Oficial Financiero y Administrativo para Soporte del Programa Conjunto Jotay

OFICIAL FINANCIERO y ADMINISTRATIVO, PARA SOPORTE AL PROGRAMA CONJUNTO JOTAY

Oficina Regional – El Salvador

Apoya al departamento de Administración y Finanzas de la Oficina Regional de la FLM con el fin de dar soporte Administrativo, Financiero y Legal al Programa ACTuando Juntas JOTAY y supervisar el cumplimientos de las políticas y procedimientos acordados de la FLM y el status de organización Internacional en Guatemala.

Es responsable de asegurar que la Coordinación de Jotay disponga de asesoría oportuna y profesional en todos los asuntos de orden financiero y administrativo del Programa JOTAY, y retroalimentar tanto al Coordinador de JOTAY como al Representante Regional de aspectos que requieren tomar medidas correctivas o su respectiva atención.

A su vez, tendrá asesoramiento en materia financiera y administrativa de la Coordinación Regional de Administración y Finanzas.

Garantiza el cumplimiento de las políticas y procedimientos financieros y administrativos de la FLM, para asegurar la eficiencia administrativa del Programa, la protección de sus recursos económicos, materiales y humanos y asesora al staff financiero administrativo del programa, para el logro de sus fines organizacionales, ajustándose a las necesidades del Programa ACTuando Juntas Jotay a través de una adecuada gestión financiera y administrativa.

Vela por el cumplimiento y aplicación transparente de políticas, normas y procedimientos de la FLM, para el mejoramiento de la gestión administrativa de todo el programa, de manera que se cumplan los compromisos y obligaciones.

Coordina con el Coordinador de JOTAY todos los asuntos relacionados con la evaluación y monitoreo de los socios.

Participa en la adquisición y la contratación relacionada con las actividades del Programa

Asegura el cumplimiento de la normativa legal en Guatemala, en lo relativo a: Tributarios, Laboral, Contable y Financiero.

Se involucra en la configuración de modelos de gestión financiera del programa contable SAGE, con el fin de generar reportes e información financiera adecuada para los usuarios.

Asegura el flujo de información financiera y administrativa entre el Programa JOTAY y el Programa Centroamérica de la FLM, con el fin de consolidar información para ser proporcionada a la oficina SEDE en Ginebra.

Principales Responsabilidades

Gestión de los Servicios Financieros

• Apoya en la elaboración de los presupuestos de los proyectos y Plan Anual del Programa JOTAY.
• Revisa el informe de avance de la ejecución presupuestaria de los proyectos y costos operativos
• Apoya en la elaboración de informes financieros y administrativos del Programa, en los períodos establecidos.
• Establece alertas de cumplimiento, e informa a la Oficina Regional de la FLM, para tomar medidas correctivas.
• Mensualmente pasará un reporte de chequeo y seguimiento de los cumplimientos establecidos.
• Asegura los standares de calidad en los reportes financieros y el cumplimiento de los requerimientos institucionales y/o donantes.

Gestión Administrativa y Contable

• Apoya y monitorea el cumplimiento de las normas locales en los ámbitos contable-administrativo, así como los mandatos y disposiciones de la FLM/SM CA y del Programa ACTuando Juntas Jotay.
• Asegura que los Reportes financieros sean presentados según procedimientos establecidos y lineamientos de la FLM y según acuerdos con donantes.
• Revisa reportes financieros, garantizando la integralidad de la información en los sistemas y en los diferentes reportes contables, financieros y legales.
• Asegura el cumplimiento de la normativa de archivo físico y digital según procedimientos.
• Apoya en el adecuado manejo de Caja Chica, y Arqueos.
• Acompaña el proceso de auditoría y hace seguimiento y aplicación a las recomendaciones de las cartas de control interno a la Gerencia.
• Brinda asesoría al equipo en temas administrativos, legales, financieros y contables.
• Elabora calendario de entrega de informes según acuerdos firmados por proyecto y donantes.
• Apoya en el levantamiento del Inventario de activos fijos y verifica que este actualizado.
• Apoya y revisa procesos de compras y contrataciones
• Apoya a la Oficina Regional y JOTAY en la elaboración e implementación de un plan de capacitación para el personal de Finanzas/ Administración
• Apoya en la elaboración de un plan de monitoreo a socias de JOTAY y da seguimiento al mismo.
• Acompañar en los monitoreos a los socios
• Coordina con el equipo de JOTAY visitas de miembros del equipo de la oficina regional de la FLM.
• Velar por el cumplimiento de la política contra el fraude y corrupción, para la reducción de riesgos administrativos, incluyendo riesgos de incumplimientos institucionales como: Salvaguardia (Protección a la niñez y adultos vulnerables como: personas con discapacidad, y otros.
• Genera reportes como insumos informativos y de análisis para la Representación Regional y Coordinación Regional de Administración y Finanzas de la Oficina Regional del Programa Centroamérica.
• Participar en reuniones con el personal en el desarrollo de propuestas de financiamiento y de planificación.

Asistencia en Recursos Humanos

• Asegura el cumplimiento de las políticas de RRHH en los contratos del personal del Programa ACTuando Juntas Jotay.
• Verificar los expediente por cada empleado, garantizando la actualización de la información.
• Monitorear el control del registro de vacaciones, compensatorios y permisos del personal.
• Verificar el pago de salarios, prestaciones laborales, seguridad y otros establecidos legalmente para el personal.
• Apoya en los procesos de inducción al personal del programa en toda el área administrativa y de procedimientos.

Cumplimientos Legales

• Verificar el cumplimiento de la inscripción de FLM ante la Superintendencia de Bancos para el cumplimiento del proceso de prevención y combate del lavado de dinero u otros activos (Artículo 18 de la ley contra el lavado de dinero y 5 de su reglamento).
• Verificar el cumplimiento del registro y las obligaciones tributarias ante SAT.
• Verificar el registro y cumplimiento de las obligaciones laborales y patronales ante el Ministerio de Trabajo y el seguro social de (IGSS).
• Mantener actualizado los cumplimientos y registro ante el Registro de Personas Jurídicas del Ministerio de Gobernación de Guatemala.
• Apoyar en el trámite de acreditación ante la Intendencia de Verificación Especial (IVE), relacionado con la Ley Contra el Lavado de Dinero y Otros Activos

Soporte Administrativo de Proyectos

• Apoya en la Elaboración de un calendario de entrega de informes de las socias según acuerdos firmados y da seguimiento a los mismos, de todo el programa JOTAY.

• Apoya en el fortalecimiento de capacidades de Organizaciones socias en áreas Administrativas/Contables, según resultado del “Partner Assessment” y del proceso de acompañamiento y monitoreo del equipo responsable (Finanzas y Oficial de Programa).

  Otros

• Implementa las diferentes listas de chequeo elaboradas para el adecuado cumplimiento del Área (Según Manual Financiero)

• Todas las demás funciones que sean consideradas necesarias para el cumplimiento de los objetivos del cargo y del Programa Regional de la FLM y en el Programa ACTuando Juntas Jotay

Perfil Requerido

Escolaridad

• Título Universitario en Ciencias Contables, Financieras o Administrativas.

Experiencia laboral

• Mínimo tres años en cargos similares
• Experiencia en el manejo e implementación administrativa/contable de proyectos de cooperación internacional.

Habilidades, experticias y otros conocimientos

• Buen manejo de sistemas de informática. Excelente manejo de Excel, Word y bases de datos.
• Deseable manejo de paquetes contables de preferencia SAGE. Sólidos conocimientos contables, legales y tributarios.
• Excelente redacción y habilidades para la construcción de informes y documentos técnicos.
• Buenas habilidades comunicativas
• Fortalezas en trabajo en equipo y conocimiento en procesos de RRHH

Idiomas

• Español fluido (Lengua materna).
• Nivel Avanzado en Inglés.

Otros elementos deseables

• Experiencia en el manejo de vehículos con licencia de conducción vigente
• Conocimientos básicos en el área financiera sobre Asistencia Humanitaria y Atención a Desastres

Competencias Humanas

• Alto grado de responsabilidad
• Pro-actividad
• Empatía
• Integridad, ética, confianza
• Capacidad y gusto por el trabajo en equipo. Buenas relaciones interpersonales
• Organización
• Normatividad
• Atención al detalle y precisión
• Sensibilidad Social
• Abierto-a a la escucha y a encontrar formas diferentes de hacer el trabajo
• Identidad con los principios, valores y enfoques de trabajo de la FLM/SM CA
• Persistencia
• Capacidad para el trabajo bajo presión
  El puesto requiere viajes frecuentes a Guatemala