Technicien administratif H/F

Acteur majeur de l’économie sociale et solidaire, la Croix-Rouge française pilote un réseau de plus de 480 établissements et services dans les secteurs de la santé, du médico-social et de la formation.

Elle est à la tête également de 12 instituts régionaux de formation sanitaire et sociale.

Membre du plus grand réseau humanitaire mondial, la Croix-Rouge française emploie ainsi plus de 16 700 salariés qui, à travers plus de 70 métiers, mettent leur professionnalisme au service des plus fragiles au sein d’instituts médico-éducatifs, de crèches, de maisons de retraite, de centres de réadaptation fonctionnelle, de centres d’hébergement d’urgence, de formation, de missions internationales…
La région Ile-de-France regroupe 11500 bénévoles actifs dans 146 délégations départementales ; elle emploie près de 5000 salariés dans 200 établissements et pôles de service.

La filière petite enfance en Ile-de-France emploie près de 200 salariés sur 20 établissements (13 crèches et 7 centres de protection maternelle et infantile), 400 places d’accueil, 14 millions de charges d’exploitation.

Nous recherchons :

un(e) technicien(ne) administratif(ve)

qui puisse accompagner les directeurs des établissements dans l’organisation et la coordination des activités comptables, administratives, ressources humaines pour une dizaine d’établissements.

Sous la responsabilité de la directrice territoriale et en lien fonctionnel étroit avec les directeurs d’établissement, vous aurez pour mission :

• Le suivi des dossiers avec lien direct avec la directrice territoriale :

Suivi administratif des dossiers, échanges, conventions avec les ACT
Suivi et renouvellement des conventions, subventions CAF, mairies, entreprises, etc.
Gestion des démarches particulières et des formulaires associés (assurances, déclaration sur l’honneur, attestations, dépannages, communication et informations internes et externes)
Appui dans le cadre des appels à projet, demandes de subvention : mise en forme, recherche de dossiers, instruction administrative
Suivi administratif des structures en cours d’ouverture, accompagnement à la fermeture des établissements et suivi des structures petite enfance fermées
Appui administratif à la gestion des IRP (gestion des convocations, suivi des heures de délégation etc.)

• La gestion administrative des dossiers des familles (via le logiciel métier mikado) :

Assurer les inscriptions, le suivi et mise à jour les dossiers des familles (présence, absence des enfants) ;
Transmettre les relances via le logiciel (délai d’un mois de retard) et courriers (selon la procédure CRf)
Vérifier le journal des factures et repérer les éventuelles anomalies ou écarts par rapport au contrat
Gérer les CESU, mandats SEPA, saisir les encaissements familles dans le logiciel

• La gestion administrative RH (en lien étroit avec la gestionnaire RH de la filière) :

Aider à la rédaction de contrats et gestion de l’entrée du salarié, traitement de EVP, mise à jour du registre du personnel, chargement des cartes ticket restaurant, gestion des arrêts maladie…
Traiter les avis à tiers détenteur et opposition administrative, selon la procédure en vigueur
Gérer l’organisation documentaire, suivre les échéances, rapports hygiène, sécurité et documents obligatoires, contrats d’assurance

• La gestion comptable (en lien étroit avec la responsable administrative financière) :

Contrôler, scanner les factures avec les bons de livraison au sein des établissements,
Saisir les caisses et participer aux remontées comptables à la délégation régionale
Suivre les litiges fournisseurs, saisir les restitutions et rédiger les rapports à destination des financeurs
Faire les rapprochements bancaires

Pour réussir dans ce poste, vous devez justifier d’une formation dans le domaine du secrétariat et/ou d’une expérience significative dans le domaine de la RH. Vous devez être capable de vous adapter rapidement dans un environnement complexe. Une connaissance du secteur de la petite enfance serait un réel atout.

Vous devez faire preuve d’organisation et de réactivité, afin de faire face à des demandes variées, émanant de multiples interlocuteurs. Vous savez travailler en grande autonomie.

Vous savez identifier les priorités, respecter les délais, et possédez de bonnes qualités relationnelles.

Vous maîtrisez les outils bureautiques (Pack Office, Google suite) et justifiez de qualités rédactionnelles.