Objetivo del trabajo
El Oficial de Logístico está a cargo de la gestión logística de ACTED a nivel nacional, asume los roles y funciones actuando dentro de los límites de la autoridad delegada y de conformidad con los procedimientos y directrices del departamento de logística, bajo la supervisión de la dirección y/o apoderado.
Cadena de mando
Bajo la autoridad de:
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Director País / Regional
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Gerente de finanzas y/o apoderado.
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Dto de Logística
Gestión de líneas:
- N/A
Relaciones laborales
Internos:
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Gerente de Finanzas
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Departamento Finanzas
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Departamento RH Administrativo
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Equipo FLATS
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Gerentes de proyectos
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Cualquier otro Departamento
Externos:
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Autoridades locales
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Socios
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Proveedores
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Otras ONG
Objetivos
· El Oficial de Logística asiste al departamento de Logística del país en la gestión de la cadena de adquisiciones para la ejecución de las actividades del programa en el país.
· Mantener al tanto de manera permanente al director regional, apoderado, gerente de finanzas de todas las solicitudes, adquisiciones, procesos logísticos y/o cualquier otra eventualidad que se pueda presentar en la logística.
· El oficial de logística estará articulando las actividades del departamento de logística con el apoyo de la asistente FLAt, manteniéndose comunicados y sincronizados de manera permanente en todas las actividades y procedimientos logísticos.
· Garantizará la gestión de la flota, el combustible, los locales, las compras de bienes y servicios, la gestión de las comunicaciones, la gestión del stock y de los Assets y todos otros los aspectos relacionados con el Plan de Adquisiciones
· Garantizará el cumplimiento de los procedimientos logísticos de ACTED y de los donantes en todas las operaciones logísticas.
· Cumplir con los aspectos relacionados con los informes mensuales de Logística.
· Realizar cualquier otra actividad relacionada con el objetivo del contrato relacionada con el departamento logístico, administrativo y de gestión documental, así como todas aquellas demás funciones que por las características inherentes a su cargo y condiciones le sean asignadas.
DEBERES Y RESPONSABILIDADES
Compras
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Realizar y controlar todos los procesos de compras: Order form Cotizaciones, PM, PO, Memos, contratos
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Cumplimiento de los procedimientos de contratación con terceros.
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Punto focal con proveedores;
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Elaboración y seguimiento de procedimiento ( PRO 03 Supplier Database);
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Elaboración y seguimiento de procedimiento (PRO 10 OFFU);
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Garantizar que la documentación sobre adquisiciones se realice y se archiva de acuerdo con los procedimientos de ACTED.
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Asegurarse de que las compras y registros pasan entre Logística, Finanzas y Coordinación.
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Asegurar las compras por otras cuidades y departamentos del País, cuando Of están transmitidos desde el departamento de terreno y/o operaciones. .
Gestión recepción/expedición y Gestión del Stock
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Gestión y mantenimiento de los stocks;
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Gestión de los procesos de IN & OUT en los recursos de almacenamiento (STO-05, STO-01, STO-03);
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Controlar los procedimientos de recepción y envío de bienes (DEL-01, DEL-02);
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Usar y mantener el formato inventario (STO-02) y realizar un inventario físico mensual.
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Asegurar la expedición por el terreno
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Asegurar las expediciones y envió por el internacional
Gestión de los Assets
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Elaboración y control de la lista de activos (AST-05);
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Elaboración y seguimiento de las comunicaciones (COM-02);
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Compruebe que cada uno de los activos está etiquetado y registrado en la AST-05;
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Compruebe si la documentación de los activos se encuentra en las carpetas correspondientes y de acuerdo con los procedimientos de ACTED;
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Realizar y controlar los procedimientos de ACTED en el tema de ASSETS;
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Gestión de los procesos de IN & OUT (STO-03 + AST 04).
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Asegurarse de tener equipamiento disponible y en buen estado a cada nueva llegada y asegurar la entrega de ellos
Reporting
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Mantener un buen flujo de comunicación entre la capital y la base;
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Enviar los informes mensuales y semanales;
OFFU : cada viernes (logística y Finanzas se juntan para repasar cada estado de las compras en curso)
- TITANICS : 05 de cada mes (AST 05, AST 06, STO 02, IT 06, IT 07, ACTED GHG_AssessmentTool, PRO-03 BASE DE DATOS DE PROVEEDORES, COM-02 MONTHLY COMMUNICATION REPORT)
Transportes
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Asegurar y compras los billetes para los vuelos Nacionales
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Encargarse de los pickups a la primera llegada de un expatriado en la misión y otras necesidades
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Apoyar la logística en el seguimiento y la gestión de los vehículos
Enlace entre el programa y la logística
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Garantizar una dinámica común entre los departamentos de apoyo y del programa para lograr la mejor ejecución posible de las actividades
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Sensibilizar y recordar periódicamente los procedimientos
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sensibilizar sobre la planificación y la anticipación de las solicitudes
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sensibilizar sobre la importancia de expresar la necesidad (especificaciones técnicas)
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Garantizar una función de control sobre ejecución de actividades : elección de un emplazamiento para una distribución, un edificio para una actividad de sensibilización, etc.
Cualidades humanas
· Amabilidad, aceptación y solidaridad • Empatía • Respeto
Competencias:
· Dinamismo • Trabajo en equipo • Responsabilidad • Compromiso
· Comunicación • Orientada a los resultados • Gestión de conocimientos
· Transparencia.
· Desempeño.
COMPROMISO:
- Atender los procedimientos de ACTED, incluidos sus manuales, políticas, reglamento interno, código de conduta.
CUALIFICACIONES, CUALIDADES HUMANAS, CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES TÉCNICAS REQUERIDAS
· Profesional graduado Titulado (a) como administrador logístico, administrador de empresas, ingeniero industrial.
· Experiencia en procesos logísticos, administrativos, compras, viajes, tiquetes, vehículos, adquisiciones, inventarios etc. preferiblemente en organizaciones de cooperación internacional.
· Dominio de Excel, Word y Outlook y plataformas informáticas.
· Ventaja Fluidez en idioma inglés.
How to apply
CONDICIONES CONTRACTUALES:
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Contrato por prestación de servicios por tres meses
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Honorarios a partir $3.000.000 hasta $3.500.000 dependiendo de su experiencia.
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Afiliación y pago de seguridad social como contratista independiente.
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Trabajo 100% Presencial
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Ciudad – Bogotá D.C-
PROCESO DE APLICACIÓN
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Envíe su aplicación a [email protected] con el asunto siguiente: Ejm: HR_Oficial Logístico – Nombre”.
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La aplicación debe incluir obligatoriamente: hoja de vida (máximo 4 páginas) y una carta de presentación detallando su aptitud e interés para el cargo ofrecido. Si gusta, puede incluir referencias que considere pertinentes en el marco de esta aplicación.
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Solo los candidatos preseleccionados y que cumplan con los requisitos establecidos serán contactados para continuar en el proceso de selección.
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Fecha límite de aplicación: 26 de noviembre 2021.
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Dada la urgencia de la petición, ACTED se reserva el derecho de cerrar el proceso de reclutamiento antes de la fecha límite.
To help us track our recruitment effort, please indicate in your email/cover letter where (ngotenders.net) you saw this job posting.