Evaluation finale externe du projet “YEMENI MEDIA EMERGENCY RESPONSE YMER +” mis en oeuvre par CFI au YEMEN

How to apply

https://cfi.fr/fr/appel-offres/marche-relatif-la-commande-dune-evaluatio…

Présentation des offres sous format électronique

La présentation des offres se déroulera en une phase unique d’analyse des candidatures et des offres techniques et financières, qui seront remises à CFI uniquement sous format électronique. A NOTER : Les offres seront rédigées en français ou en anglais.

Les candidats adresseront leur candidature et leur offre technique et financière sous format électronique aux adresses mail [email protected] et [email protected], avant la date et l’horaire limite de remise des offres, à savoir avant le mercredi 27 janvier 2021 à 14h heure de Paris (logiciels admis : WORD, EXCEL et PDF), en indiquant dans le corps du message la liste exhaustive et le titre exact des fichiers envoyés.

En cas de dossiers trop lourds, les candidat·e·s sont invité·e·s à les transmettre par WE TRANSFER ou tout autre logiciel de transmission électronique, à l’adresse [email protected], après en avoir informé CFI par mail à cette même adresse, en indiquant la liste exhaustive et le titre exact de chacun des fichiers transférés.

La Chargée de mission évaluation qualité adressera un mail de réponse à chaque candidat·e pour lui confirmer la bonne réception de ces documents. Les candidat·e·s pourront ainsi s’assurer de la bonne réception par CFI de l’ensemble de leurs documents.

Tout dossier incomplet sera rejeté.

Renseignements concernant le dossier de candidature

Le dossier de « Candidature » du candidat contiendra les pièces suivantes :

· Une lettre de candidature accompagnée du pouvoir de la personne habilitée à signer ;

· Un extrait à jour de l’immatriculation du candidat au Registre du Commerce et des Sociétés

(Kbis pour une entreprise)* ;

· Une déclaration du chiffre d’affaires des trois derniers exercices disponibles* ;

· Une déclaration indiquant les effectifs moyens annuels du candidat, et leur ancienneté ;

· Les références de projets similaires à celui objet du marché sur les trois dernières années, avec indications suivantes : nom du client, descriptif succinct de la prestation, date de réalisation, contact du client ;

· Le présent cahier des charges techniques et administratives, paraphé à toutes les pages, daté et signé avec la mention manuscrite « lu et approuvé » et revêtu du cachet de la société en page 15 ;

· Diverses documentations s’il le juge utile (facultatif).

De plus, le soumissionnaire retenu devra fournir, dans les meilleurs délais sans que ceux-ci n’excèdent sept (7) jours comptés à partir de l’envoi du courriel de CFI en faisant la demande, les documents suivants :

· Les pièces prévues aux articles D8222-5 et D8222-8 du code du travail* ;

· Les attestations et certificats délivrés par les organismes compétents prouvant qu’il a satisfait à ses obligations fiscales et sociales* – obligatoirement rédigées en langue
française –;

· L’IBAN de la société contractante.

CFI invite les candidat·e·s à s’assurer dès la constitution de leur offre, qu’ils seront bien en mesure de fournir tous ces documents dans ce délai. Si le candidat n’est pas en mesure de transmettre à CFI l’ensemble de ces documents à l’issue de ce délai de 7 jours, son offre sera rejetée et il sera éliminé. Le candidat suivant sera alors sollicité pour produire les documents demandés avant que le marché ne lui soit attribué. Si nécessaire, cette procédure pourra être reproduite tant qu’il subsiste des offres appropriées. Si les offres restantes, bien que conformes à l’objet du marché, ne sont pas acceptables, la procédure de passation du marché peut être déclarée infructueuse.

* Pour les soumissionnaires étrangers, il conviendra de fournir la copie légalisée d’un document équivalent.

Renseignements concernant l’offre technique et financière

L’offre technique et financière sera rédigée en français ou an anglais sous format word ou pdf et présentée de la manière suivante :L’offre technique ne dépassera pas 20 pages (hors annexes).

Le candidat exposera sa compréhension de l’évaluation attendue. Il fera état de sa propre expérience sur la manière d’aborder l’évaluation du renforcement des capacités des journalistes, dans des zones de conflits, pour contribuer à améliorer la situation humanitaire dans leur pays.

Il proposera une matrice d’évaluation pour répondre au cahier des charges et donnera les indications utiles sur les méthodes proposées (types d’enquêtes, acteurs sondés…).

Le candidat fournira un calendrier prévisionnel de son évaluation et indiquera sa disponibilité sur la période couvrant l’évaluation jusqu’à la remise de son rapport final.

Il pourra proposer une adaptation de l’organisation proposée pour son évaluation, sous réserve d’en justifier l’intérêt et de préserver le dialogue avec le comité de pilotage.

La répartition des jours-expert par phase de l’évaluation et par membre de l’équipe (y compris les évaluateurs sur le terrain) sera indiquée. Les noms des expert·e·s et leurs fonctions spécifiques dans le cadre de cette évaluation seront précisés. Un tableau récapitulatif mettra en regard le(s) nom(s) de(s) expert·e·(s), les principaux travaux à effectuer et le nombre de jours/expert correspondant. Le nombre total de jours-expert prévu sera également pris en considération.

Comme indiqué plus haut, la composition de l’équipe d’évaluation fera l’objet d’une attention particulière, sur deux points : 1/ dans la mesure du possible au moins une personne arabophone issue du pays d’étude, le Yémen, pour faciliter l’analyse « terrain » 2/ l’équilibre femmes hommes au sien de l’équipe d’évaluation.

POINT D’ATTENTION IMPORTANT : Les langues de communication utilisées dans le cadre de cette évaluation seront le français, l’anglais et l’arabe :

• La communication avec le comité de pilotage sera effectuée en français ou en anglais ;

• Tous les livrables seront rédigés en anglais ;

• La communication avec les parties prenantes yéménites se fera en arabe.**

Sécurité et confidentialité : De plus, le candidat devra préciser dans son offre la manière dont il abordera la sécurité de ses interventions à distance et en présentiel, aussi bien au niveau de la sécurisation de ses déplacements au Yémen dans les 5 gouvernorats que de la sécurisation des contenus de ses recherches, de ses entretiens et des contacts.

Les références de l’évaluateur devront être détaillées, en matière d’évaluations de projets similaires, de connaissance du Yémen et/ou d’expériences dans le secteur de l’information humanitaire, notamment dans un contexte de conflits et de crise. Les profils des expert·e·s évaluateurs·trices proposés seront présentés, ainsi que leur curriculum vitae.

L’usage de schémas et graphiques sera limité au strict nécessaire.L’offre financière sera attachée à l’offre technique et devra afficher le détail des postes.

La durée de validité des offres est de 120 jours à compter de la date limite de réception.

Délai de dépôt des offres, comprenant la candidature et l’offre technique et financière :

Les courriels contenant les candidatures et les offres devront être parvenus au plus tard :

le mercredi 27 janvier 2021 à 14h, heure de Paris,**

aux adresses mail [email protected] et [email protected]

Ce délai ne peut être dépassé. Aucune offre déposée au-delà des date et heure indiquées ci-dessus ne sera prise en compte.

Les dossiers qui seront transmis après la date et l’heure limite ne seront pas examinés.

Pièces contractuelles

Les pièces constitutives du marché comprennent, par ordre de priorité décroissant :

1. Le présent cahier des charges techniques et administratives ;

2. Le contrat de prestation de service expertise que CFI établira à destination du cabinet retenu, contenant les conditions générales et les conditions particulières ;

3. L’offre du cabinet retenu.

En cas de contradiction entre les différentes dispositions de ces documents ou de difficultés d’interprétation de celles-ci, les parties conviennent expressément que prévalent les dispositions du cahier des charges techniques et administratives et du contrat de prestation de service expertise de CFI par ordre décroissant.

Jugement des candidatures et des offres techniques et financières

Seuls les dossiers complets, ne présentant pas d’irrégularité(s), comprenant tous les documents demandés et reçus dans les délais seront examinés. Les autres dossiers seront rejetés.

Le présent cahier des charges techniques et administratives doit être paraphé à toutes les pages et daté, signé, revêtu du cachet de la société en page 16 ; le signataire n’oublie pas d’indiquer son nom et sa qualité, et de fournir son pouvoir d’engager sa société.

Les dossiers réguliers en leurs formes seront analysés un à un, puis comparativement.

En fonction de cette analyse, CFI pourra, le cas échéant, convoquer certains soumissionnaires à une présentation orale et leur demander librement les précisions ou compléments d’information qui seront jugés nécessaires quant à la teneur de leur offre.

CFI pourra engager une phase de négociation qui portera sur le prix, la qualité, les délais et les éléments d’exécution du marché, et qui sera formalisée par des échanges écrits, pendant une durée qui n’excèdera pas 15 jours.

Les offres seront jugées et classées selon les critères pondérés suivants :

Coût hors taxes de la prestation

10

Compréhension des termes de référence

20

Expérience d’évaluations similaires

20

Qualification de l’équipe d’évaluation

25

Qualité de la méthodologie proposée

25

L’évaluation des offres est effectuée sur un total de 100. Le marché sera attribué au soumissionnaire qui aura présenté l’offre obtenant le total le plus élevé. Il est précisé que l’attribution du marché n’ira pas nécessairement au moins disant financier.

Le soumissionnaire retenu devra fournir, dans les meilleurs délais, sans que ceux-ci n’excèdent sept (7) jours comptés à partir de la lettre recommandée avec avis de réception ou du courriel de CFI en faisant la demande, les attestations fiscales et parafiscales – obligatoirement rédigées en langue française – indiquées au paragraphe 7.1.1.

Si une offre apparaît anormalement basse, CFI pourra la rejeter par décision motivée après avoir demandé par écrit les précisions qu’il juge utiles et vérifié les justifications fournies.

https://cfi.fr/fr/appel-offres/marche-relatif-la-commande-dune-evaluatio…

Tous renseignements d’ordre technique et/ou administratif peuvent être demandés par courriel uniquement, à l’attention de Marie-Laure BRILLET, Chargée de mission évaluation qualité, aux adresses suivantes : [email protected] et [email protected]

HOW TO APPLY?

Presentation of tenders in electronic format

The presentation of tenders will take place in a single phase of application analysis and technical and financial tenders, which will be submitted to CFI in electronic format only. TO NOTE: Tenders will be written in French or English.

The candidates should send their application and their technical and financial tenders in electronic format to the address [email protected] before the date and time limit for submitting tenders, namely before Wednesday January 27, 2021 at 2 p.m. Paris time (software admitted: WORD, EXCEL and PDF), indicating in the body of the message the exhaustive list and the exact title of the files sent.

In case the files are too heavy, the candidates are invited to send them by WE TRANSFER or any other electronic transmission software, to the address [email protected] and [email protected], after having informed CFI by email at the same address, indicating the exhaustive list and the exact title of each of the transferred files.

The Quality Assessment Officer will send a response email to each candidate to confirm receipt of these documents. The candidates will thus be able to ensure that CFI has received all their documents correctly.

Incomplete applications will be rejected.

Information concerning the application file

The candidate’s “Application” file will contain the following documents:

· A letter of application accompanied by the power of the person authorized to sign;

· An up-to-date extract from the candidate’s registration in the Trade and Companies Register

(Business registration for a company) ;*

· A statement of turnover for the last three financial years available ;*

· A statement indicating the candidate’s average annual workforce, and their seniority;

· References of projects similar to the one covered by the contract over the last three years, with the following information: name of the client, brief description of the service, date of completion, contact with the client;

· The technical and administrative specifications, initialed on all pages, dated and signed with the handwritten mention “read and approved” and stamped with the company stamp on page 15;

· Various documentations if he deems it useful (optional).

In addition, the successful tenderer must provide, as soon as possible without exceeding seven (7) days from the sending of the email from CFI making the request, the following documents:

· The documents provided for in Articles D8222-5 and D8222-8 of the Labor Code ;*

· The attestations and certificates issued by the competent bodies proving that he has met his fiscal and social obligations – necessarily written in French -;*

· The IBAN of the contracting company.

CFI invites candidates to make sure, as soon as their offer is made, that they will be able to provide all these documents within this period. If the candidate is unable to send all these documents to CFI at the end of this 7-day period, his offer will be rejected, and he will be eliminated. The next candidate will then be asked to produce the requested documents before the contract is awarded to him. If necessary, this procedure may be reproduced if suitable tenders remain. If the remaining tenders, although consistent with the subject of the contract, are not acceptable, the procurement procedure may be declared unsuccessful.

* For foreign bidders, it will be necessary to provide a certified copy of an equivalent document.**

Information concerning the technical and financial tender

The technical and financial tender will be drawn up in French or in English in word or pdf format and presented as follows:

< The technical tender will not exceed 20 pages (excluding appendices).

The candidate will present his understanding of the expected assessment. He will state his own experience on how to approach the assessment of journalists’ capacity building in conflict zones, to help improve the humanitarian situation in their country.

He will suggest an assessment matrix to meet the specifications and will provide useful information on the suggested methods (types of surveys, stakeholders surveyed, etc.).

The candidate will provide an estimated timetable for his assessment and will indicate his availability over the period covering the assessment until the submission of his final report.

He may propose an adaptation of the organization suggested for his assessment, subject to justifying his interest and maintaining the dialogue with the steering committee.

The distribution of expert days by assessment phase and by team member (including field assessors) will be indicated. The names of the experts and their specific functions within the framework of this assessment will be specified. A summary table will compare the name (s) of the expert (s), the main work to be carried out and the number of days / corresponding expert. The total number of expert days foreseen will also be considered.

As indicated above, the assessment team composition will be the object of a particular attention, regarding two points: 1 / as much as possible at least one Arabic-speaking person from the country of study, Yemen, to facilitate the “field” analysis 2 / the balance between women and men within the assessment team.

IMPORTANT POINT OF ATTENTION: The languages of communication used for this assessment will be French, English and Arabic:

• Communication with the steering committee will be in French or English;

• All deliverables will be written in English;

• *Communication with Yemeni stakeholders will be in Arabic.***

Security and confidentiality: In addition, the candidate must specify in his offer how he will approach the security of his remote and face-to-face interventions, both in terms of securing his travels in Yemen in the 5 governorates and securing the content of his research, interviews and contacts.

The assessor’s references should be detailed, in terms of assessments of similar projects, knowledge of Yemen and / or experiences in the humanitarian information sector, especially in a context of conflict and crisis. The profiles of the proposed assessing experts will be presented, as well as their curriculum vitae.

Use of diagrams and graphics will be limited to what is strictly necessary.

< The financial tender will be attached to the technical tender and must display the details of the positions. ****

The period of validity of the tenders is 120 days from the deadline for receipt.

7.2 Deadline for submitting tenders, including the application and the technical and financial tenders:

Emails containing applications and tenders must be received at the latest by:

Wednesday January 27, 2021 at 2 p.m. Paris time,

to the email addresses [email protected] and [email protected]

This period cannot be exceeded. Any tender submitted after the date and time indicated above will not be considered.

Applications sent after the deadline date and time will not be examined.

Contractual documents

The constituent parts of the contract include, in decreasing order of priority:

1. The present Technical and administrative specifications;

2. The expertise service contract that CFI will establish for the selected firm, containing the general and specific conditions;

3. The offer of the selected firm.

In the event of a contradiction between the various provisions of these documents or of difficulties in interpreting them, the parties expressly agree that the provisions of the technical and administrative specifications and of the contract for the provision of expert services of CFI in descending order prevail.

Judging the applications and technical and financial tenders

Only complete files, showing no irregularity (irregularities), including all the documents requested and received on time will be examined. The other files will be rejected.

The present technical and administrative specifications must be initialed on all pages and dated, signed and stamped with the company stamp on page 16; the signatory shall not forget to indicate his name and his capacity, and to provide his power to commit his company.

Regular files in their forms will be analyzed one by one, then comparatively.

Based on this analysis, CFI may, if necessary, invite certain bidders to an oral presentation and freely ask them for any clarifications or additional information that will be deemed necessary with regard to the content of their bid.

CFI may initiate a negotiation phase which will relate to the price, quality, deadlines and elements of execution of the contract, and which will be formalized by written exchanges, for a period which will not exceed 15 days.

Bids will be judged and ranked according to the following weighted criteria:

Cost of the service excluding tax

10.

Understanding the Terms of Reference

20.

Experience with similar assessments

20.

Qualifications of the assessment team

25.

Quality of the proposed methodology

25.

The tenders are graded on a total of 100. The contract will be awarded to the tenderer who submitted the tender that obtained the highest total. It is specified that the contract will not necessarily be awarded to the lowest financial bidder.

The successful tenderer must provide, as soon as possible, without exceeding seven (7) days counting from the registered letter with acknowledgment of receipt or from the email from CFI making the request, the fiscal and parafiscal certificates. – that must be written in French – indicated in paragraph 7.1.1.

If an offer appears abnormally low, CFI may reject it by reasoned decision after having requested in writing the details it deems useful and verified the justifications provided.

Information

All technical and / or administrative information can be requested by email only, for the attention of Marie-Laure BRILLET, Quality Assessment Officer, at the following addresses: [email protected] and [email protected].