Consultance pour Evaluation Logiciel de Gestion de l’Hôpital Général de référence de Panzi (RDC)

Consultance Evaluation Logiciel de Gestion HGR PANZI

Evaluation des processus de traitement, des compétences et capacités de gestion, des paramétrages et scenarii potentiels de configuration, et autres besoins dont des matériels informatiques de l’Hôpital Général de Référence Panzi

Projet : Appui à l’HGR et la Fondation Panzi, et dans la Zone de Santé d’Ibanda pour la promotion de l’égalité de genre dans la santé sur la base du modèle holistique Panzi

Source de financement : AFD

Date de publication : le 2 décembre 2021

Date de clôture : le 2 janvier 2022

1. Contexte

La ville de Bukavu, située sur la rive-ouest du lac du Kivu, à l’Est de la RDC, est la capitale de la province du Sud-Kivu. Ville frontalière du Rwanda, Bukavu est située dans une région instable régulièrement touchée par les conflits armés, qui enregistre les bilans les plus lourds du pays en termes de violations des droits humains dont les violences sexuelles.

Au sein d’Ibanda, l’une des communes de la ville de Bukavu, se trouve l’Hôpital Général de Référence (HGR) de Panzi. Créé en 1999 par le Dr Denis Mukwege, l’HGR de Panzi couvre la zone de santé d’Ibanda dont la population a été estimée à 490 000 personnes.

Sous l’impulsion de son Médecin Directeur, le Dr Mukwege, l’Hôpital a développé une expertise internationalement reconnue dans la chirurgie des pathologies gynécologiques complexes et dans la prise en charge des victimes de violences sexuelles. Ce savoir-faire est principalement mis en œuvre par le Département de gynécologie-obstétrique depuis la création de l’Hôpital.

L’hôpital est également reconnu internationalement pour son approche holistique de prise en charge des femmes survivantes de viols et d’autres violences sexuelles, approche centrée sur les besoins des survivantes et couvrant ainsi les besoins médicaux, psychosociaux, socio-économiques et juridiques, « le modèle Panzi ». Interconnecté avec la Fondation créée par le Dr Mukwege en 2008, la collaboration entre les deux institutions permet de soutenir le modèle du guichet unique (one stop center). Avec pour vision l’émergence des femmes comme actrices à part entière dans une société où règne la cohésion sociale, leur mission est d’œuvrer pour l’épanouissement intégral des femmes.

La gestion interne au sein de l’hôpital de référence de Panzi est une des composantes essentielles à adresser pour améliorer les performances de l’hôpital et de la Fondation en matière de prise en charge des patients. Dans cette optique, l’HGR a communiqué le besoin de mettre aux normes son système de gestion interne, à la fois en matière de gestion comptable et financière, gestion des dossiers médicaux, gestion du stock de pharmacie et du stock non-médical.

Malgré les efforts déployés en matière de gestion, l’HGR souffre de fait de certaines lacunes dans certains domaines essentiels à la prise en charge des patients. A ce jour, l’Hôpital ne dispose pas de système d’information intégré optimisé qui pourrait renseigner en temps réel sur les flux liés à cette gestion et informer la prise de décision. Plusieurs défis sont à surmonter suite à la non informatisation entière du circuit du patient, parmi lesquels :

• La non informatisation du dossier patient,

• Le logiciel utilisé au sein du circuit du patient pour le suivi des recettes : Sage 50 Quantum qui n’est pas jugé fiable.

Au niveau des utilisateurs, les défis suivants ont été mis en exergue :

• La lenteur au niveau de l’enregistrement des patients et des données financières,

• Les limites d’ajouts des utilisateurs alors que la capacité d’accueil de l’hôpital s’accroît,

• La difficulté d’établir un rapport analytique par service,

• Les difficultés d’alerte du suivi des stocks,

• Le manque de formulaire médical préinstallé.

Au niveau technique, lorsqu’il y a perturbation au niveau du système, l’hôpital a notifié l’obligation de redémarrer le serveur ; ce qui perturbe le suivi et la prise en charge des patient.e.s.

2. Objectif général du Projet

L’Objectif général du projet est de contribuer à réduire les inégalités de genre entravant l’accès aux services de santé adaptés, et renforcer l’autonomie des femmes dans le Sud Kivu. Le projet prévoit dans un premier temps de renforcer les capacités de l’HGR de Panzi pour la prise en charge et l’accueil des patients et malades avec une approche sensible au genre et dans un second temps de réduire les barrières d’accès aux soins de santé liées au genre et renforcer l’autonomie des femmes autour de la zone de santé d’Ibanda à travers une mobilisation communautaire sensible au genre et le renforcement de capacités de la Fondation Panzi.

3. Objet de la consultance

Comme introduit, l’HGR de Panzi souhaite améliorer son système de gestion interne. Le projet se propose de mettre en place un logiciel intégré qui répondra au besoin d’informatisation de certains domaines essentiels de l’HGR, dont potentiellement un ou plusieurs des domaines suivants : gestion comptable et financière, gestion des dossiers médicaux, gestion du stock de pharmacie et du stock non-médical, gestion de l’archivage et des bases de données.

L’objet de la consultance est de :

1. Mettre en œuvre une évaluation initiale ;

2. Elaborer un cahier des charges pour le développement d’un logiciel adapté aux besoins et capacités de gestion de l’hôpital ;

3. Elaborer des termes de référence pour le prestataire qui développera le logiciel de gestion ;

4. Coordonner le processus de recrutement.

Dans ce sens, le travail de la consultance contribuera au renforcement d’une prise en charge transversale sur la base de la consolidation et l’harmonisation des outils, qui garantit la traçabilité, la qualité et la continuité des soins avec le développement d’outils collaboratifs pour un accès aisé à l’information institutionnelle grâce à une infrastructure performante et sécurisée par l’exploitation des nouvelles technologies.

Suivant la contractualisation du fournisseur du logiciel, la CRF, en collaboration étroite avec l’HGR de Panzi, procédera à la validation du cahier des charges. Le logiciel intégrera des indicateurs sexospécifiques et de genre. Des femmes et des hommes du personnel seront formés à l’utilisation du logiciel et à l’importance de recueillir des indicateurs genre. Le logiciel respectera en toute circonstance la confidentialité des patient-es en particulier les victimes de VBG.

4. Résultats Attendus

Dans un premier temps, la consultance a pour objectif lors d’une l’évaluation initiale de comprendre :

1. Les processus de traitement actuels, l’adéquation entre le système d’information actuel et les besoins de l’HGR, les compétences et capacités de gestion et la capacité d’utilisation par le personnel, de maintenance du SI, l’inventaire de l’outil informatique, l’état du réseau, les paramétrages potentiels et scenarii de configuration, les besoins en termes de matériels informatiques, de formations, location serveur et maintenance, avec une analyse des risques par scenarii ;

2. Les enjeux de traitement et gestion des dossiers médicaux, stockage et protection des données, et des aspects juridiques selon les normes ministérielles en vigueur ;

3. Les potentialités d’inter opérationnalité entre le PIMIS (Panzi Integrated Management Informatic System de la Fondation) et le futur logiciel intégré de l’Hôpital, et de transfert de données vers un autre SI.

Cette phase d’analyse sera suivie dans un deuxième temps par :

1. L’élaboration du cahier des charges pour un logiciel de gestion intégrée, sur la base des résultats de l’analyse initiale et en cohérence avec le parcours des patients, des coopérations transversales entre les acteurs des services/départements concernés de l’hôpital pour favoriser le bien-être des bénéficiaires. Le cahier des charges intègrera les caractéristiques techniques du logiciel ;

2. L’élaboration des termes de référence (cahier des charges / CCTP) pour le soumissionnaire potentiel, mentionnant les heures de développement, les ajouts / remplacements des équipements informatiques obsolètes, la possible réfection du réseau, la définition des besoins en connectivité et en maintenance du SI, et les besoins en termes de formations pour les utilisateurs du logiciel.

Dans un troisième temps, dans le cadre du recrutement du prestataire de développement du logiciel de gestion, le.la consultant.e :

1. Établira une commission de sélection qui validera sa proposition de grille d’analyse pour la sélection des prestataires ;

2. Viendra en appui au traitement des propositions qui répondront à l’appel d’offre, fera partie du jury de sélection, et rédigera le procès-verbal de sélection.

5. Présentation des partenaires d’implémentation

La CRf intervient ponctuellement dans des situations d’urgence en RDC depuis les années 1990. En 2010, elle s’établit dans le pays de manière permanente et débute la mise en place d’interventions de santé publique. A partir de 2018, elle développe des interventions de Prévention et Contrôle des Infections (PCI) et d’appui psychosocial menées dans le cadre de la lutte contre la 9e, 10e et 11e épidémies d’Ebola, y compris au Sud Kivu. A partir de 2020, elle renforce ses activités de PCI et notamment son volet communautaire dans le cadre de la lutte contre la pandémie de COVID-19 aux côtés des autorités sanitaires. La CRf a depuis élargi son portefeuille d’activités et dispose actuellement de bureaux opérationnels à Kinshasa, dans la Kwango et à Goma. Courant 2021, la CRf a déménagé ses bureaux de Goma vers le Sud Kivu à Bukavu où elle met en œuvre un projet de renforcement du système de santé au sein du territoire d’Uvira.

Depuis 1999, l’AICRL intervient en RDC, et depuis 2020, elle met en œuvre des projets d’urgence et de développement dans la province du Sud Kivu. Ses projets d’urgence ont pour objectif de distribuer des abris aux populations déplacées suite à un conflit armé ou à une catastrophe naturelle. Ses projets de développement visent à améliorer de manière durable les conditions de logement des personnes vulnérables. Par ailleurs, une collaboration est déjà en cours avec l’hôpital de Panzi et la Fondation Panzi, pour appuyer les volets médical, socio-économique et juridique du modèle holistique du Dr. Mukwege et de ses équipes.

La CRRDC est une organisation humanitaire reconnue comme Société nationale de la Croix-Rouge par l’État congolais depuis le 1er mars 1961. Avec une quarantaine de personnes permanentes au siège national, des comités locaux dans toutes les provinces et plus de 160 000 volontaires dans le pays, la CRRDC œuvre dans les domaines suivants : secours, assistance aux personnes vulnérables, préparation et réponse aux catastrophes, formation de volontaires et de formateurs en premiers secours, lutte contre les épidémies, soins et santé communautaires, eau, hygiène et assainissement, encadrement de la jeunesse, promotion des valeurs humanitaires.

6. Livrables

1. Rapport d’évaluation initiale ;

2. Cahier des charges du logiciel de gestion comprenant les caractéristiques techniques, et les termes de référence pour le fournisseur du logiciel de gestion, mentionnant les besoins en termes de formations pour les utilisateurs du logiciel ;

3. Grille d’analyse pour la sélection des prestataires ;

4. Rapport de recrutement validé par le comité de recrutement.

7. Calendrier

La consultance devra être organisée entre le 1er Février et le 15 Avril 2022, date d’envoi à la Croix-Rouge française de la version finale du dernier livrable validé par les parties prenantes.

Le.la consultant.e veillera à présenter son chronogramme dans le cadre de son offre technique.

A titre indicatif, une répartition potentielle pourrait comprendre quatre phases :

1. Une phase préparatoire sur 4 jours avec la compilation et synthèse des informations disponibles afin de se familiariser avec la documentation de l’hôpital, et recevoir un briefing du siège de la CRF.

2. Un déplacement sur le terrain à Bukavu pendant 20 jours pour l’analyse des besoins/ la collecte des données. Le rapport d’évaluation des besoins est transmis à l’issue de cette phase et validé par la CRF.

3. Le développement du cahier des charges et des termes de référence et la restitution, sur 10 jours.

4. La phase de recrutement sur 10 jours espacée dans le temps entre l’élaboration de la grille d’analyse, le traitement des propositions, la sélection des fournisseurs et le rapport de recrutement.

8. Profil recherché

▪ Consultant en systèmes d’information santé.

▪ Connaissances du secteur de la Santé indispensables.

▪ Consultant.e.s nationaux ou pays limitrophes sont largement encouragé.es à candidater.

▪ Apte au voyage à l’intérieur du pays et à travailler sous stress.

▪ Connaissances pratiques de l’anglais du français indispensables, et connaissance du swahili et autres langues nationales (kituba, lingala, tshliuba) souhaitable.

▪ Connaissance et adhésion aux valeurs du mouvement Croix-Rouge.

9. Critères d’évaluation des offres

▪ La compréhension et l’interprétation des termes de référence

▪ La méthodologie et le chronogramme proposés au regard des objectifs à atteindre

▪ L’expérience des consultants

▪ Le niveau d’expertise

▪ La connaissance du Mouvement Croix-Rouge

10. Coûts prévisionnels et modalités de paiement

Le montant correspond à l’ensemble des dépenses du/ de la consultante dans le cadre de cette mission, dont les frais de communication.

Le paiement pourra être reparti en trois phases :

20% après la signature du contrat,
30% après la réception de l’évaluation de base,
50% après la réception de l’ensemble des livrables.

11. Clauses administratives

▪ Le soumissionnaire doit apporter la preuve au moment de la soumission de la régularité de son activité économique (documents fiscaux, immatriculation, inscription comme travailleur indépendant – en fonction du pays de référence où est établi le soumissionnaire).

▪ Le/la chercheur.e doit seul.e fournir les moyens nécessaires à l’accomplissement de sa prestation qu’ils soient matériels ou humains : ordinateur, assurances en responsabilité civile professionnelle.

▪ Il/elle peut déléguer une partie de la mission, au sein de son équipe, au collaborateur de son choix, mais il/elle demeure la seule autorité hiérarchique et disciplinaire concernant ses salarié.es. Le/ la consultant.e doit assurer la sécurité, et à ce titre assurer les consultant.es envoyés en mission.

12. Expression d’intérêt

▪ Le/la consultant.e doit soumettre son curriculum vitae, une lettre de motivation, une offre technique et financière, en précisant dans l’intitulé : CRf RDC _ Offre Consultance Logiciel de Gestion

▪ L’expression d’intérêt doit être adressée à : [email protected]

▪ Date limite de soumission des offres : le 2 Janvier 2022