Licitación AUDITORÍA EXTERNA-Programa Cooperación para el Desarrollo Finlandia

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TÉRMINOS DE REFERENCIA

LICITACIÓN

AUDITORÍA EXTERNA-Programa Cooperación para el Desarrollo Finlandia

Coordinadora Latinoamericana y del Caribe de

Pequeños Productores y Trabajadores de Comercio Justo, CLAC

San Salvador – El Salvador

Sitio Web:

www.clac-comerciojusto.org

– Antecedentes CLAC

1. Acerca de la Coordinadora Latinoamericana y del Caribe de Pequeños Productores de Comercio Justo – CLAC

La Coordinadora Latinoamericana y del Caribe de Pequeños Productores de Comercio Justo (CLAC), es una Asociación constituida con personería jurídica en El Salvador, que agrupa a las Organizaciones de Pequeños Productores (OPP’s) y Organizaciones de Trabajadores dentro del Comercio Justo de América Latina y el Caribe.

CLAC está organizada en “Coordinadoras Nacionales”, “Redes de Productos” y una “Red de trabajadores”; las primeras agrupan a las organizaciones miembros de CLAC por país, mientras que las segundas o, agrupan a las organizaciones por producto independientemente del país en el que se encuentren.

La misión de CLAC es representar a las organizaciones democráticamente organizadas, velar por su fortalecimiento y desarrollo, facilitar asistencia a sus asociados, promocionar sus productos y valores, e incidir en instancias sociales, políticas y económicas. Las líneas estratégicas de trabajo de CLAC son: 1) Fortalecimiento Organizacional y Operativo de CLAC, 2) Promoción del Comercio Justo, sus valores y principios, 3) Fortalecimiento y Desarrollo de nuestras organizaciones miembro, 4) Crecimiento y vinculación con mercados existentes y nuevos, 5) Incidencia, 6) Ejes Transversales: Género, Cambio Climático, Soberanía Alimentaria, Protección Infantil, Inclusión de jóvenes, Sostenibilidad Ambiental y Buenas Prácticas Laborales.

Con el fin de apoyar las Organizaciones miembro, CLAC ha desarrollado una Estrategia de Fortalecimiento de Capacidades que busca apoyar a las Organizaciones miembros, en 5 componentes: 1) Organizacional, 2) Financiero, 3) Mercado, 4) Producción y 5) Temas comunes y ejes transversales. Esta estrategia debe ser conducida por una persona en cada país y en conjunto con la Coordinadora Nacional, y en estrecha coordinación con la persona responsable de Fortalecimiento y Desarrollo a nivel de CLAC.

Nuestra Misión

Somos una instancia de representación de organizaciones de pequeños (as) productores (as) y trabajadores (as) democráticamente organizados, dirigida al fortalecimiento y desarrollo de las organizaciones de base.

Facilitamos asistencia a nuestros asociados, promocionamos sus productos y valores e incidimos en instancias sociales, políticas y económicas.

Nuestra Visión

Ser la red líder en representación, acompañamiento y fortalecimiento de organizaciones de pequeños(as) productores(as) y trabajadores(as) de Comercio Justo en América Latina y el Caribe, impulsando el desarrollo sostenible y promoviendo el empoderamiento, la autogestión y los derechos humanos para alcanzar medios de vida dignos de productores(as), trabajadores(as) y sus comunidades.

2. Acerca del Programa Cooperación para el Desarrollo Finlandia –CLAC

Con el fin de contribuir a la misión de CLAC y apoyar a sus organizaciones miembro, CLAC junto con apoyo de Fairtrade Finlandia está implementando un programa con duración de cuatro años (2018-2021). El programa ha sido diseñado de acuerdo a la teoría de cambio de Fairtrade y el plan estratégico de CLAC que busca mejorar los medios de vida de los (as) productores (as) y trabajadores (as) del comercio justo a través de y el ejercicio de sus derechos. En CLAC, el programa está constituido por cinco proyectos:

· “Miel para el futuro”: OPP’s de comercio justo lideran la adaptación al cambio climático en Guatemala. Tiene como objetivo general: Mejorar la calidad de vida de los apicultores guatemaltecos de comercio justo afectados por el cambio climático a través de la implementación de una estrategia integral de fortalecimiento.

· “Chanjman nan klima: cambio climático, un desafío para el futuro de los pequeños productores haitianos”. El objetivo de este proyecto es contribuir a la sostenibilidad de los medios de vida de los(as) pequeños(as) productores(as) de dos cooperativas de base de cacao y café y sus familias en Plaisance, Haití.

· “Intercambio: Incidencia y Liderazgo en Cambio Climático”, cuyo objetivo es fortalecer las capacidades de CLAC y las coordinadoras nacionales de comercio justo de Ecuador, Bolivia, Nicaragua, El Salvador y Guatemala para incidir en favor de acciones sociales y políticas públicas que promuevan la adaptación al cambio climático con un enfoque de comercio justo.

· “Red de Trabajadores(as) de comercio Justo construyendo sinergias”, cuyo objetivo es contribuir al fortalecimiento y reconocimiento de la red de trabajadores de Comercio Justo.

· “Sostenibilidad de los medios de vida de las organizaciones en café de Honduras”, cuyo objetivo es contribuir a la sostenibilidad de los medios de vida de 16 Organizaciones de Pequeños(as) Productores(as) de café y su derecho a ingresos dignos.

· “Emprendimientos inclusivos de café adaptados al clima en Bolivia”, Cuyo objetivo es el fortalecimiento de las organizaciones y sus vínculos con los objetivos de desarrollo sostenible específicos.

Acerca de la Coordinadora Guatemalteca de Comercio Justo – CGCJ

El consorcio que gestiona la acción del Proyecto Miel para el Futuro será liderado por CLAC, con el apoyo de la Coordinadora Guatemalteca de Pequeños Productores de Comercio Justo (CGCJ). La CGCJ forma parte del comité operativo del proyecto y administra los fondos en país del Proyecto Miel para el Futuro, para lo cual recibe recursos y apoyo de parte del programa y CLAC.

La CGCJ fue fundada en 2008 y aglutina 14 organizaciones de pequeños productores, principalmente caficultores y apicultores. La CGCJ tiene entre muchos otros roles el de agremiar y organizar a los miembros de CLAC en su país y representar a éstas en su territorio, buscar mecanismos de gestión para incidir en las políticas locales a favor de las organizaciones miembros y formular, presentar y coordinar proyectos orientados hacia la sostenibilidad y fortalecimiento de las organizaciones de pequeños productores en su país.

Los desafíos que los productores de café en pequeña escala enfrentan en Guatemala son similares a los de todos los países de América Central: la baja productividad, los efectos del cambio climático, los altos costos de producción, la falta de economías de escala, la falta de inversión de capital, la limitada renovación del liderazgo y satisfacción de los clientes. Una preocupación de las organizaciones de productores ha sido la baja lealtad ocasional de los miembros de la organización. Asimismo, Guatemala aparece en la lista de la Naciones Unidas como país de alto riesgo en cuanto a las peores formas de trabajo infantil, a lo que no escapan totalmente las organizaciones de productores certificadas comercio justo-Fairtrade.

Otra dificultad estructural de relevancia que enfrentan las OPPs es la alta edad promedio de los productores(as) asociados (46 años), por lo que el tema del relevo generacional es un desafío de primer orden para viabilizar la incorporación de los y las jóvenes al proceso productivo, como elemento vital para lograr la sostenibilidad en el mediano y largo plazo.

Acerca de Coordinadora Hondureña de Pequeños(as) Productores(as)- CHPP

El consorcio que gestiona la acción del Proyecto Sostenibilidad de los medios de vida de las organizaciones de café en Honduras será liderado por CLAC, y ejecutado por Coordinadora Hondureña de Pequeños Productores (CHPP). La CHPP forma parte del comité estratégico del proyecto y administra los fondos en país del Proyecto, para lo cual recibe recursos y apoyo de parte del programa y CLAC.

La CHPP tiene entre muchos otros roles el de agremiar y organizar a los miembros de organizaciones de OPPs certificadas Comercio Justo de su país y representar a ésta en su territorio, buscar mecanismos de gestión para incidir en las políticas locales a favor de las organizaciones miembros y formular, presentar y coordinar proyectos orientados hacia la sostenibilidad fortalecimiento de las organizaciones de pequeños productores en su país, nace como un organismo de congregación, coordinación e integración de las organizaciones de pequeños productores. La estructura organizacional está constituida por una Asamblea, representada por cada una las organizaciones de pequeños productores con el Sello de Comercio Justo en Honduras; asimismo por una Junta Directiva, la cual es nombrada y elegida por la Asamblea mediante un proceso totalmente democrático.

Su función va encaminada al fortalecimiento de las organizaciones de pequeños productores, a la promoción del comercio justo, al fomento de la comunicación e integración entre estas organizaciones, la representación y emprendimiento de iniciativas que resulten en beneficio para los pequeños productores.

Acerca de Bureau de Promotion du Développement Rural (BUPRODER)**

El consorcio que gestiona la acción del Proyecto Chajman Nan Klima será liderado por CLAC. BUPRODER forma parte del comité operativo del proyecto y ha sido contratado por CLAC para administrar los fondos en país del Proyecto, para lo cual recibe recursos y apoyo de parte del programa y CLAC.

BUPRODER es una consultora fundada en 2011, especializada en el asesoramiento a empresas y organizaciones interesadas en el medio rural haitiano, que representa alrededor de 53% de la población total del país y 97% de su territorio (fuente: Institut Haïtien de Statistiques et d’Informatique, estimación del 2009). La creación de BUPRODER parte de la constatación de la falta de recursos humanos cualificados capaces de contribuir convenientemente al desarrollo del medio rural, pese a la presencia, en algunos casos, de una administración pública, sin embargo débil, y/o de organizaciones no gubernamentales sin coordinación real. Su filosofía de BUPRODER se basa en la formación y la creación de fuentes de ingresos como instrumentos de lucha contra la pobreza. La visión de BUPRODER es promover y contribuir al desarrollo sostenible de un medio rural socialmente justo, económicamente viable y respetuoso con el medioambiente, dónde las condiciones de vida de la población rural sean mejoradas mediante la formación y la creación de fuentes de ingresos que les garanticen un futuro seguro. Su misión de BUPRODER es aportar a las empresas y organizaciones del medio rural una formación de calidad y herramientas adecuadas que les permitan reforzar sus capacidades y dar soluciones a los problemas de gestión que les puedan surgir. Orientando sus intervenciones en la calidad y la sostenibilidad, BUPRODER promueve valores universales: integridad, equidad, ética, igualdad de sexos, solidaridad, justicia, respeto de la biodiversidad. BUPRODER, tiene una larga experiencia a nivel de los 10 departamentos geográficos de Haití en consultorías con cooperativas agrícolas en café, cacao y mango, suministrándoles capacitaciones, asistencias técnicas, servicios de estudios de mercado, planes estratégicos y de negocios, etc. Cuenta con normas y procedimientos establecidos que aseguren el manejo eficiente de fondos.

Acerca de la Coordinadora Nacional de Comercio Justo de Bolivia – CNCJ-Bolivia

Tiene entre muchos roles el de agremiar y organizar a los miembros de CLAC en su país y representar a ésta en su territorio, buscar mecanismos de gestión para incidir en las políticas locales a favor de las organizaciones miembros y formular, presentar y coordinar proyectos orientados hacia la sostenibilidad y fortalecimiento de las organizaciones de pequeños productores en su país.

Países productores participantes en la CLAC

1. Argentina

2. Belice

3. Bolivia

4. Brasil

5. Chile

6. Colombia

7. Costa Rica

8. Cuba

9. Ecuador

10. El Salvador

11. Granada

12. Guatemala

13. Guyana

14. Haití

15. Honduras

16. Islas de Barlovento (Santa Lucía, San Vicente y Las Granadinas)

17. Jamaica

18. México

19. Nicaragua

20. Panamá

21. Paraguay

22. Perú

23. República Dominicana

24. Uruguay

Productos

1. Aceite, nuez y semillas

2. Azúcar

3. Banano

4. Cacao

5. Café

6. Frutas frescas y jugos

7. Miel

8. Vino

9. Quinua

10. Artesanías

11. Infusiones, hierbas aromáticas y té

12. Flores

13. Vegetales

Estructura de la CLAC en América Latina y El Caribe

La CLAC está integrada por más de novecientas cinco Organizaciones de Pequeños Productores (OPPs) en 24 países de la región, que representan alrededor de 300,000 pequeños productores. A su vez, estas organizaciones están agrupadas en “Coordinadoras Nacionales” en cada país, y en “Redes de Productos” dependiendo del producto que producen.

La Asamblea General

La máxima autoridad de CLAC es su Asamblea General. La componen alrededor de 170 delegados de las Organizaciones de Pequeños Productores y Asociaciones de trabajadores de Comercio Justo de los diferentes países y productos dentro de América Latina y el Caribe.

La Asamblea General se celebra cada tres años. La primera, es decir, la constitutiva, se llevó a cabo en la Ciudad de Oaxaca, Estado de Oaxaca, México, los días 11, 12 y 13 de agosto de 2004. La Segunda Asamblea General se llevó a cabo en la Ciudad de Santo Domingo, República Dominicana, los días 26, 27 y 28 de octubre de 2006. La tercera asamblea se realizó el 28 y 29 de octubre 2008 en la Ciudad de Antigua Guatemala, Guatemala. La cuarta asamblea se realizó en San Pedro Sula, Honduras, los días 4 y 5 de noviembre del 2010. La quinta Asamblea se realizó en Quito-Ecuador los días 21, 22 y 23 de noviembre del 2012. La sexta asamblea se realizó en San Salvador, El Salvador, los días 19 y 20 de noviembre de 2015 y la más reciente, la séptima asamblea que ha sido realizada en Lima, Perú, el 8 y 9 de noviembre de 2018.

Coordinadoras Nacionales

Las coordinadoras nacionales son una figura muy importante dentro de CLAC, puesto que constituyen sus brazos y fuerza operativa. Estas se constituyen por las organizaciones de pequeños productores de Comercio Justo en cada país, independientemente de lo que producen. Es importante señalar que las Coordinadoras Nacionales tienen sus propios procesos y estructuras de toma de decisiones. Los representantes de la Junta Directiva de la CLAC, además, promueven una estrecha coordinación con y entre las Coordinadoras Nacionales de cada subregión de América Latina y el Caribe.

Redes de Producto

Otro eje de organización es la de las Redes de Producto. Se trata de redes internacionales de organizaciones de pequeños productores de Comercio Justo que se organizan en función de la problemática y estrategias de un producto en particular. Actualmente los productores de la CLAC producen los siguientes productos certificados, aparte de un sinfín de otros productos y todas organizadas en las Redes de: café, cacao, banano, frutas frescas y jugos, así como las de otros productos.

Líneas de acción de CLAC

Para cumplir su misión, la CLAC trabaja actualmente sobre las siguientes líneas de acción:

1. Fortalecimiento organizacional y operativo de la CLAC.

2. Promoción del Comercio Justo, sus principios y valores.

3. Fortalecimiento y desarrollo de nuestras organizaciones miembro.

4. Crecimiento y vinculación con mercados existentes y nuevos.

5. Incidencia.

6. Ejes transversales: Género, Cambio Climático, soberanía alimentaria, protección infantil, inclusión de jóvenes, sostenibilidad ambiental y buenas prácticas laborales.

DEL PROCESO DE LICITACIÓN DE AUDITORÍA EXTERNA

I. OBJETO DE LA LICITACIÓN

La Coordinadora Latinoamericana y del Caribe de Pequeños Productores de Comercio Justo – CLAC llama a Licitación con el propósito de contratar una firma privada de auditoría externa que elabore sus reportes en inglés y español con experiencia en Organizaciones Sin Fines de Lucro, para que realice una auditoría de los Estados Financieros de los proyectos del Programa de Cooperación para el Desarrollo Finlandia, el cual recibe financiamiento del Gobierno de Finlandia y otras Oficinas Nacionales de Comercio Justo (NFOs por sus siglas en inglés), de conformidad con las Normas Internacionales de Auditoría.

II. ALCANCE DE LA LICITACIÓN

La auditoría externa se realizará sobre los Estados Financieros anuales del Programa de Coooperación para el Desarrollo Finlandia de CLAC al cierre del ejercicio 2021-2022 (Enero 2021 a Febrero 2022), en donde se auditarán los proyectos Miel para el Futuro, Red de Trabajadores Construyendo Sinergias, Intercambio; Incidencia y Liderazgo en Cambio Climático; Chanjman nan klima: cambio climático, un desafío para el futuro de los pequeños productores haitianos; Sostenibilidad de los medios de vida de las organizaciones en café de Honduras, Emprendimientos inclusivos de café adaptados al clima en Bolivia y Field Coordination, opinando si los mismos han sido preparados sobre las condiciones del Ministerio de Asuntos Exteriores de Finlandia para el apoyo a organizaciones no gubernamentales y municipalidades, así como la base de las Normas Internacionales de Contabilidad, de acuerdo a normas contables adecuadas y a normas legales y reglamentarias, vigentes y aplicables a las Organizaciones Sin Fines de Lucro en El Salvador y de acuerdo a las normativas internas de la CLAC.

III. MONTOS AUDITABLES Los montos globales por auditar en el período de doce meses son de $757,371.43 Dólares de los Estados Unidos, detallados así:

Gastos

Ejecutados al 31 de Octubre de 2021:

*Aun está pendiente ejecutar actividades de noviembre 2021 a Febrero 2022 y se espera que se ejecute el 100% de acuerdo a los presupuestos anuales, siendo esto el monto máximo a auditar como gastos.

IV. INFORMES REQUERIDOS

Se desarrollarán tres fases (referirse al anexo de instrucciones):

a) Primera Fase

Carta de gerencia español e inglés: Ésta se debe recibir en una fecha previa a la elaboración de los reportes en borrador, y justo después de terminada la revisión, para subsanar las condiciones que se hayan podido presentar durante dicho proceso, la fecha estipulada para presentación de la carta es: 17 de febrero de 2022 . Y debe contener lo siguiente:

· Comentarios, conclusiones y recomendaciones sobre los registros contables y el sistema de control interno, resultantes del trabajo de auditoría realizado.

· Descripción de los procedimientos aplicados y de la metodología utilizada.

· Identificación de las deficiencias específicas constatadas en los sistemas y controles auditados y formulación de las recomendaciones que correspondan en cada caso.

· Información sobre el grado de cumplimiento de las recomendaciones de auditoría.

· Los asuntos que llegaron a su atención durante la auditoría y que puedan tener un impacto significativo en los Estados Financieros.

· Otros asuntos que el Auditor juzgue pertinente.

La retroalimentación a la Carta de Gerencia, por parte de la Administración y Dirección Ejecutiva de CLAC, deberá ser presentada a más tardar el 21 de febrero de 2022.

b) Segunda Fase:

Informes en borrador:

Informe por proyecto (versión en español e inglés): Dictamen de Auditoría acompañados de los Estados Contables con sus correspondientes Notas, Cuadros y Anexos.

Informe institucional consolidado de todos los fondos (en español e inglés): Contendrá como mínimo:

a) Comentarios, conclusiones y recomendaciones sobre los registros contables y el sistema de control interno, resultantes del trabajo de auditoría realizado.

b) Descripción de los procedimientos aplicados y de la metodología utilizada.

c) Identificación de las deficiencias específicas constatadas en los sistemas y controles auditados y formulación de las recomendaciones que correspondan en cada caso.

d) Información sobre el grado de cumplimiento de las recomendaciones de auditoría.

e) Los asuntos que llegaron a su atención durante la auditoría y que puedan tener un impacto significativo en los Estados Financieros.

f) Otros asuntos que el Auditor juzgue pertinente.

Asimismo, es importante que los informes contengan la información especificada en las instrucciones dadas por el donante (Fairtrade Finlandia). Ver anexo Auditing Instructions FINLANDIA.

Estos informes deben ser presentados en calidad de borrador, para ser revisados y aprobados por CLAC. Después de recibida la retroalimentación a la Carta de Gerencia. La fecha estipulada para presentación de informes en borrador es el 23 de febrero de 2022.

Y cada informe deberá contener lo siguiente: Dictamen de Auditoría acompañado de los Estados Financieros con sus correspondientes Notas, Cuadros y Anexos.

La aprobación a los Informes en borrador, por parte de la Administración y Dirección Ejecutiva de CLAC, deberá ser presentada a más tardar el 25 de Febrero de 2022.

c) Tercera Fase:

Informes definitivos: Una vez discutidos y aprobados los informes en borrador correspondientes, los siguientes informes deberán contar con la firma del Auditor Externo encargado. La fecha estipulada para presentación de informes definitivos es: 28 de Febrero de 2022.

Los informes deberán ser presentados en físico a la sede de CLAC y enviados por correo electrónico a Finlandia en calidad de definitivos.

Nota Importante: Toda explicación a asuntos de fondo o comentarios en relación a observaciones señaladas que se haga durante y post auditoría, se debe dejar por escrito, con constancia de que se hizo; ya sea a través de notas firmadas o por correo electrónico, copiando a los jefes inmediatos de las personas involucradas. Además, se debe dejar evidencia por escrito sobre cambios de fechas estipuladas en este documento y/o cualquier disposición que se tome durante el proceso.

Tambien debe cumplir con elaboración de otros anexos establecidos por el cooperante relacionados al control internos.

V. PLAZOS

La fecha límite para enviar la propuesta técnica-financiera es hasta el 13 de Diciembre de 2021.

Fecha para confirmar aceptación de oferta, el 17 de diciembre 2021.

La fecha para iniciar la Consultoría es a partir del 10 de febrero de 2022.

El Dictamen de Auditoría junto con el resto de los informes requeridos finales, deberán ser entregados el 28 de Febrero de 2022.

VI. FORMA DE PAGO

Se pagará el 60% del monto de la propuesta aceptada en el mes de diciembre 2021, para el cual se solicitará factura con el detalle que corresponderá a cada proyecto auditado.

El 40% del monto de la propuesta aceptada se pagará al recibir los informes finales 28 de Febrero 2022.

Adquiriendo el compromiso de responder y facilitar información en días posteriores a la fecha de término (Febrero), si existiese consulta(s) de parte del Cooperante respecto al informe de auditoría.