FRANCE – STAGE : ASSISTANT.E SUPPORT DESK URGENCE – CLICHY/PARIS

A pourvoir : 15 Octobre 2020
Durée : Stage 6 mois
Lieu : Siège de Solidarités International à Clichy-la-Garenne (92110)*

QUE FAISONS NOUS…

Solidarités International est une association humanitaire qui intervient auprès des populations vulnérables, essentiellement victimes de conflits armés et de catastrophes naturelles. Spécialisée depuis plus de 40 ans dans la couverture des besoins vitaux, elle prend en charge des programmes d’urgence puis de reconstruction.

Dans le respect des cultures et au plus près des populations, Solidarités International met en œuvre ses programmes en unissant ses compétences à celles des employés et des cadres locaux. Les équipes de Solidarités International, composées d’environ 220 expatriés et de près de 1800 employés locaux, sont aujourd’hui présentes en Asie, Moyen Orient, Afrique, Caraïbes et Amérique Latine où elles sont particulièrement engagées dans le combat contre les maladies liées à l’eau insalubre, première cause de mortalité au monde, mais également dans le domaine essentiel de la sécurité alimentaire et des moyens d’existence.

Le Desk Urgence appartient à la direction des opérations. Il est en charge de la réalisation des missions exploratoires et des interventions d’urgence.

L’Assistant Desk Urgence exerce ses fonctions sous l’autorité du Chargé de Gestion Financière et du Responsable Logistique du Desk Urgence et travaille en collaboration avec le terrain et les autres services du siège dont les desks géographiques, la direction opérationnelle adjointe aux programmes, le département administratif et financier et le département logistique.

DESCRIPTIF DU POSTE

Objectifs du stage :

• Découvrir le siège d’une ONG et comprendre la relation entre le siège et le terrain
• Découvrir les différentes professions sur le terrain
• Comprendre le fonctionnement d’une mission et ses contraintes
• Comprendre les relations entre les différents acteurs humanitaires
• Connaître les attentes spécifiques des bailleurs de fonds
• Mettre en pratique la gestion de suivi de projet
• Être en contact direct avec le terrain à travers le personnel expatrié
• Découvrir la stratégie d’une ONG

Liste des principales responsabilités :

• Assister le Chargé de Gestion Financière dans l’exécution des tâches administratives
• Assister le Responsable Logistique dans le suivi opérationnel des dossiers d’achat et le respect des règles imposées par les bailleurs de fonds
• Assister le responsable de bureau dans le suivi de la programmation
• Assurer l’archivage et la centralisation des documents contractuels et administratifs
• Faciliter la liaison entre les interlocuteurs (Siège – Mission ou entre plusieurs départements au siège)

Détail des tâches :

COMPTABILITE

• Assister le Chargé de Gestion Financière dans toutes les tâches comptables
• Vérifier les allocations analytiques et comptables des missions
• Vérifier l’allocation des dépenses des missions et leur répartition entre les différents contrats
• Assister le coordinateur administratif et financier des missions dans l’allocation des dépenses du siège pour les missions
• Contribuer au suivi des dépenses du bureau
• Contribuer à la clôture comptable annuelle
• Utilisation du logiciel comptable SAGA (mission)

GESTION FINANCIERE

• Répondre aux demandes des administrateurs des missions
• Participer à la vérification des suivis budgétaires des missions
• Participer à la vérification des budgets des propositions de projet, à la soumission et lors des rapports intermédiaires et finaux
• Aider à la préparation des audits financiers
• Participer à la validation des prévisionnels de trésorerie des missions

LOGISTIQUE

• Participer à la vérification des dossiers d’achats et le respect des procédures d’achat de SI
• Participer à la compilation des documents logistiques lors des rapports finaux
• Assurer l’archivage des documents logistiques
• Contribuer à la vérification des packs logistiques mensuels

GENERAL

• Participer aux réunions hebdomadaires et mensuelles du bureau et des différents services travaillés
• Apporter un soutien à des projets d’autres bureaux en fonction des demandes.

VOTRE PROFIL

• Diplôme en développement, relations internationales, commerce ou gestion financière, sciences politiques, gestion de projet, étude en eau et assainissement ou agronomie ;
• Une formation en comptabilité ou finance n’est pas nécessaire, mais une facilité avec les chiffres et la volonté d’apprendre dans ces domaines sont requis ;
• Excellente connaissance de l’anglais et du français, la connaissance de l’espagnol serait un plus
• Excellente connaissance du pack Microsoft Office, particulièrement Excel;
• Très bonnes capacité d’analyse et de rédaction
• Bonne capacité de synthèse
• Proactivité et esprit critique
• Organisation et anticipation
• Compétences relationnelles
• Capacité à travailler sous pression
• Engagement envers les principes et le travail de SOLIDARITES INTERNATIONAL.

SI VOUS OFFRIRA LES CONDITIONS SUIVANTES

• Stagiaire avec convention de stage obligatoire.
• Gratification légale de 15% du plafond horaire de la sécurité sociale en vigueur.
• La gratification est calculée au prorata des heures de présence réelles sur le mois (en moyenne 1 mois = 154h, soit 22 jours de 7h/jour)
• Transport en commun pris en charge à 50% par SOLIDARITES INTERNATIONAL
• 1 ticket restaurant par jour effectif de stage, avec participation de SOLIDARITES INTERNATIONAL à 60 %