Asistente Administrativo

Línea de Reporte

El/la Asistente de Logística y Compras reporta a el/la Oficial de Finanzas y Administración de RET en el Estado Zulia

Ubicación principal

La posición está basada en la Oficina Local de RET, ubicada en el Maracaibo, Estado Zulia.

Responsabilidades Especificas

· Implementar y dar estricto seguimiento al cumplimiento de la Política y el Manual de Compras de RET en Venezuela en todos los procesos de adquisición de bienes y servicios.

· Apoyar el/la Oficial de Finanzas y Administración, en la ejecución del plan de adquisiciones de acuerdo a la disponibilidad presupuestal de los programas y proyectos y el plan de trabajo.

· Apoyar en la elaboración de términos de referencia (TdR) y/o determinación de las especificaciones técnicas de los bienes y/o servicios a comprar o contratar plan de acuerdo al plan de adquisiciones

· Realizar los procesos de compra, asegurando la transparencia y competitividad y el estricto cumplimiento de la Política y el Manual de Compras de RET, los donantes y la legislación del país.

· Mantener actualizado el registro de proveedores.

· Elaborar los contratos de proveedores.

· Garantizar el debido procesamiento, archivo y resguardo, de los documentos administrativos y contables de soporte.

· Mantener actualizado el inventario de bienes.

· Recibir, registrar, distribuir y/o almacenar los bienes y servicios adquiridos.

· Realizar e implementar el plan de mantenimiento de oficinas, mobiliario, equipos y flota de vehículos.

Otras

· Facilitar la coordinación con las áreas financiera, RRHH y programática.

· Asistir a cualquier reunión relacionada con sus áreas de responsabilidad;

· Completar cualquier tarea adicional en el marco de sus funciones, según lo solicite el/la Oficial de Finanzas y Administración.

Adicionalmente, como todo el personal de RET

• Trabajar con confianza e integridad y tener un claro compromiso con los valores fundamentales y los principios de RET, asegurando que las actividades y su desempeño cumplan con lo establecido en el Código de Conducta de RET, el PSAE y otros Manuales y Políticas Internas;
• Capacidad de trabajar de forma independiente y en equipo, demostrando habilidades de gestión y liderazgo;

· Capacidad de comunicarse de manera clara y sensible con las instituciones y organizaciones pertinentes, y con los interesados internos y externos, como representante de RET. Estas aptitudes incluyen una negociación y representación eficaces;

• Proponer, de manera constructiva, soluciones alternativas a los problemas que surjan en el área de trabajo.

Calificaciones y requisitos

• Título universitario en Administración o carreras afines.
• 2 a 3 años de experiencia progresiva en compras. Experiencia previa en agencias de la ONU u ONGs se considera una ventaja.
• Conocimiento del contexto legal venezolano aplicable.
• Se requiere nacionalidad venezolana o tener permiso para trabajar en Venezuela (indispensable).
• Se requiere fluidez oral y escrita en español. Manejo del inglés será una ventaja.
• Se requiere disponibilidad inmediata.
• Capacidad para priorizar eficazmente múltiples responsabilidades.
• Flexibilidad para gestionar diferentes tareas de forma eficaz y disposición para dedicar horas extra cuando sea necesario.
• Dominio de Office 365 (Word, Excel, PowerPoint, Project, Outlook).