OPERATIES SUPPORT MANAGER/ OPERATIONS SUPPORT MANAGER

REFERENTIEVOORWAARDEN VAN DE OPERATIES SUPPORT MANAGER

OVER STICHTING WHITE HELMETS FOUNDATION

Stichting White Helmets Foundation (SWHF) is een non-profit organisatie geregistreerd bij de Nederlandse Kamer van Koophandel. De Stichting heeft het doel om hulp te bieden aan gemeenschappen en personen die herstellen van conflicten en rampen; om ondersteuning en oriëntatie te bieden aan vluchtelingen en gemeenschappen in gastlanden; ondersteuning met inspanningen op het gebied van justitie en mensenrechten.

De stichting SWHF is een lid van het White Helmets Groep, de WH (ook bekend als Syria Civil Defence; Syrische civiele bescherming) zijn een gemeenschappelijke eerstehulpverlener en werkers voor de maatschappij organisatie e opgericht als reactie op het Syrische conflict. De organisatie heeft gewerkt in gebieden die niet onder een regime vallen in Syrië, momenteel doen er bijna 2,800 vrijwilligers mee. Hun werk heeft ongeëvenaarde internationale erkenning en steun gekregen voor een lokale organisatie in oorlog, en werd een symbool van menselijkheid en inspiratie, niet alleen in Syrië maar ook internationaal.

Meer informatie over ons is te vinden op www.whitehelmets.org

ONS WERKGEBIED

De Operaties Support Manager is verantwoordelijk om toezicht te houden op alle administratieve en boekhoudkundige functies ter ondersteuning van het Visual Documentation Team (VDT) Project. VDT project is een Justitie en verantwoordingsproject. Het project is Streeft om te assisteren bij overgangsjustitie mechanismen, en andere onderzoeksprocessen. De Operations Support Manager is verantwoordelijk voor de algemene ondersteuning in alle administratie- en boekhoudfuncties en voor het verschaffen van een second layer of authority (tweede laag van autoriteit) voor het controleren en valideren van alle financiële, personeels- en logistieke transacties in overeenstemming met de toepasselijke wetten en regelgeving van donoren.

Functie: Operaties Support Manager

Werklocatie: Nederland

Lijnmanager: Programma Director

Verantwoordelijkheid van het lijnmanagement:

• Boekhouder
• Administratieve Ambtenaar

Vol/deeltijds: Voltijds

Taken en activiteiten

• Leiderschap bieden, aansturen van het SWHF-ondersteuningsteam;
• Strategische aanbevelingen geven aan de BoD leden;
• Rapporten en briefing versterken aan de donoren zoals het vereist is door het SWHF-management.
• Beheren van de processen voor financiële prognoses en budgetten, toezichthouden op de voorbereiding van alle financiële rapportage;
• Adviseren over bedrijfsstrategie op de lange termijn, personeelsmanagement en financiële planning;
• Relaties tot stand brengen en ontwikkelen met het senior management en externe partners en belanghebbenden;
• Ontwikkelen, reviewen en goedkeuren van alle formele financie, procedures en HR-gerelateerde procedures en beleid;
• Prioriteit geven aan, delegeren en toezicht houden op de dagelijkse activiteiten om een eerlijke verdeling van de werklast van het team te waarborgen;
• Toezicht houden op en oplossen van de dagelijkse problemen van de organisatie met leveranciers en derden;
• Zorg ervoor dat alle aanbestedingen worden gevolgd door de HR en de administratieve ambtenaar volgens de geldende procedures;
• Verifiëren, goedkeuren en beheren van SWHF- en project specifieke maandelijkse financiële rapporten tijdig;
• Teambeoordelingen uitvoeren, inclusief het identificeren van trainingsbehoeften;
• Een uitstekend begrip behouden van alle voorschriften / procedures van donoren op het gebied van inkoop, administratie, HR en financiën.

Administratieve verantwoordelijkheden:

• Coördinatie leiden met externe juridische en boekhoudkundige adviesbureaus om hun steun te verkrijgen wanneer dat nodig is;
• Voorbereiden, bijwerken, verzamelen en onderhouden van alle noodzakelijke interne en administratieve documenten van het project;
• Coördineren met SWHF RvB en Raad van Commissarissen om te identificeren, ontwikkelen en promoten van instrumenten, richtlijnen en beste praktijken voor institutionele ontwikkeling (strategieën, intern beleid, enz.).

Vereiste opleiding, ervaring en competenties.

• Bachelordiploma (bij voorkeur MBA) in boekhouding, financiën, management of relevant vakgebied;
• Minstens 5 jaar aantoonbare ervaring in financieel beheer en boekhouding, liever in de non-profitsector als Operaties Support Manager, CFO of een gelijkaardige rol;
• Ervaring met het integreren van IT-systemen om de productiviteit en nauwkeurigheid van de boekhouding te verbeteren;
• Ervaring met het werken met externe auditors, naleving en regelgevend toezicht;
• Kennis / begrip van rapportagevereisten voor Nederlandse NGO’s of ervaring met het leveren van financiële rapporten op hoog niveau aan de belangrijkste belanghebbenden;
• Uitstekende IT-vaardigheden, met specifieke competentie met Microsoft Excel;
• Uitstekende organisatorische en tijdmanagement vaardigheden;
• Uitstekende communicatieve en interpersoonlijke vaardigheden;
• Problemen oplossend gericht en besluitvormend.
• In staat om meerdere activiteiten te beheren en prioriteiten te stellen, deadlines te halen en problemen op te lossen met veranderende en concurrerende behoeften in een complexe omgeving;
• Interculturele communicatie en interpersoonlijke vaardigheden, en in staat om professioneel te communiceren met cultureel diverse medewerkers en belanghebbenden;
• Vloeiend in Nederlands en Engels (gesproken en geschreven);
• Bekwaamheid om administratief werk uit te voeren met een hoge mate van nauwkeurigheid en aandacht voor detail;
• Hoge normen van vertrouwelijkheid, betrouwbaarheid en discretie;
• Integer bij het delen van de waarden en ethische normen van de SWHF.

ENGLISH

OPERATIONS SUPPORT MANAGER TERMS OF REFERENCE

ABOUT STICHTING WHITE HELMETS FOUNDATION

Stichting White Helmets Foundation (SWHF) is a not-for-profit Organisation registered at the Netherlands Chamber of Commerce. The Foundation aims to provide aid to communities and persons recovering from conflicts and disasters; provide support and orientation to refugees and communities in hosting countries; support justice and Human Rights efforts.

The SWHF is a member of the White Helmets Group, The WH (also known as Syria Civil Defence) are a community-based first responder and community worker organization established as a response to the Syrian conflict. The organization has been working in non-regime-held areas inside Syria, currently joining nearly 2,800 volunteers. Their work has received unparalleled levels of international recognition and support for a local organization in war, becoming a symbol of humanity and inspiration not only in Syria but internationally.

Further information about us can be found at www.whitehelmets.org

SCOPE OF WORK

The Operations Support Manager is responsible for overseeing all administrative and accounting functions in support of the Visual Documentation Team (VDT) Project, which is a Justice and Accountability Project. The project aims at assisting transitional justice mechanisms, and other research processes.

The Operations Support Manager is responsible for the overall support in all administration and accounting functions and for providing a second layer of authority for checking and validation of all finance, human resources and logistics transactions in compliance with applicable laws and donors’ regulations.

Job Title: Operations Support Manager

Duty Station: The Netherlands

Line Manager: Program Director

Line management responsibility

· Finance Officer

· HR & Admin Officer

Full/Part-Time: Full time

Tasks and Activities

• Provide leadership, direction and management of the SWHF support team;
• Provide strategic recommendations to the BoD members;
• Provide reports and briefing to the donors as required by SWHF management.
• Manage the processes for financial forecasting and budgets, and oversee the preparation of all financial reporting;
• Advice on long-term business strategy, people management, and financial planning;
• Establish and develop relations with senior management and external partners and stakeholders;
• Develop, review, and approve all formal finance, procurement and HR-related procedures and policies;
• Prioritise, delegate, and supervise daily operations ensuring a fair distribution of the team workload;
• Supervise and resolve the organisation’s day to day issues with suppliers and third parties;
• Ensure all procurement operations are followed by the HR and administrative officer according to the procedures in force;
• Verify, approve, and manage SWHF and projects specific monthly financial reports in a timely manner;
• Carry out team appraisals including identifying any training needs;
• Maintain an excellent understanding of all donors’ regulations/procedures in terms of procurement, administration, HR, and finance.

Administrative Responsibilities:

• Lead coordination with external legal and accounting consultancy firms to obtain their support when needed;
• Prepare, update, collate, and maintain all necessary internal and administrative documents of the project;
• Coordinate with SWHF BoD and Supervisory Board to identify, develop and promote tools, guidelines and best practices for institutional development (strategies, internal policies, etc.).

Required Qualifications Education, Experience and Competencies.

• Bachelor’s Degree (MBA preferred) in Accounting, Finance, Management or relevant field;
• At least 5 years demonstrated experience in financial management and accounting, ideally in the non-profit sector as Operations Support Manager, CFO or a similar role;
• Experience integrating IT Systems to improve accounting productivity and accuracy;
• Experience working with external auditors, compliance and regulatory oversight;
• Knowledge/understanding of reporting requirements for Dutch NGOs or experience in delivering high level financial reports to key stakeholders;
• Excellent IT skills, with specific competency with Microsoft Excel;
• Outstanding organisational and time-management abilities;
• Excellent communication and interpersonal skills;
• Problem-solving and decision-making aptitude
• Able to manage multiple activities and identify priorities, meet deadlines and solve problems with shifting and competing needs in a complex environment;
• Cross-cultural communication and interpersonal skills, and able to interact professionally with culturally diverse staff and stakeholders;
• Fluent in Dutch and English (Spoken and Written);
• Ability to perform clerical work with a high degree of accuracy and attention to detail;
• High standards of confidentiality, reliability, and discretion;
• Integrity by sharing the SWHF’s values and ethical standards.