Directeur(trice) Général Adjoint – MSF WaCA

Médecins Sans Frontières, association médicale humanitaire internationale fondée en 1971, apporte une aide médicale aux populations dont la vie est menacée : principalement en cas de conflits armés, mais aussi d’épidémies, de pandémies, de catastrophes naturelles ou d’exclusion des soins.

MSF WACA (Afrique de l’Ouest et Centrale) a été créée en 2019 et vise à apporter un changement dans la dynamique du mouvement MSF.

WACA reflète une identité d’humanitaires, une aspiration pour MSF, un véritable mouvement inclusif de personnes qui partagent les valeurs d’empathie pour les autres. Sa force repose sur les autres associations MSF et sa fibre associative est amplifiée par des objectifs opérationnels concrets.

L’objectif du poste est de mettre en place des services administratifs au siège de WaCa et sur le terrain, conformément aux normes requises pour une organisation internationale. Il/elle est chargé(e) de s’assurer que l’administration du bureau est gérée de manière à fournir un environnement de travail sûr, agréable et propice à tous les employés, en satisfaisant à toutes les exigences légales.

Sous la responsabilité hiérarchique du Directeur Général, le Directeur General Adjoint veille à la bonne gestion des ressources du Siège tout en étant en conformité avec le cadre légal. Il/elle gère le Siège de manière à fournir un environnement de travail sûr, agréable et propice à tous les employés. Il/Elle doit trouver de nouvelles méthodes de travail, s’assurer du bon fonctionnement de WACA, élaborer de nouveaux projets avec un objectif d’efficacité et de mobilité tout en veillant à garder une taille humaine.

Responsabilités

A la tête d’une équipe chargée de diverses tâches administratives, il/elle s’assure que toutes les activités de support sont menées de manière efficiente et efficace afin de faire en sorte que les Opérations fonctionnent correctement et, a pour responsabilités de planifier et coordonner les procédures ainsi que les systèmes administratifs et concevoir des moyens de rationaliser les processus de l’unité administrative dans les domaines suivants :

Cadre légal et conformité

• Est responsable du suivi des questions juridiques (liées à la fiscalité, au droit du travail, etc.).
• S’assure que les activités sont conformes aux politiques et aux règlements internes.
• Veille à la conformité de nos systèmes RH & Administratifs en termes de GDPR et à la réglementation sur la confidentialité des données relative à la Côte d’Ivoire.
• Veille à la conformité en terme de droit social et des finances avec la réglementation relative à Côte d’Ivoire, les politiques et la réglementation interne.
• Etre en lien avec les cabinets d’avocats et le Département Légal International (ILD).

Administration

• Assure la gestion de tous les types de contrats (employés, prestataires, Memorandum of Understanding, baux, assurances, etc…).
• Est en charge de l’administration des RH (paie, cotisations sociales, fiscalité, évolution de l’organigramme, classification des emplois et rémunération, etc…).
• Gère les déplacements: voyages, hôtel & transport (taxi, billet d’avion, visas).
• Organise les briefings et débriefings.
• Assure l’accueil et l’intégration des nouveaux recrutés.
• Fait le suivi de l’inventaire des fournitures de bureau et l’achat de nouveau matériel en tenant compte des contraintes budgétaires.
• Assure le système d’archivage (électronique et papier) conformément à la législation locale, aux exigences des donateurs et d’audit.

Recrutement

• En charge de la rédaction des descriptifs de postes en collaboration avec les managers.
• Assure les ouvertures de postes
• Suit les processus de recrutement

Gestion des locaux et des actifs

• Supervise la gestion des équipements, les activités de maintenance et les techniciens.
• Assure la prévention des risques (prévention incendie, prévention des catastrophes).
• Organise et supervise les autres activités administratives (rénovations, planification d’événements, etc…).
• Est responsable de la gestion des locaux : loyer, assurance, entretien et sécurité (espaces de détente/repos, etc.).
• Gestion des appartements et des véhicules (entretien et suivi).

Relations sociales et gestion de conflits

• En charge des relations avec les instances sociales
• Assure la résolution des conflits d’équipe nécessitant l’intervention de la Direction.
• Gère les cas disciplinaires complexes, en fournissant une expertise en ressources humaines pour la prise de décisions.

Budget

• Planifie et contrôle les ressources, les politiques, les objectifs et le budget du Siège. Pour cela, il/elle assure le suivi des coûts et des dépenses pour aider à la préparation du budget.
• Est responsable de la gestion des coûts et de la croissance du Siège.
• Elabore le budget en collaboration avec le Directeur Général et le Directeur des Finances.

Audit et comportement

• En collaboration avec le Directeur Général, planifier les audits de conformité sur le terrain et au siège.
• En collaboration avec le Directeur Général, s’assurer que le cadre comportemental de WaCA (Behaviour) est mis en œuvre.

Reporting et Documentation

• S’assure que tous les documents de projets, rapports annuels et rapports externes (donateur) soient édités, traduits et formatés à un niveau professionnel.
• Assure le suivi et le reporting de son activité

Compétences et expérience requises :

· Expérience de 5 ans minimum en gestion des ressources humaines et relations sociales.

· Expérience de la gestion de Siège (HQ) et d’un modèle d’administration moderne.

· Bonne connaissance du droit du travail et de la réglementation.

· Approche proactive pour la résolution des conflits.

· Excellentes compétences en gestion de projet.

· Aptitude avérée à travailler dans des délais serrés, à gérer plusieurs tâches et à atteindre les objectifs.

· Capable à autonomiser les membres de l’équipe et les parties prenantes en déléguant les travaux de manière appropriée.

· Fortes capacité de leadership tout en étant partie prenante de l’équipe et être capable de prendre les sujets à bras le corps.

· Solides compétences en communication et en relations interpersonnelles basées sur d’excellentes compétences en écoute active, en communication assertive et en négociation.

· La maîtrise du français et de l’anglais est indispensable.

· Des connaissances informatiques liées à une administration moderne et une bonne maîtrise de Microsoft Office sont nécessaires.

Date de début prévue : Dès que possible