Chargé (e) de gestion administrative et logistique du projet Mayotte – Comores – H/F

Descriptif général du poste :

Placé(e) sous la responsabilité du coordinateur de Programme le/la titulaire du poste est en charge des aspects administration, finances et logistiques du projet de « Renforcement de la résilience des populations et des capacités de préparation des acteurs de la gestion des risques de catastrophes dans un contexte de changement climatique à Mayotte et dans l’Union des Comores » (Projet GRC).

Le/la titulaire du poste a pour objectifs :

Ø Objectif 1 : Assurer la bonne gestion financière, budgétaire et comptable du projet

Ø Objectif 2 : Assurer la gestion administrative et juridique du projet ;

Ø Objectif 3 : Gérer les activités logistiques du projet

Description des tâches et responsabilités

Ø Objectif 1 : Assurer la bonne gestion financière, budgétaire et comptable du projet

§ S’assurer de la mise en place et de la bonne utilisation des procédures et outils de gestion financière, comptable et budgétaire de l’ensemble du projet

§ S’assurer du respect des procédures CRF sur les questions financières

§ Animer la mise à jour du suivi budgétaire des projets par les équipes dans le respect des procédures bailleurs – être force de proposition concernant les ajustements des budgets

§ Faire au besoin des propositions d’ajustements budgétaires, pouvant impliquer des demandes d’avenants contractuels

§ S’assurer, tout au long du projet, de la bonne affectation des fonds, et du respect du cadre contractuel en matière de règles d’éligibilité (date, nature et procédures d’achat) et d’échéances de reporting

§ Elaborer les rapports financiers externes pour les bailleurs de fonds

§ Effectuer l’affectation comptable des écritures, s’assurer de la bonne affectation des dépenses et effectuer la clôture comptable mensuelle après avoir procédé à l’ensemble des contrôles exigés

§ Transmettre à la délégation régionale de la PIROI la comptabilité mensuelle en version électronique ainsi que la liasse comptable papier mensuellement

§ Etre responsable du bon archivage des pièces comptables selon les règles établies par la CRF

§ Etablir le prévisionnel de trésorerie avec les équipes et transmettre à la délégation régionale de la PIROI les demandes de transfert, avec un souci permanent pour la sécurité des fonds transférés et stockés

§ Veiller à ce que le montant de trésorerie disponible corresponde aux besoins du terrain sur la période

§ Etre responsable des comptes bancaires et caisses dont il / elle contrôle régulièrement les soldes

Ø Objectif 2 : Assurer la gestion administrative et juridique du projet

§ Etre garant de l’application de la politique RH et veiller à ce que les règles et procédures soient connues, comprises et mises en œuvre par tous

§ Participer à la gestion administrative des ressources humaines des projets

§ Participer au processus de recrutement

§ Veiller au bon déroulement des processus d’évaluation

§ Contribuer au briefing / débriefing des équipes

§ Suivre les échéances des contrats (paiements, renouvellement…)

Ø Objectif 3 : Gérer les activités logistiques du projet

§ Gérer et organiser les achats du projet

o Programmer, mettre en œuvre, et suivre les achats du projet dans le respect des procédures d’achats CRF et bailleurs.

o Enregistrer les demandes d’achats et procéder aux passations de marché ou contractualisation, analyser le contexte commercial et maintenir de bonnes relations commerciales avec les fournisseurs

o Assurer la mise à jour des outils de planification et de suivi (tableaux de passation de marchés, chronogramme, suivi des commandes etc…)

o Réceptionner les biens/services/travaux, vérifier les éléments de facturation puis assurer l’archivage des Dossiers d’Achats (physique et numérique)

o Assurer la rédaction de rapports d’activités logistiques et des tableaux de bord

§ Gérer et assurer le suivi et la maintenance des moyens généraux

o Assurer la gestion, la maintenance, le bon fonctionnement et la mise à disposition des équipements, postes de travail et véhicules

o Assurer la mise à jour de l’inventaire des équipements, mobiliers et stocks

o Assurer la gestion et le suivi du parc des véhicules (log book, planning, consommation, maintenance etc…)

o Planifier la mise à disposition des moyens logistiques, assurer la maintenance préventive et curative des équipements et du bâti et garantir leur conformité avec la législation et les normes de sécurités (assurance, contrôle technique, carte grise…)

Liens hiérarchiques :

§ Sous la responsabilité du coordinateur de Programme(N+1)

§ Supervise une ressource humaine sous sa hiérarchie (stagiaire, en appui de la mise en œuvre des aspects logistiques de la mission)

Liens fonctionnels :

§ Travaille en étroite coopération avec les référents supports de la PIROI

§ Travaille en étroite coopération avec les homologues des entités CRf de Mayotte et des Comores

Formations et Expériences

§ Formation logistique humanitaire

§ Formation administrative (RH, suivi budgétaire, comptabilité)

§ Expérience de 2 ans sur un poste similaire

§ Capacités à travailler sous pression et de manière autonome

§ Flexibilité et adaptabilité, notamment en milieu insulaire

Compétences et connaissances requises

§ Connaissances dans la mise en œuvre et le suivi des procédures d’achat

§ Connaissances en gestion budgétaire, comptable et reporting bailleurs

§ Maîtrise de l’outil informatique (autonomie complète sur Word et Excel) indispensable

§ Maitrise de SAGA appréciée

§ Obtention CACES appréciée

§ Connaissance du Mouvement Croix-Rouge et Croissant-Rouge

§ Français courant

Exigences du poste

§ Mobilité géographique (déplacements dans la zone de compétence du projet)

§ Permis B indispensable

Conditions et rémunération

§ 35h hebdomadaires (travail soirs et week-end récupérés)

CDD d’un an sous réserve de valdiation

§ Rémunération mensuelle brute : selon convention collective,

• Prime de fin d’année de 1/12ème de la rémunération brute de base

• Mutuelle prise en charge à hauteur de 50% par l’employeur