Main Purpose of Job:

The Communications Officer will deliver professional and effective handling of Japanese/international media in order to generate measurable engagement and high-impact coverage that promotes the UK’s priorities in Japan and improves perceptions.

Working under the direction of the Head of Media the job holder will work closely with relevant Japan Network teams to leverage traditional and new media. They will proactively contribute to campaigns and plans and lead activities beyond media engagement that help create impact and help the Japan Network reach its Country Plan objectives. 

コミュニケーション・オフィサーは、日本および海外メディアへの対応を担当し、英国の対日優先事項を分かりやすく効果的に伝える役割を担います。メディアでの露出や情報発信を通じて、英国への理解や認知を高め、大きな影響力を生み出すことが期待されています。

メディア責任者の指示のもと、ジャパンネットワーク内のさまざまなチームと協力しながら、新聞・テレビなどの従来型メディアと、SNSなどの新しいメディアの両方を使って効果的に情報を発信します。
また、キャンペーンや広報計画の立案・実施にも積極的に関わり、メディア対応にとどまらない幅広いコミュニケーション活動を主導します。こうした取り組みを通じて、英国の対日政策や優先事項の発信力を高め、ジャパンネットワークがカントリープランの目標を達成するための成果につなげます。

What the Jobholder will be Expected to Achieve:

Professional Press Handling & Media Relations:

• Develop and maintain positive relationships with Japanese media and in-country media in print, broadcast and online.
• Respond to media enquiries and identify best media opportunities for senior management to deliver HMG messages (e.g. press conferences, media briefings, roundtables, luncheons, dinners).
• Lead on arrangements for media interviews, accompanying and supporting interviewees from the Japan Network and visitors such as VIPs.
• Arrange media calls for the Ambassador, Deputy Head of Mission, and senior management to maintain relationships with influential figures from media outlets in Japan.

Collaboration and Ownership:

• Working under the direction of Head of Press and Publications, actively support and advise others in the department with insight and contacts with media outlets, from news to features and specific thematic or niche areas relevant to Japan Network departments.
• Draft and contribute to press and media plans for campaigns and other communications plans with insight and ideas.
• Act as the focal point for press and communications action to deliver communications solutions. Attend regular meetings with sector teams and act as focal point and link for them and the wider Comms team.
• Draft copy, support colleagues to draft copy and create social media posts, publishing on relevant accounts with a focus on speed and accuracy.

Media Monitoring:  

• Use online media and social media monitoring tools, to report on coverage and gain insight into perceptions of the UK on specific issues or themes.
• Produce clear and concise regular and ad-hoc media monitoring reports of coverage on Japan Network priority events and share with relevant sections.

Wider Team Support and Other Responsibilities:

• Work in sync with the other communications colleagues to share knowledge and cover relevant responsibilities/workload during busy periods or times of absence.
• Collaborate with team members in translation, proof-reading and copy editing.
• Support Japan Network priority moments such as VIP visits, large events and cross-team activities.
• Support during events or when needed with photography.
• Support the Strategic Creative Studio with simple video editing and subtitling when needed.

専門的な報道対応およびメディア関係の構築

• 日本のメディアおよび国内メディア（新聞・テレビ・オンライン）との良好な関係を構築・維持する
• メディアからの問い合わせに対応し、上層部が英国政府からのメッセージを発信するための最適なメディア機会を見極める（例：記者会見、メディア向け説明会、意見交換会、昼食会、夕食会）
• ジャパンネットワーク関係者やVIP訪問者によるメディアインタビューの調整を主導し、同行・サポートを行う
• 大使、公使およびシニアマネジメントが、日本の主要メディア関係者と関係を維持できるよう、メディアとの会議の調整を行う

協働および主体的な業務遂行

• 報道・出版責任者の指示のもと、ニュースから特集、テーマ性の高い専門分野まで、各種メディアに関する知見や人脈を活かし、部門内の職員を支援・助言する
• キャンペーンや広報計画のためのプレス・メディアプランに、洞察やアイデアを提供して貢献する
• ジャパンネットワーク内の特定の部門チームにおけるプレス・コミュニケーション対応の中心的存在として、情報発信のソリューション提供を担う。関連分野のチームとの定例会議に出席し、他のチームとコミュニケーションチームの橋渡し役を務める
• 原稿作成およびSNS投稿を行い、適切なアカウントで発信する

メディアモニタリング

• オンラインメディアおよびSNSのモニタリングツールを使用し、報道内容や特定テーマに関する英国への見方・反応を把握する
• ジャパンネットワークの重点イベントに関する報道について、簡潔で分かりやすい随時レポートを作成し、関係部署へ共有する

チーム全体のサポートおよびその他の業務

• 他のコミュニケーションチームの同僚と連携し、知見を共有するとともに、繁忙期や不在時に互いの業務を補完する
• 翻訳、校正、コピー編集においてチームメンバーと協働する
• VIP訪問、大規模イベント、部門横断の活動など、ジャパンネットワークの重点取り組みをサポートする
• イベント時や必要に応じて、写真撮影に関するサポートを行う
• 必要に応じて戦略的クリエイティブチーム(Strategic Creative Studio)の業務を支援し、簡単な動画編集や字幕作成を担当する

• Knowledge of the Japanese media landscape, including good understanding of current digital media tools, channels and influencers is essential
• Competency in using and managing social media channels with a focus on speed and accuracy to ensure content remains current and relevant
• Strong writing skills and ability to convey messages in a clear and concise manner, even when content is complex or industry-specific
• Experience in delivering professional media events, briefings and interviews for business organisations
• Strong IT skills (Microsoft Office) with experience of working in an English speaking environment
• Country knowledge and proven ability to engage Japanese, UK and international audiences
• Able to perform ad-hoc translation

Language requirement:

This role requires written and spoken proficiency in both English and Japanese. fluency (minimum of C2 level for CEFR framework*) in one language and business level (minimum of high B2) in the other.

*Common European Framework of Reference (CEFR) for Languages sets the following mastery or proficiency levels:

C2: Can understand with ease virtually everything heard or read. Can summarise information from different spoken and written sources, reconstructing arguments and accounts in a coherent presentation. Can express themself spontaneously, very fluently and precisely, differentiating finer shades of meaning even in more complex situations.
B2: Can understand the main ideas of complex text on both concrete and abstract topics, including technical discussions in their field of specialisation. Can interact with a degree of fluency and spontaneity that makes regular interaction with native speakers quite possible without strain for either party. Can produce clear, detailed text on a wide range of subjects and explain a viewpoint on a topical issue giving the advantages and disadvantages of various options.

For more information, please click on the following link CEFR. Please bear in mind in case you are invited for an interview your languages skills are going to be assessed.