Consultation internationale : Etude archivistique, d’indexation et de numérisation des registres d’actes de l’état civil

UNICEF travaille dans certains des endroits les plus difficiles du monde pour atteindre les enfants les plus défavorisés du monde. Pour sauver leur vie. Pour défendre leurs droits. Pour les aider à réaliser leur potentiel.

Dans 190 pays et territoires, nous travaillons pour chaque enfant, partout, chaque jour, pour construire un monde meilleur pour tous.

Et nous n’abandonnons jamais.

Pour chaque enfant, la Protection.

En 2019, le Niger a opéré une troisième réforme de son système d’état civil avec l’adoption de la loi n°2019-29 du 1er juillet 2019 portant régime de l’état civil au Niger ainsi que son décret d’application n°2019-463 du 23 août 2019. Cette réforme a permis d’une part l’adoption de la Politique Nationale de l’Etat Civil (PNEC) et d’autre part, l’indexation du système sur les normes internationales (CRVS).

Actuellement, 266 centres principaux d’état civil, 71 centres secondaires et 12 416 centres de déclaration sont opérationnels. La délivrance des actes d’état civil (naissances, mariages et décès) est assurée à travers un procédé manuel consistant à la transcription des informations des cahiers de déclaration dans un registre à trois volets. Le premier volet constitue la souche de la déclaration à partir duquel est extraite la copie intégrale de l’acte, le deuxième volet est destiné aux besoins des statistiques et le troisième volet constitue l’extrait d’acte qui est remis au déclarant. Aucun procédé informatisé n’est disponible, mais un pilote d’informatisation de l’état civil étant en cours de validation fin 2021. Les documents souches des actes d’état civil sont dès lors archivés sur les supports papiers, ce qui met à risque leur conservation. Les archives de l’état civil sont disponibles dans les 270 communes et villes du pays ainsi que dans les greffes des juridictions :

1. Les souches des actes délivrés au sein des centres principaux et secondaires de l’état civil depuis la colonisation jusqu’à ce jour.
2. Les actes issus des jugements supplétifs, devenus jugements déclaratifs depuis la loi de 2019, délivrés au niveau des juridictions lorsque la déclaration d’un fait d’état civil est intervenue hors délai règlementaire. Les souches desdits actes sont conservées au niveau des greffes des différents tribunaux.

Les registres des actes d’état civil (naissances, mariages et décès) sont des documents confidentiels. Leur conservation doit obéir à des mesures de sécurité appropriées afin d’éviter toute fraude documentaire ou détérioration. A ce jour, il y a près de 200.000 registres d’actes d’état civil à archiver.

Le Niger a également lancé un processus d’informatisation de son système d’état civil, via un pilote ayant vocation à être porté à l’échelle nationale. La modernisation du système d’état civil implique une amélioration de son archivage et une reprise des antériorités, notamment au regard de la mise en place d’un registre national d’état civil et d’un registre national de la population, incluant l’identification électronique des personnes avec la définition d’un numéro d’identifiant unique des personnes. La dématérialisation des actes et des registres est donc un impératif. La digitalisation des registres d’actes d’état civil permettra ainsi de constituer le registre central de l’état civil, base de données des personnes sur l’identité des citoyens et résidents au Niger, lequel alimentera le registre de la population.  Cette base permettra aux différentes administrations de l’état civil notamment les communes de gérer de façon sécurisée les données antérieures de l’état civil mais aussi de délivrer les copies d’actes sans manipuler les registres papiers.

Dans un souci de sécurisation des actes et des supports papiers des registres antérieurs et actuels, il est ainsi prévu de numériser les registres papiers existants.

Il est donc nécessaire de définir un mécanisme d’archivage et d’indexation qui s’intègre parfaitement avec la digitalisation des registres d’actes. Pour ce faire il est prévu de recourir aux services d’un consultant international et d’un national afin de conduire une étude sur l’archivage, l’indexation et la numérisation des registres d’actes de l’état civil.

Les résultats de cette étude serviront de base pour démarrer la numérisation des registres d’actes

Objectifs :

L’objectif général de la prestation est de réaliser une étude sur l’indexation et la numérisation des registres d’actes de l’état civil ainsi que les conditions de l’archivage des données numérisées.

Les objectifs spécifiques sont :

• Enumérer les normes réglementaires en matière d’archivage, d’indexation et de numérisation des registres d’acte de l’état civil ;
• Proposer un plan d’archivage ainsi qu’une méthode de classification des registres adaptée ;
• Proposer une analyse comparative de l’indexation et de numérisation des registres d’actes de l’état civil ;
• Dégager les avantages et les inconvénients de la numérisation ainsi que l’archivage électronique de données ;
• Définir les principes de base pour une opération de numérisation et d’archivage numérique ;
• Proposer des solutions d’indexation et de numérisation des registres ;
• Elaborer un plan de mise en œuvre de la solution retenue (moyens, les spécifications techniques de numérisation en terme de logiciel, matériel de numérisation, chronogramme, etc.)

Activités et résultats attendus :

Afin de répondre au mieux à la recherche et l’analyse qualitative et quantitative de la situation, un consultant international et un consultant national seront recrutés.

Le/la consultant(e) international(e) développera la méthodologie et les étapes du processus d’archivage, d’indexation et de numérisation. Il supervisera l’ensemble du processus envisagé.

Aux termes de la consultance, un rapport d’analyse des spécifications sur l’archivage, l’indexation et la numérisation des registres d’actes de l’état civil est produit et validé.

L’étude archivistique doit proposer un plan d’archivage ainsi qu’une méthode de classification des registres.

L’étude d’indexation doit procéder à un recensement quantitatif et qualitatif des données sur les registres d’état civil tenus dans les centres d’état civil. Ce recensement permettra de classer les registres en trois catégories en fonction de leur état (bon, détériorés mais reconstructibles, définitivement détériorés). Elle servira de base à l’élaboration rigoureuse d’une solution d’archivage numérique

L’étude de numérisation doit proposer une solution de reprise des antériorités prenant en compte l’incomplétude des registres papier existants. Pour mémoire, les registres de décès sont quasi inexistants.

Ce rapport doit contenir au minimum :  

• Une description des normes règlementaires en matière d’archivage, d’indexation des registres d’actes ;
• Une description des normes règlementaires en matière de  numérisation des registres d’actes ;
• Une description des principes de base pour une opération de numérisation et d’archivage numérique ;
• Une description des solutions possibles pour l’indexation et la numérisation des registres d’actes possibles
• Une analyse comparative sur l’archivage et l’indexation des registres d’actes, comprenant les avantages et les inconvénients des différentes solutions envisagée ;
• Une analyse comparative de numérisation des registres, comprenant les avantages et les inconvénients des différentes solutions envisagée ;
• Un plan de mise en œuvre de la solution retenue.

Description du travail

Tâches/Etapes :	Résultats/produits :	Calendrier d’exécution :
Procéder à une revue documentaire et développer les outils d’analyse adaptés au recensement quantitatif et qualitatif des registres et des locaux dédiés à la conservation des actes et des registres.	Outils d’analyse pour l’étude disponibles (questionnaires, matrice d’analyse, méthodologie)	3 jours
Enumérer les normes réglementaires en matière d’archivage, d’indexation et de numérisation des registres d’acte de l’état civil et définir les principes de base pour une opération de numérisation et d’archivage numérique ;	Rapport préliminaire : une description des normes règlementaires et des principes de base en matière d’archivage, d’indexation et de numérisation des registres d’actes ;	2 jours
Recenser : les centres d’état civil où des actions d’urgence devront être prioritairement menées, notamment en terme de réhabilitation des locaux dédiés à la conservation des actes les registres des actes de manière qualitative et quantitative, en les classifiant en trois catégories (bon, reconstructible ou définitivement détériorés)	Rapport de mission et analyses des données disponibles	15 jours
Faire une analyse comparative de l’indexation et de numérisation des registres d’actes de l’état civil, la contextualiser avec les données du Niger et dégager les avantages et les inconvénients des différents solutions de numérisation, d’indexation et d’archivage électronique de données ; Proposer un plan d’archivage, une méthode de classification des registres adaptée et une solution d’indexation et de numérisation des registres ;	Rapport intermédiaire comprenant l’étude archivistique, d’indexation et de numérisation selon les définitions retenues ci-dessus.	15 jours
Elaborer un plan de mise en œuvre de la solution retenue (moyens, les spécifications techniques de numérisation en termes de logiciel, matériel de numérisation, chronogramme, etc.)	Rapport final incluant un plan de mise en œuvre de la solution retenue au niveau national.	10 jours

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Critères d’évaluation technique (1) et financière (2) :

1. Expérience spécifique professionnelle (7 ans d’expérience sur le terrain dans la conduite d’analyses dans le domaine d’archivage, d’indexation et  de numérisation de documents ) ; Compétences spécifiques (5 ans d’expérience dans la gestion numérique et électronique des documents) ; Connaissances spécifiques (Compétences avérées sur les outils de numérisation des Nations Unies dans le domaine de « civil registration and vitals statistics » (CRVS)) ; Autres, si applicable (expérience en Afrique de l’Ouest) ;

L’offre technique sera notée sur 70 avec un seuil de passage de 50.

2. L’offre financière la plus basse obtient le maximum de la note financière. Les autres offres ayant passé le seuil technique requis recevront des notes inversement proportionnelles à l’offre la plus basse. 

Conditions de rémunération :

Tous les candidats qualifiés sont invités à soumettre une offre. Lors de la soumission de sa propre candidature, le/la consultant/e internationale doit soumettre deux propositions :

a) Une Proposition Technique qui devra inclure les 5 documents suivants :

• Une copie de propre CV ;
• P11 obligatoire ( P11 Form.docx) ;
• Copie du diplôme ;
• Un exemplaire d’un rapport rédigé par le soumissionnaire ;
• Une note méthodologique (max 5 pages) qui devra démontrer la compréhension des TDR.

Ce document demeure un document technique et pas une lettre de motivation. Par ailleurs, cette note méthodologique ne devra répliquer le contenu d’aucune section des TdR.  Elle décrira la méthodologie que le/la consultant(e) compte adopter pour conduire la mission. Cette méthodologie doit prendre en compte la réunion de cadrage, les missions sur les terrains, les réunions d’évaluation de l’élaboration du plan avec la DGECMR, et l’UNICEF, les présentations au comité technique du PAREC et l’atelier de validation.

b) Une offre financière :

L’offre financière proposée doit contenir les honoraires, la logistique (DSA et frais de déplacement) et les coûts indirects.

Qualifications minimum requises :

• Avoir au minimum un diplôme universitaire du niveau supérieur (Master ou équivalent) en évaluation ; informatique, ingénierie ou autre domaine des sciences numériques
• Minimum 7 ans d’expérience dans la recherche, l’analyse et les études similaires (domaine de l’archivage, de l’indexation et de la numérisation des documents) ;
• Connaissance et compréhension solides des outils de numérisation des Nations Unies dans le domaine des statistiques vitales et de l’état civil (CRVS) ;
• Une expérience avérée dans la gestion numérique et électronique des documents ;
• Une expérience en Afrique de l’Ouest ;
• Maîtrise de la langue français écrite et parlée ;
• Connaissance de l’anglais est un atout.

Le/la candidat/e sélectionné/e sera régi par et soumis aux Conditions générales de l’UNICEF pour les contrats individuels.

Recours de l’UNICEF en cas de performance insatisfaisante :

Les paiements seront effectués pour les travaux achevés de manière satisfaisante et acceptés par l’UNICEF.

NB : UNICEF est engagé à promouvoir la diversité et l’inclusion au sein de son personnel, et encourage fortement les candidatures féminines et masculines de toutes origines nationales, ethniques et religieuses, y compris les personnes vivant avec un handicap, de postuler.

UNICEF applique la politique de tolérance zéro à l’égard de l’abus et de l’exploitation sexuels, ainsi que de tout autre type de harcèlement, y compris le harcèlement sexuel et la discrimination. Tout candidat considéré pour un recrutement fera l’objet d’une vérification rigoureuse des références et des antécédents.

Seuls(es) les candidats(es) présélectionnés(es) seront contactés.