SVN2021/004 SV Asistente Administrativo de Proyectos

VACANTE ABIERTA A CANDIDATOS INTERNOS Y EXTERNOS

Título del puesto : Asistente Administrativo de Proyectos

Lugar del puesto : San Salvador, El Salvador

Grado del puesto : G4 equivalente

Tipo de Contrato : Especial de Corta Duración con Grado, 3 meses

con posibilidades de extensión

Clausura de la convocatoria : 27.May.2021

Código de referencia : SVN2021/004 SV

La OIM, creada en 1951, es la principal organización intergubernamental en el ámbito de la migración y trabaja en estrecha colaboración con asociados gubernamentales, intergubernamentales y no gubernamentales. La labor de la OIM consiste en cerciorarse de una gestión ordenada y humana de la migración; promover la cooperación internacional sobre cuestiones migratorias; ayudar a encontrar soluciones prácticas a los problemas migratorios: y ofrecer asistencia humanitaria a los migrantes que lo necesitan, ya se trate de refugiados, de personas desplazadas o desarraigadas.

La OIM está comprometida en promover un ambiente diverso e inclusivo. Se alienta decididamente la candidatura de mujeres.

Contexto

El programa regional “Programa Regional sobre Migración Mesoamérica – Caribe, financiado por la Oficina de Población, Refugiados y Migración (PRM) del Departamento de Población de los Estados Unidos, busca mejorar las capacidades de los Estados en América central, México y el Caribe para una gobernanza de las migraciones de una manera humana y sostenible. El programa cuenta de cuatro pilares: gobernanza migratoria, diálogo regional y alianzas, gestión de crisis migratorias y comunicación para el desarrollo.

Bajo la supervisión general del Jefe de Misión y la supervisión directa del/la Oficial de Recursos (RMO) en coordinación con la Oficial Nacional de Proyectos, el/la Asistente de Proyecto será responsable de ejecutar las siguientes tareas:

Funciones y Responsabilidades

• Contribuir al desarrollo de un plan de trabajo – en coordinación con el coordinador Nacional del Proyecto, para la planificación de los recursos financieros, la implementación y monitoreo de las actividades del proyecto.

• Apoyar en la elaboración y seguimiento de Cotizaciones, Requisiciones de Compra (PR) y Requisiciones de Cheques (RFP); para el desarrollo de las actividades del proyecto.

• Asegurar que todas las compras, contratación de servicios y demás gastos realizados estén respaldados con la documentación (recibos, cotizaciones, solicitudes de pago, etc.) exigida por OIM.

• Preparar borradores de notas, cartas de invitación, convenios, contratos y otros instrumentos requeridos.

• Coordinar los preparativos logísticos y administrativos para conferencias, reuniones, seminarios y demás actividades organizadas por la Unidad, asistiendo a determinados eventos según se requiera.

• Asistir en el control y ejecución de los pagos regulares asociados a los proyectos (ej., pago de honorarios de consultores y otros servicios).

• Elaborar las Autorizaciones de Viaje y otros trámites relacionados (security clearance, expense claim y visas) del personal o consultores, según se requiera.

• Colaborar en llevar un inventario actualizado de los suministros y equipo.

• Asistir en la preparación de informes de proyecto y sistematización ordenada de los anexos y documentos de soporte.

• Brindar apoyo a la Unidad Financiera de la misión en el cumplimiento de los procesos financieros y administrativos con forme a la normativa de OIM.

• Y todas las demás tareas que en el marco de sus funciones le sean solicitadas.

Estudios y experiencia

Estudios a nivel de Licenciatura y dos años de experiencia de experiencia en Administración, Contaduría Pública, o carreras a fines; o diploma de escuela secundaria y cuatro años de experiencia en tareas administrativas de proyectos de cooperación, preferiblemente con las agencias de las Naciones Unidas.

Conocimientos de secretariado y/o contaduría pública será considerado una ventaja.

Excelente dominio de paquetes informáticos básicos como Microsoft Office (Word, Power Point, Excel).

Idiomas

Excelente manejo del español, tanto escrito como oral.

Conocimiento del inglés, desde nivel medio.

COMPETENCIAS:

Values

• Inclusion and respect for diversity: respects and promotes individual and cultural differences; encourages diversity and inclusion wherever possible.

• Integrity and transparency: maintains high ethical standards and acts in a manner consistent with organizational principles/rules and standards of conduct.

• Professionalism: demonstrates ability to work in a composed, competent and committed manner and exercises careful judgment in meeting day-to-day challenges.

Core Competencies – behavioural indicators level 1

• Teamwork: develops and promotes effective collaboration within and across units to achieve shared goals and optimize results.

• Delivering results: produces and delivers quality results in a service-oriented and timely manner; is action oriented and committed to achieving agreed outcomes.

• Managing and sharing knowledge: continuously seeks to learn, share knowledge and innovate.

• Accountability: takes ownership for achieving the Organization’s priorities and assumes responsibility for own action and delegated work.

• Communication: encourages and contributes to clear and open communication; explains complex matters in an informative, inspiring and motivational way.