Finance Coordinator (Poste réservé aux nationaux Centrafricains et Candidats internationaux mais sous contrat local)

BUSINESS AND PLANNING PROCESS

• · Participer à l’élaboration des couts d’opérations du sous bureau (salaire staff support, cout opérationnel…)

• · Participer aux différentes révisions budgétaires de PO des projets du sous bureau

• · Suivre la consommation budgétaire des projets du sous bureau avec la collaboration des chefs de projet et détecter les lignes sous/sur consommées et d’éventuels dépassements au-delà de la limite prévue dans le contrat et proposer des corrections.

ACCOUNTING, TREASURY AND FILING

• · S’assurer du paiement des LSW des staffs expatriés chaque le 15 du mois.

• · Contrôler les commitments (engagements) des projets implémentés au sous bureau en les faisant ressortir pour une discussion avec le Logisticien chaque mois avant la clôture

• · Poster toutes les factures et journaux préenregistrés par l’assistant comptable pour chaque période avant la clôture et ainsi faire les F-53 et s’assurer que toutes les transactions du mois ont été comptabilisées et enregistrées dans SAP.

• · Veiller au scan de tous les dossiers financiers du sous bureau et insérer dans Teams chaque mois et envoyer les versions dures au CO moyennant la liste des pièces chaque le 15 du mois.

• · Suivre Méthodiquement les avances du sous bureau et veiller à la liquidation dans les différents délais conformément au manuel des opérations en respectant la règle de pas plus d’une avance à un staff

• · S’assurer qu’aucune avance au personnel ne dépasse 30 jours

• · S’assurer que toutes les transactions sur NR GRANT sont enregistrées durant chaque période pour le sous bureau

• · Faire un contrôle inopiné chaque mois de la petite caisse du sous bureau. Faire valider le formulaire de contrôle par le CSB et envoyer une copie au B.A et CFM

• · Veiller à la bonne codification des pièces comptables (GL) avant tout enregistrement dans SAP et acheminement à la logistique. Aussi veiller à l’utilisation des bons comptes de bilan lors des enregistrements.

• · Vérifier à la disponibilité budgétaire pendant toute revue comptable d’une réquisition et paiement

• · Veiller à l’enregistrement des charges fixes et courantes du sous bureau à savoir : Frais de communication (Telecel et crédit complémentaire), loyer (bureau et Guest), internet (VSAT et autre), Salaires, carburant, abonnement canal, consommation d’eau courante, électricité ceci avant la fin de chaque mois pour la période encours en tenant compte des charges constatée d’avance dans les comptes de bilan.

• · Suivre les paiements cash des activités sur le terrain.

• · Recueillir le cash forecast (prévisions) de chaque département et projet et soumettre pour consolidation au CO dans le délai requis.

• · Veiller qu’aucun cheque dans le rapprochement bancaire n’excède un délai de 3 mois. Auquel cas informer le CFM

• · Réaliser avec le concours de la logistique du sous bureau l’établissement de la fiche technique du sous bureau comportant : informations sur les Baux (nom, montant, périodicité…), gardiennage, internet, entrepôt, bref cout opérationnel nécessaire au fonctionnement du bureau.

FINANCIAL REPORTS AND ANALYSIS

• · Soumettre le draft du pack et le final dans le respect du délai chaque mois, prendre les actions pour cas de « pending Overdue » et informer le CFM en avant la clôture du mois

• · Faire le draft du rapprochement bancaire au plus tard le 2 du mois suivant et le final au plus tard le 5 de chaque mois. Le rapprochement bancaire devra être soumis au chef comptable pour analyse et au point focal pour consolidation conformément au différentes monnaies (monnaie Locale XAF et Monnaie du Groupe EUR)

• · Elaborer les drafts des rapports financiers chaque mois du sous bureau et partager avec les différents chefs de projets avec copie Chef de sous bureau, Directeur financier, B.A et chef comptable.

• · Préparer les rapports financiers des bailleurs dans le délai imparti et conformément aux exigences

• · Elaborer le rapport des avances non-liquidées chaque fin de semaine et partager avec les staffs concerné en copiant le CBS, le CFM et le business analyst.

CAPACITY BUILDING

• · Suivre l’activité de l’assistant comptable et faire son évaluation à mi-parcours et à la fin de l’année

• · Renforcer les capacités du staff, partenaires et autres acteurs du sous bureau et envoyer le rapport pour archivage

• · Former les chefs de projets à la lecture des rapports financiers et smart List

COMPLIANCE

• · Veiller à l’application des procédures financières en vigueur dans le pays conformément au manuel des opérations, guide des achats, politique de voyage, et autres … Informer le management en cas de débordement

• · Participer au lettrage des GL account du pays

• · Participer à l’élaboration des contrats pour les activités du sous bureau et relever les irrégularités.

• · Proposer des solutions pour l’amélioration du traitement comptable et financiers du sous bureau surtout en matière de gestion de cash

• · Veiller avec la collaboration de la logistique à la disponibilité des décharges ou liste d’émargement des différentes distributions de kits et autres