Mali – Un·e Chargé·e de subventions à Bamako

Date d’arrivée : 4 janvier 2021

Durée de la mission : 6 mois

Lieu : Bamako, Mali

Première Urgence Internationale (PUI) est une Organisation Non Gouvernementale de solidarité internationale, à but non lucratif, apolitique et laïque. L’ensemble de ses personnels se mobilise au quotidien pour couvrir les besoins fondamentaux des victimes civiles mises en péril, marginalisées ou exclues par les effets de catastrophes naturelles, de guerres et de situations d’effondrement économique. L’objectif est d’aider les populations déracinées dans l’urgence, tout en leur permettant de regagner rapidement autonomie et dignité. L’Association mène environ 200 projets par an, dans les domaines de la sécurité alimentaire, la santé, la nutrition, la réhabilitation d’infrastructures, l’eau et l’assainissement et la relance économique. PUI intervient en appui à près de 6 millions de personnes dans 22 pays, en Afrique, en Asie, au Moyen-Orient, en Europe de l’Est, et en France.

Découvrez nos histoire et nos valeurs.

Situation et besoins humanitaires :

Le Mali est confronté à une crise multidimensionnelle : politique, sécuritaire et humanitaire. Le conflit de 2012 n’a fait qu’aggraver la situation sanitaire des populations et plus particulièrement les régions au Nord du pays. Le conflit armé a affecté la capacité fonctionnelle des structures de santé dans les régions du Nord, a provoqué le départ des personnels des services techniques de l’Etat, la déstructuration des systèmes traditionnels de moyens d’existence. Depuis l’Accord pour la Paix et la Réconciliation au Mali, signé en juin 2015 à Bamako, une paix précaire s’est installée, secouée par des conflits intercommunautaires ou la concurrence pour le contrôle des trafics dans la zone sahélienne du Mali. Les besoins humanitaires, du fait de l’insécurité qui perdure, et des chocs qui traversent le pays, d’année en année depuis 2012 (sécheresse/inondations, pic de paludisme, rougeoles), sont toujours importants, dans un contexte public de sortie de crise qui entraine une diminution des fonds humanitaires.

Les projets sont mis en œuvre via un système de gestion à distance partielle, avec une présence permanente d’expatriés et des équipes nationales sur les bases opérationnelles et des visites ponctuelles de certains membres de la coordination.

Positionnement / Stratégie de PUI dans le pays

PUI a pour vocation de répondre à l’ensemble des besoins de base non couverts des populations les plus vulnérables. Au Mali, afin de répondre aux besoins en santé, nutrition, protection et EHA des populations affectées par le conflit, PUI est présent dans :

• le Nord, dans 1 cercle de la région de Gao (Ansongo) et dans la région de Kidal (Kidal) ;
• le Centre, dans la région de Mopti (Mopti/ Sévaré, Bankass et Bandiagara).

PUI intervient auprès des populations les plus isolées vivant loin des centres de santé par le biais de cliniques mobiles et coordonne ses interventions avec d’autres acteurs en santé, nutrition, EHA et protection.

Aujourd’hui financé par ECHO, USAID/BHA et le CDCS, PUI met en œuvre des interventions multisectorielles dans le respect de la nouvelle stratégie pluriannuelle de PUI.

Axes de développement de la mission :

Stratégie

• Répondre de manière efficiente à la problématique spécifique des populations nomades isolées du Nord Mali afin de couvrir leurs besoins de base et créer le lien avec les services sociaux de base existants ;
• Appuyer la relance des services sociaux de base dans la région de Kidal via une redynamisation du système de santé pour les populations affectées par la crise ;
• Accompagner le système de santé et ses acteurs dans le cercle d’Ansongo afin de permettre un accès aux soins de qualité et de limiter l’impact négatif d’une possible sortie de la gratuité des soins ;
• Améliorer l’accès à des soins médico-nutritionnels de qualité pour les populations affectées par la crise à Bandiagara et Bankass.

Découvrez notre réponse à la crise.

Dans le cadre de nos actions au Mali, nous recherchons un·e Chargé·e de subventions à Bamako.

Objectif global :

Le/la Chargé/e de Subventions est en charge de la gestion des échéances bailleurs liées aux programmes, de la communication interne et externe sur la mission et appuie l’Adjoint(e) Chef de Mission aux programmes dans ses tâches quotidiennes, notamment dans l’écriture de propositions d’intervention pour 2021 et 2022.

Responsabilités clés du poste :

• Programmes : Appui à la rédaction et à la formulation de propositions de projet et révision sur le fond et sur la forme des rapports bailleurs.
• Communication/Information : Elaboration de documents de communication interne et externe et participation aux groupes de travail communication.
• Représentation : Participation aux réunions de coordination externes.

Objectifs spécifiques et activités

Assurer le respect des obligations contractuelles bailleurs et contribuer à la production de rapports narratifs analytiques pour les projets en cours

• Il/Elle est garant(e) du respect du calendrier de reporting financier et narratif des programmes.
• Il/Elle assure la réponse aux questions des bailleurs de fonds sur les rapports soumis
• Il/Elle s’assure que les formats utilisés pour le reporting bailleurs soient conformes aux formats officiels
• Il/Elle s’assure que les équipes terrain disposent des versions finales des propositions, des rapports bailleurs et des contrats à signature d’un nouveau projet
• Il/Elle est garant du respect des guidelines bailleurs et des obligations contractuelles dans la formulation des rapports et la pendant la mise en œuvre des projets, en lien avec l’Adjoint(e) Chef de Mission aux programmes, le/la Coordinateur(trice) Administratif et Financier et le/la Coordinateur(trice) Logistique.
• Il/Elle assure une relecture des rapports sur le fond et sur la forme et s’assure de la cohérence des données, de l’orthographe, de la grammaire, du respect des objectifs et du renseignement des indicateurs.
• Il/Elle s’assure du dépôt des rapports auprès des bailleurs, de l’archivage des dernières versions et des accusés de réception.
• Il/Elle assure le suivi contractuel des projets en cours (demande de Cost Extension et No Cost Extension)

Participer à l’élaboration des propositions de projet

• Il/Elle s’assure de la bonne compréhension des directives bailleurs au sein de l’équipe chargée de la préparation de la proposition via l’élaboration d’une note de synthèse des appels à manifestation d’intérêt (rétro planning d’exécution, partage des taches et des documents clés)
• Il/Elle s’assure que les formats utilisés pour les propositions de projet soient conformes aux formats officiels des bailleurs de fond
• Il/Elle participe à la rédaction des propositions de projet, des demandes d’avenant, et participe à l’élaboration de l’ensemble des documents destinés aux bailleurs (note d’intention, annexes logistiques RH et financières, réponses aux questions dans le cadre de liquidations et d’audits, etc) en lien avec l’Adjoint(e) Chef(fe) de Mission aux Programmes et avec les contributions des personnes concernées
• Il/Elle participe au suivi du développement de projet sous la direction de l’Adjointe Cheffe de mission aux programmes
• Il/Elle participe à l’élaboration des réponses faites aux bailleurs dans le cadre du développement de projet
• En collaboration avec le Coordinateur administratif et financier et avec l’équipe de mise en œuvre, il/elle assure le suivi de l’élaboration des budgets pour les nouvelles propositions de projet et des projets en cours afin de garantir leur cohérence avec les parties narratives
• Il/Elle assure une veille des opportunités de financement au sein du pays d’intervention en lien avec les Coordinateurs Techniques et sous la responsabilité de l’Adjoint(e) Chef(fe) de Mission aux Programmes

Assurer la diffusion au siège et sur la mission des documents internes et externes

• Après validation par l’Adjoint(e) Chef(fe) de Mission aux programmes, il/elle envoie les rapports internes et externes au siège en respectant les délais de validation interne et échéances contractuelles externes.
• Il/Elle aide à préparer les réunions internes, rédige les comptes rendus et fait valider par le/la Chef(fe) de mission.
• Il/Elle s’assure que les principales guidelines bailleurs sont connues et diffusées sur la mission, en lien avec les différents Coordinateurs.
• Il/Elle envoie régulièrement la mise à jour du calendrier de reporting à l’ensemble de l’équipe
• Il/Elle est en charge du briefing de chaque nouvel expatrié sur le reporting, la communication, la visibilité

Participer à la communication externe de la mission

• Il/Elle participe avec la Coordinatrice Logistique, le Réfèrent sécurité et les Coordinateurs Terrain au bon dimensionnement et au suivi des dépenses correspondant aux lignes budgétaires « visibilité »
• Il/Elle sollicite mensuellement, auprès des Chefs des projets, des articles (success story, interview…) accompagnés de photos.
• Il/Elle diffuse les articles au Service Communication du siège. A ce titre, il/elle doit soumettre au siège et à le/la CDM 1 success story ou 1 entretien bénéficiaire ou d’un personnel PUI par mois
• Il/Elle centralise les photos / vidéos projets et alimente la photothèque / vidéothèque mission
• Il/Elle consolide l’information et travaille la présentation des documents externes (rapports d’évaluation, études d’impact, etc.) qu’il/elle soumet pour relecture au/à l’Adjoint(e) Chef(fe) de Mission aux programmes.
• Il/Elle prépare les documents de présentation de la mission sur la base de la stratégie mission.
• Il/Elle participe à la formulation des rapports obligatoires pour les autorités

Participer à la représentation de PUI aux réunions de coordination humanitaire

• Il/Elle assiste à certaines réunions à la demande du/de l’Adjoint(e) Chef(fe) de Mission aux programmes et en fait le compte rendu écrit
• Il/Elle participe au Foras humanitaires afin d’y apporter des précisions sur les interventions PUI et participer au plaidoyer

Zoom sur 3 activités prioritaires relatives au contexte de la mission :

• Appuyer le programme dans la gestion contractuelle des projets mis en œuvre par la mission au Mali et dans la formulation des propositions de projet et des rapports
• Assurer la communication externe de la mission (le rapport annuel 2020, le dépliant, le calendrier 2021, success story)
• Assurer la conformité des propositions de projets et des rapports

Profil recherché

Formation : Niveau Master 2 (Gestion de projet, sciences statistiques ou autre secteur)

Expérience professionnelle :

• Au moins 1 année d’expérience professionnelle dans la gestion de projet
• Expérience de reporting auprès de bailleurs internationaux

Connaissances & Aptitudes :

• Très bonne qualité d’expression et de rédaction
• Connaissances des outils de gestion de projets (cadre logique en particulier)
• Informatique : Pack Office / Excellente maitrise des outils de présentation
• Langues : Français et anglais indispensables

Caractéristiques personnelles :

• Capacité à travailler de façon autonome avec prise d’initiative et sens des responsabilités
• Capacité d’adaptation et souplesse d’organisation
• Organisation et respect des échéances
• Capacité à représenter les activités et le mandat de PUI auprès des partenaires et des bailleurs de fonds
• Capacité à intégrer l’environnement local sous ces aspects politiques, économiques et historiques
• Disponibilité et engagement
• Fiabilité, flexibilité et rigueur
• Organisation et gestion des priorités
• Sens de la communication, bon relationnel
• Adaptabilité en fonction de l’évolution des priorités et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément

Conditions proposées

• Salarié en Contrat à Durée Déterminée.
• Salaire brut mensuel : de 1 650 à 1 980 Euros selon parcours en Solidarité Internationale + majoration de 50€ par semestre d’ancienneté avec PUI.
• Frais pris en charge: transport AR Domicile / Mission, visas, vaccins
• Assurance comprenant couverture médicale et complémentaire santé, assistance 24/24h, rapatriement et prévoyance
• Hébergement en maison collective
• Frais de vie (« Per diem »)
• Régime de Break: 5 jours ouvrés à 3 et 9 mois de mission + prime de break
• Régime de Congés Payés: 5 semaines de CP / an + billet A/R au domicile tous les 6 mois

Et pour rester informé des nouvelles offres en continu, rejoignez le groupe Facebook My Job In The field.