OFICIAL DE ADMINISTRACION DE PROYECTOS NARIÑO

Descripción General del Cargo

El / La Oficial Administración de Proyectos es el responsable de garantizar los procesos financieros, logísticos, administrativos y de recursos humanos de la oficina de Nariño. El / La apoya directamente al Coordinador de

Proyecto de la oficina. El / La Oficial Administración de Proyectos es un integrante de la Unidad de Apoyo.

Perfil Profesional y Experiencia

Indispensable : Formación profesional en ciencias contables y administrativas. Experiencia comprobada de 2 años en posiciones administrativas y financieras. Manejo de programas de Microsoft Office. Con énfasis en Excel. Conocimiento y experiencia para garantizar el cumplimiento del régimen tributario, contable y otras leyes pertinentes a la legislación colombiana. Experiencia en administración de proyectos, con Organizaciones no Gubernamentales Internacionales y / o Nacionales y acompañamiento a socios locales.

Deseable: Experiencia en administración de proyectos financiados por la ECHO, Comisión Europea, Naciones Unidas u otros donantes internacionales.

Funciones del Cargo

A nivel de Administración Financiera

• Realizar la administración financiera de los proyectos implementados en el Departamento de Nariño.

• Presentar informes de ejecución presupuestal mensuales de todos los proyectos implementados en Nariño.

• Facilitar el análisis de seguimiento presupuestal de los proyectos.

• Verificar que los soportes contables y financieros cumplan con los lineamientos del Contrato del donante.

• Garantizar el cumplimiento de los lineamientos de rendición de cuentas del donante.

• Elaborar informes financieros para el donante

• Revisar los informes financieros de los socios locales

• Mantener y resguardar el cumplimiento y la eficiencia en los distintos procedimientos internos, tributarios y contables.

A Nivel Administrativo

• Mantener el cumplimiento y la eficiencia en los distintos procedimientos internos, tributarios y contables dados por la oficina Nacional.

  Hacer seguimiento a los contratos de proveedores, arrendamientos, servicios, seguros, consultores, contratistas, etc., de la oficina.

* A NIVEL DE RECURSOS HUMANOS

• Garantizar el cumplimiento del Reglamento Interno de Trabajo.

• Enviar el reporte de novedades (vacaciones, incapacidades, compensatorios y permisos) del empleado personal.

• Ser el punto focal de los asuntos relacionados con Recursos Humanos.

A Nivel Logístico

• Realizar de forma oportuna, completa y eficaz todos los procesos de compra, requeridos por la de Compras y por la oficina para garantizar la implementación de las actividades.

• Ingresar todos los documentos requeridos en PeopleSoft garantizando el cumplimiento de la política de compras

• Organizar la logística de talleres, entrenamientos, eventos comunitarios, viajes, acomodación y transporte para el personal

• Mantener y respondedor por el inventario de activos y enseres de la oficina regional

• Mantener y responder por el inventario materiales, suministros de cafetería y papelería de la oficina

• Garantizar el adecuado proceso de entrega de materiales programáticos (kits, materiales impresos, insumos, etc.)

• Apoyar todas las actividades desarrolladas por la oficina (preparación de materiales, legalización de gastos a los participantes, impresión de documentos, etc.).

A nivel de Tesorería

• Manejar la caja menor

• Hacer seguimiento a las legalizaciones de anticipos del staff y de las actividades

• Es responsable de todas las cuentas por cobrar, cuentas por pagar y gestión de tesorería de la oficina.

  Enviar semanalmente a la oficina Nacional el ciclo de pago a proveedores, garantizando el cumplimiento de la política de tesorería.