NRC: Logistics Procurement Officer Mali Bamako – Bamako

L’objectif du poste d”Officier Logistique, Chargé des achats est d’assurer la mise en œuvre au quotidien des responsabilités de la fonction logistique. Il/ elle garantit la planification, l”exécution et le suivi des achats et contrats à Bamako, en conformité avec les SOP de NRC et les exigences bailleurs. Il/ elle appuie les programmes et les zones pour assurer des approvisionnements efficaces, transparents, traçables et dans les délais.

Key Responsibilities

1 – Responsabilités générales

• Veille au respect des politiques, manuels, directives et procédures opérationnelles standard (SOP) de NRC et des exigences des bailleurs ;
• Exécute les fonctions logistiques déléguées conformément au plan d’action ;
• Mène les activités logistiques opérationnelles quotidiennes et assure leur suivi ;
• Contribue à l’administration des ressources afin que les livrables soient réalisés suivant les budgets, les délais et les normes établis ;
• Prépare et élabore des rapports logistiques suivant les demandes du bureau pays/de zone ;
• Contribue à l’élaboration de SOP si besoin ;
• Veille au bon archivage de tous les documents justificatifs ;
• Promeut et partage des idées pour améliorer la fonction logistique ;

• Effectue d’autres tâches attribuées par le supérieur hiérarchique.

2 – Responsabilités spécifiques

• Etre redevable de la gestion de la chaine d”approvisionnement au bureau de coordination : demande et suivi des achats, réception des biens, gestion et partage du catalogue des prix et mise à jour/compilation de la liste des fournisseurs, etc ;

• Rechercher des lieux pour les formations, ateliers ou pour l”hébergement du personnel NRC ;

• Participer à l’organisation des marchés de fournitures, transport, construction, services et transferts conformément aux procédures de NRC ;

• Assurer le paiement des factures fournisseurs au bureau de Bamako, tous seuils confondus, en coordination avec les Finances;

• Conseiller et accompagner la mission dans la mise en œuvre de la politique d’achat et la fixation d”objectifs d”optimisation de coûts, qualité et délais ;

• Définir les procédures d”achats applicables pour les marchés de fournitures, transport, construction, services et élaborer les cahiers de charges techniques exprimant les besoins de la mission ;

• Prospecter, rédiger les appels d’offres et sélectionner les fournisseurs capables de répondre aux besoins stratégiques de la mission ;

• Négocier avec les fournisseurs les conditions d”approvisionnement en termes de coût, qualité, délai, conditions de paiement;

• Gérer les performances fournisseurs (suivi qualité, délais, incidents et plan d”amélioration) et développer des relations à long terme avec les fournisseurs privilégiés;

• Construire et manager la qualité fournisseur et développer des relations à long terme avec des fournisseurs privilégiés ;

• Identifier, anticiper et gérer les risques fournisseurs ;

• Assurer le bon acheminement des marchandises jusqu”à la livraison aux services concernés ;

• Mettre en œuvre et suivre les indicateurs de son activité ;

• Assurer l’archivage des dossiers physiques et électroniques complets sur SharePoint et la traçabilité dans Agresso ;

• Contrôler les procédures d’achats et l’exécution des marchés ;

• Définir avec les services concernés les points de contrôle permettant d’optimiser le contrôle interne de la chaîne achat et de contribuer au contrôle budgétaire des dépenses ;

• Soumettre les rapports qui lui sont assignés et les soumettre selon le calendrier en place ;

• Assurer la gestion et le suivi des contrats ou accords cadre supports/ programmes d”achats, de services et de travaux (renouvellements, modifications, échéances) gérés par le bureau de Coordination;

• Créer les supplier ID des fournisseurs et sauvegarder les documents administratifs des fournisseurs dans le team site pour Bamako ;

• Mettre en place et tenir à jour le registre des fournisseurs pré qualifiés pour Bamako.

Requirements and Qualifications

Compétences

Les compétences sont importantes pour permettre à l’employé et à l’organisation de fournir les résultats attendus. Elles concernent tous les employés et sont réparties entre les catégories suivantes :

1. Compétences professionnelles

Les compétences professionnelles sont les aptitudes, connaissances et expériences qui sont essentielles pour assurer une bonne performance.

Compétences professionnelles générales :

• Avoir un Diplôme de Bac + 4 en Gestion, Logistique et Transport ou dans un domaine connexe ;

• Expérience professionnelle comme Officier dans la logistique, chargé des achats dans un contexte humanitaire ;

• Expérience professionnelle antérieure dans des contextes complexes et instables;

• Résultats avérés sur les responsabilités du poste ;

• Anglais un atout.

Aptitudes, connaissances et expériences spécifiques au contexte :

• Compréhension du contexte ;

• Connaissance des langues locales un atout ;

• Bonne connaissance de l’outil informatique (Excel, Word Power point, Internet et autres logiciels).

2. Compétences comportementales

Consultez le référentiel des compétences de NRC et sélectionnez entre 3 et 6 compétences requises pour ce poste ; incluez l’intitulé de la compétence, et quelques indicateurs (ou tous ces derniers).

Il s’agit des qualités personnelles qui influencent le succès des personnes sur leur poste. Le référentiel des compétences de NRC comporte 12 compétences comportementales, dont les suivantes sont essentielles pour ce poste :

• Planifier et obtenir des résultats ;

• Analyser ;

• Gérer les environnements peu sûrs ;

• Communiquer de manière respectueuse et impactant ;

• Travailler avec les gens ;

• Faire face au changement.

About Norwegian Refugee Council

The Norwegian Refugee Council (NRC) is a global humanitarian organisation helping people forced to flee.

Join us in assisting millions of people in areas where others cannot, tackling some of the world”s most dangerous and difficult crises. Bring your skills and dedication to an organisation recognised for providing high quality aid and for defending the rights of refugees and internally displaced people.

At NRC, we give responsibility to employees at all levels and foster professional growth and innovative teams. You can expect a supportive culture and an open dialogue with management. We are committed to diversity, equity and inclusion.

Together, we save lives and rebuild futures.

Safeguarding is central to NRC’s work. We expect all employees to:

• treat everyone with respect and dignity

• contribute to building a safe environment for all

• never engage in any form of exploitation, harassment and specifically sexual exploitation, abuse and sexual harassment (SEAH)

• always report. NRC has a zero-tolerance approach to inaction against exploitation, abuse and SEAH