONG entend contribuer à changer la façon dont le sport est utilisé par les acteurs de ces pays.

Face à ces défis, PLAY International (PLAY) a pris l’initiative de déployer un programme d’éducation par le sport visant à apporter des solutions au sein de 4 pays : le Burundi, le Sénégal, le Libéria et le Kosovo.

Le projet repose sur la création et la diffusion d’un programme pédagogique fondé sur la Playdagogie, méthode de pédagogie active et participative développée par l’ONG. Renforcés par d’autres méthodes, ces contenus seront diffusés à travers des programmes de formations, des kits thématiques, etc.

En capitalisant sur son expérience probante au Burundi depuis 2016 (projet AMEP) il s’agit de déployer ce projet dans les secteurs de l’éducation formelle et informelle, en s’attachant à créer des passerelles entre les deux pour renforcer la continuité de la prise en charge éducative des enfants. Il s’agira, lorsque possible, de travailler sur l’intégration des méthodes socio-sportives dans les cursus de formation des enseignants et animateurs sportifs en collaboration étroite avec les pouvoirs publics.

Avec le soutien du Playlab, il s’agira d’engager une dynamique collective en matière d’innovation sociale à travers le développement d’un incubateur pour les organisations de la société civile locale en Afrique de l’Ouest et d’une action recherche pour évaluer l’impact du projet, en collaboration avec un laboratoire universitaire.

3.2 Objectif de l’Audit

Le projet mis en œuvre par PLAY International, financé à hauteur de 50% par l’AFD, doit faire l’objet d’un audit financier externe des dépenses encourues pour le projet. La recherche de l’auditeur externe est l’objectif des termes de référence ici présents. L’auditeur sélectionné devra exprimer une opinion professionnelle et indépendante sur le rapport financier établi par PLAY International pour les dépenses encourues pour la mise en œuvre du projet.

L’auditeur devra :

§ Respecter la liste des vérifications à accomplir, présentée en annexe 3,

§ S’assurer de la conformité du rapport financier au modèle requis par l’AFD,

§ S’assurer de l’éligibilité des dépenses effectuées durant le projet et reportées dans le rapport financier

§ Se prononcer sur le respect des procédures listées dans la Convention de financement avec l’AFD et dans le guide méthodologique du dispositif d’appui aux OSC de l’AFD (https://www.afd.fr/fr/les-organisations-de-la-societe-civile)

§ Certifier le rapport financier à présenter à l’AFD

3.3 Étendue de l’Audit

Réunion de cadrage :

Cette réunion devra se tenir dans le mois suivant la signature du contrat. L’objectif principal de cette réunion est une bonne compréhension par PLAY du périmètre et des modalités de contrôle de l’audit. Elle doit lui permettre de renforcer les procédures internes indispensables au respect de ses obligations contractuelles afin, à terme, de faciliter le travail de contrôle de l’auditeur et de limiter au maximum le taux de dépenses inéligibles constatées en fin d’exécution de projet.

Réalisation et restitution de l’audit financier :

L’examen comprendra comme tâches principales de :

§ S’assurer que toutes les dépenses ont été encourues conformément aux dispositions prévues dans la Convention de financement et dans le guide méthodologique du dispositif d’appui aux OSC de l’AFD, avec une vigilance particulière sur les engagements relatifs à la passation des marchés.

§ Vérifier les critères d’éligibilité des dépenses reportées dans le rapport financier

§ Vérifier les ressources affectées au projet et la bonne imputation des dépenses par bailleur.

Les critères d’éligibilité des dépenses sont principalement les suivants :

§ Les dépenses ont été réellement encourues et ce pendant la période couverte par la Convention de financement

§ Les dépenses encourues étaient prévues au budget et sont classées dans la bonne catégorie budgétaire.

§ Les dépenses encourues étaient nécessaires à la mise en œuvre du projet

§ Les dépenses encourues et reportées dans le rapport financier ont été enregistrées et allouées au projet dans le système comptable de PLAY International ou dans celui de ses partenaires conformément aux normes de comptabilité applicables dans le pays d’établissement de ces derniers et aux pratiques comptables habituelles.

L’auditeur réalisera l’ensemble des vérifications mentionnées dans la liste de vérification en Annexe 3. Si certains points n’ont pas pu être vérifiés, il conviendra de le préciser et d’en donner la raison dans la lettre de management.

3.4 Rapport à fournir

A l’issue de la réunion de cadrage, l’auditeur rédigera, en toute indépendance :

Une note de cadrage qui consignera ses principales recommandations pour la mise en œuvre de l’audit financier.

Le rapport d’audit devra être fourni dans les quatres mois qui suivent la fin du projet. Il doit impérativement justifier la vérification des dépenses, apporter des commentaires sur chacun des contrôles. Il doit indiquer le montant des dépenses déclarées inéligibles (également commenté pour chaque dépense concernée). Les procédures de mise en concurrence, les rétrocessions et les valorisations doivent également être évaluées et commentées.

Ce rapport inclura en annexe la liste de vérification (cf Annexe 3).

Une lettre de management reprenant les principales conclusions du rapport de vérification des dépenses et formulant les principales recommandations.

3.5 Documents de référence

Il sera mis à la disposition de l’auditeur l’ensemble des documents nécessaires pour la bonne mise en place de l’audit du projet.

• Convention de financement entre PLAY International et l’AFD

• Manuel des procédures de PLAY International applicables au projet

• Les rapports intermédiaires du projet

• Le rapport financier du projet

• Le budget détaillé du projet

• Toutes pièces justificatives nécessaires aux vérifications

3.6 Proposition technique et financière

L’auditeur sélectionné devra soumettre une proposition technique et financière à PLAY International avec les composantes suivantes :

1. La proposition technique devra indiquer :

2. La méthodologie proposée pour la conduite de l’audit

3. Les références et expériences du consultant (3 pages maximum)

4. Le CV du ou des intervenants et la répartition des responsabilités

5. Le chronogramme d’exécution de la mission

6. Le personnel-clé prévu

7. La proposition financière devra indiquer :

8. Les coûts totaux de l’audit en EUR TTC

9. Les modalités de paiement (échéancier)

10. Le profil de l’auditeur :

11. L’associé signataire doit être un Expert-comptable diplômé, externe à l’OSC et membre des Associations professionnelles des Experts Comptables

12. Les personnels associés devront avoir une expérience dans les audits projets financé par des bailleurs publics français ou européens.

La Déclaration d’intégrité, d’éligibilité et d’engagement environnemental et social complétée et signée par la personne habilitée, si le marché est supérieur ou égal à 20 000 euros (cf. Annexe 4).

4 Traitement des applications

4.1 Évaluation des applications

Le Consultant sera choisi par la méthode de sélection fondée sur la qualité et le coût :

§ Offre technique : compréhension des TDR, méthodologie, expériences du ou des consultants

§ Offre financière : tarifs journaliers, nombre de jours proposés, frais annexes, offre globale correspondant au budget disponible

L’évaluation technique suivra la grille d’évaluation suivante :

Critères

60% OFFRE TECHNIQUE

10% Compréhension des TDR/Présentation de la méthodologie utilisée

30% Références et expériences du consultant

10% Expériences d’audit de structures ONG

**

10% Expériences d’audit de projets internationaux

**

10% Expérience dans l’audit de financement public

**

10% CV du ou des intervenants/partage des responsabilités

10% Calendrier prévisionnel d’intervention/estimation des charges en jour/homme

**

40% OFFRE FINANCIERE

100% TOTAL

Une fois les offres reçues et analysées, les demandeurs se réservent le droit de négocier les propositions avec les candidats présélectionnés.

Le demandeur se réserve également le droit de ne sélectionner aucun candidat si aucune offre n’était jugée satisfaisante.

Toute information concernant le projet « en appui pour une éducative active et incluse de tous les enfants au Sénégal, Burundi, Libéria et Kosovo» et incluse dans les documents de cet appel d’offres ou fournie séparément doit être traitée de façon strictement confidentielle par le prestataire. Les demandeurs acceptent de ne divulguer ou publier aucune information relative à cet appel à d’offres.

De la même façon, tout document fourni par le prestataire sera considéré comme confidentiel.

4.2 Budget

Le budget maximal pour l’audit financier est de 36 300 € (Trente-six mille trois cents euros) toutes taxes comprises ; ce montant comprenant tous les déplacements et missions.

4.3 Calendrier de l’appel d’offres

Date

Action

01/04/2021 Publication des Termes de Référence

31/05/2021 Date de fin d’application

30/09/2021 Date de la sélection (date limite maximum)

15/10/2021 Signature du contrat (date limite maximum)

15/12/2021

1^ère partie : réunion de cadrage de PLAY International avec l’auditeur sélectionné en vue de l’élaboration de la note de cadrage

01/04/2023

2^ème partie : démarrage de l’audit sur la base du compte rendu technique et financier du projet fourni au cabinet

31/07/2023 Remise du rapport final de l’audit