Oficial de Administración y Recursos Humanos

El Oficial de Administración y Recursos Humanos es responsable de ejecutar las tareas de recursos humanos, administrativas y legales relacionadas con los Medical Teams International y las políticas y regulaciones de los donantes.

El puesto brinda apoyo directamente al Gerente de Administración y Finanzas y al Director de País en Bogotá, pero también apoya los procesos de RR.HH. en las ubicaciones de campo (actualmente Santa Marta y Tunja).

Animamos nacionales de Colombia para aplicar.

Principales responsabilidades

Recursos Humanos:

• Gestionar el proceso de contratación a nivel local, incluyendo la publicación de anuncios de empleo, el procesamiento de solicitudes entrantes, la realización de entrevistas y el procesamiento de verificaciones de antecedentes según lo soliciten los gerentes de contratación.
• Establecer y mantener registros de empleados; Garantizar la seguridad de la información adecuada en consonancia con los MEDICAL TEAMS y las políticas y procedimientos de los donantes.
• Apoyo en la preparación de la nómina proporcionando datos relevantes como hojas de asistencia, ausencias, cese, nuevas citas, vacaciones anuales y bajas por enfermedad.
• Asegúrese de que todo el papeleo de las nuevas contrataciones esté completo y coordinado.
• Facilitar los procesos de incorporación para garantizar que todo el personal nuevo esté informado sobre las políticas y beneficios de los MEDICAL TEAMS, los deberes laborales y esté equipado con las herramientas para realizar su trabajo.
• Apoyar la salud y la seguridad del personal garantizando que se completen los formularios de inscripción al seguro, se procesen las reclamaciones por lesiones y se informen los incidentes de seguridad.
• Asegurarse de que el personal esté informado y se adhiera al Código de conducta de MEDICAL TEAMS, la política de PSEA y otras políticas y procedimientos de recursos humanos proporcionando capacitaciones, acceso a materiales impresos y respondiendo consultas.
• Apoyar a los supervisores en el proceso de gestión del desempeño asesorando en la resolución de problemas de los empleados, creando e implementando planes para el desarrollo del personal y asegurando que las evaluaciones del desempeño se lleven a cabo de acuerdo con las políticas y procedimientos de MEDICAL TEAMS.
• Monitorear los vencimientos de los contratos y coordinar con los respectivos supervisores sobre extensiones o terminaciones.
• Supervisar las solicitudes de licencia y mantener registros precisos.
• Complete todos los informes internos y de donantes según sea necesario.
• Asegurarse de que los visitantes sean administrados de manera adecuada, según lo asignado, lo que incluye brindar orientación, conectarse con el personal de campo y mantener un contacto regular para asesorar sobre problemas.

Administración:

• Con el Gerente de Administración y Finanzas, coordinar los servicios contratados por parte de MEDICAL TEAMS, incluidos los relacionados con la administración de propiedades, notarios, etc.
• Brindar apoyo logístico para el Gerente de Administración y Finanzas, el Director de País y otros según se solicite.
• Supervisar los acuerdos de propiedad y activos de MEDICAL TEAMS, incluidos los acuerdos y pagos de alquiler y arrendamiento.
• Coordinar los arreglos de viaje para los visitantes y el personal a las áreas del proyecto, incluida la seguridad.
• Según se solicite, brindar apoyo en la documentación de transacciones financieras y procesos financieros.

Seguridad y Protección:

• Apoyar al Gerente de Administración y Finanzas para revisar periódicamente la implementación de las políticas de seguridad y protección de los MEDICAL TEAMS, para Colombia, incluidas las políticas de viajes y vehículos.
• Coordinar los protocolos de seguridad de la oficina, incluida la bioseguridad en relación con covid-19.
• Garantizar la protección de los participantes y empleados del programa mediante la promoción de un entorno de conciencia y el cumplimiento de las disposiciones del código de conducta de las políticas de protección de equipos médicos contra la explotación y el abuso sexuales y las políticas de protección de niños y adultos vulnerables y las políticas de acoso sexual.
• Trabaje con los gerentes para garantizar que todos los incidentes de seguridad o abuso de las políticas anteriores se informen a través de los sistemas establecidos.

Otros Deberes:

• Utilice voluntarios siempre que sea posible.
• Deberes adicionales asignados.

Requisitos y competencias para trabajar con nosotros

EDUCACIÓN, LICENCIAS Y CERTIFICACIONES:

• Se requiere una licenciatura en Gestión de Recursos Humanos, Psicología Industrial y Organizacional o equivalente.

EXPERIENCIA:

• Se requiere un mínimo de 3 años de experiencia generalista de recursos humanos.
• La experiencia de trabajar con ONG internacionales es una ventaja adicional.

CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y CAPACIDADES:

CONOCIMIENTOS:​

• Conocimiento de las funciones de recursos humanos, incluidos los salarios y beneficios, la contratación, la incorporación y la baja, y el desarrollo del personal.
• Conocimientos básicos de la legislación laboral colombiana.

HABILIDADES:

• Las habilidades básicas de inglés (escrito y hablado) son una ventaja.
• Experto en el uso de sistemas de base de datos de recursos humanos para administrar los registros del personal.
• Experto en coaching de gerentes y desarrollo de capacidades.
• Experto en resolución de conflictos.
• Experto en desarrollar y realizar capacitaciones.
• Excelentes habilidades interpersonales y de comunicación.
• Experto en el uso de Microsoft Word, Excel y Outlook.

CAPACIDADES:

• Capacidad para priorizar tareas para cumplir con los plazos.
• Capacidad para ser flexible y manejar el estrés, especialmente en situaciones que requieren un alto grado de sensibilidad, tacto y diplomacia.
• Capacidad para comunicarse en inglés y español, hablado y escrito.
• Capacidad para ser honesto y fomentar una atmósfera de confianza e integridad.
• Capacidad para responsabilizar al personal de las responsabilidades laborales, el protocolo de MEDICAL TEAMS y los estándares éticos.
• Capacidad para mantener registros detallados con alta precisión.
• Capacidad para mantener la confidencialidad de la información altamente sensible.
• Capacidad para apoyar a los EQUIPOS MÉDICOS Llamar y adherirse al Código de Conducta de los MEDICAL TEAMS.