chef de Projet/SIDA

Search recherche un(e) Chef(fe) du Projet expérimenté(e) avec de fortes capacités de coordination, de communication et de gestion de projet y compris le suivi budgétair, pour gérer, superviser et guider la mise en oeuvre efficace et de haute qualité des activités en soutien de la vision programmatique du projet. Le/la titulaire du poste devra être apte à travailler avec de multiples partenaires et dans plusieurs provinces, ainsi qu’avoir une bonne maîtrise technique dans les domaines de la gouvernance locale et inclusive et l’engagement des organisations de la société civile (OSCs) en République Democratique du Congo, ou des contextes similaires.

Organisation du poste

Basé à Bukavu, avec les mouvements fréquents à toutes les zones d’intervention, la/le chef(fe) du Projet, rapporte à la Directrice Pays, et est supervisé techniquement par le Directeur de Programme et le directeur de la Finance.

Supervisant les officiers du projet dans les provinces de Tanganyika et Nord Kivu ainsi que l’équipe technique du projet, il travaille aussi étroitement avec l’équipe technique Programmes, y compris l’équipes S&E, ainsi que les collègues de la finance, Logistique, Ressources Humaines, tout comme avec le chef de chaque Bureau, les partenaires et tout autre partie prenante.

Tâches et responsabilités principales

MISSIONS PRINCIPALES DU POSTE:

Le/la chef(fe) de projet est le principal responsable pour assurer la bonne gestion, la coordination et le suivi de toutes les étapes du projet (y compris démarrage et clôture), la coordination du soutien et du support avec les différents départements de Search (Programme, S&E, Finances, RH, Opérations…) et des partenaires, ainsi que pour assurer la communication avec le bailleur et les différentes parties prenantes.

RESPONSABILITÉS DU POSTE:

Gestion du Projet:

● Assurer que le projet est soutenu par les plans de gestion nécessaires (plans d’activités, de dépense, de Suivi et Évaluation, de recrutement, d’achat…) à jour, et qu’ils sont le résultat d’une étroite collaboration et consultation avec les différents départements de l’organisation;

● Organiser sur une base hebdomadaire/mensuelle les réunions de revue d’avancement du projet avec les staff concernés, permettant les mises à jour du BVA, du plan de dépense et du plan des activités sur la base d’une analyse conjointe du progrès en tenant compte des facteurs internes et externes et des données S&E, afin de s’assurer que les projections budgétaires et la planification des activités soient réalistes.

● Assurer que la mise en oeuvre du projet se fasse selon le calendrier prévu;

● Assurer une communication efficace et la mise en place d’outils de suivi qui lui permettront de conserver une visibilité permanente et exhaustive sur les besoins du projet.

● Coordonner le soutien et l’encadrement nécessaires le cas échéant au sein du projet avec les différents départements concernés.

Suivi budgétaire et conformité:

● Assurer le suivi quotidien du budget et la conformité avec la planification budgétaire, et coordonner avec les différentes départements de Search, ainsi qu’avec les partenaires pour introduire les corrections nécessaires le cas échéant.

● Assurer que les fonds alloués au projet sont utilisés en accord avec les prévisions et que leur imputation comptable est conforme au budget.

● Assurer le suivi et la revue de toutes les demandes d’achat (état de besoin) avant validation ou soumission à la hiérarchie pour approbation.

● Assurer que toutes les dépenses se font dans le respect et en conformité avec les procédures administratives, financières et opérationnelles de Search et du bailleur, y compris dans l’approbation des dépenses et leur documentation.

● Assurer que les fonds sont mis à la disposition du projet et de ses partenaires en temps voulus et dans le respect des procédures internes.

Assurance qualité

● Déterminer et développer les approches stratégiques et programmatiques en tenant compte des dynamiques contextuelles dans les zones d’action et transmettre les orientations programmatiques aux équipes et partenaires, en collaboration avec l’équipe technique programme, les chefs de bureau, et la Directrice Pays.

● Collaborer étroitement avec le département de Suivi et Évaluation, Apprentissage et Recherche dans la mise en oeuvre, le suivi et l’appréciation de la qualité et de l’impact des activités, en s’assurant de l’intégration des leçons et analyses dans la prise de décision et l’orientation stratégique.

● Assurer que la mise en oeuvre des activités correspond à la vision de Search, notamment en contribuant à la mise en oeuvre de l’Approche Common Ground.

Gestion de partenariat

● Développer/mettre à jour la stratégie partenaires en soutien de projets.

● Lancer l’analyse approfondie des compétences et des besoins de renforcement de capacité des partenaires, comme base du plan de travail pour l’équipe de Search et les partenaires.

● Piloter le processus de contractualisation des partenaires selon les procédures de Search.

● Veiller à la tenue des réunions mensuelles et hebdomadaires d’évaluation et de planification avec les partenaires.

● Accompagner et faire le suivi direct des partenaires dans la mise en oeuvre des activités au Sud Kivu et superviser et soutenir les Project Officers basés au Tanganyika et au Nord Kivu conformément à la planification prédéfinie entre Search et chaque partenaire.

● Assurer le développement d’une stratégie de communication sensible au conflit avec les partenaires intervenants dans le projet.

● Assurer le respect des valeurs, des règles et des procédures de Search, en rapport avec la gestion des partenariats et des relations sur terrain.

Coordination Externe

● Assurer la présentation du projet aux parties prenantes dans toutes les provinces d’intervention.

● Accompagner les Officiers du Projet basés à Kalemie et Goma, et assurer directement, pour le Sud Kivu, la collaboration étroite avec les autorités politico-administratives et sécuritaire de la zone pour la définition, l’adaptation et la mise en œuvre des activités prévues par le projet.

● Participer aux mécanismes de coordination existants (clusters, groupe de travail,…) sur les thématiques de gouvernance et la mobilisation des OSC, afin d’assurer la complémentarité des approches et des activités menées par le projet.

● Sur demande et en collaboration avec la direction, assurer la liaison technique du projet avec le bailleur.

Rapportage

● Anticiper les besoin de rapportage du bailleur en coordonnant et collectant les inputs des équipes terrain dans un délai opportun et assurer la qualité, la compilation, la finalisation et la validation des rapports internes et externes et de toute nature (y compris financiers et narratifs) en lien avec le leadership national et régional selon les besoins.

● Accompagner et coacher les équipes afin d’assurer la qualité attendue dans les rapports.

● Veiller sur la qualité des inputs reçus de l’équipe, et selon les besoins, assurer l’accompagnement techniques des équipes afin d’assurer la qualité attendue avec l’appui des collègues de la coordination technique ou de la région.

Gestion et supervision d’équipe

● Participer au recrutement des personnels affectés au projet.

● Superviser les staffs techniques affectés au projet.

● Accompagner et soutenir le développement de la performance des personnes sous sa supervision (établissement et révision des objectifs de performance, coaching, formation et évaluation) afin d’optimiser les résultats du projet.

● Créer un ambiance et un espace de travail pour l’ensemble de l’équipe conduisant à l’expression des idées, la volonté d’apprendre et de s’engager dans les réflections autocritiques et constructives, avec l’objectif d’atteindre les meilleures résultats au profit de nos bénéficiaires.

● Veiller à ce que les staffs respectent les normes et les codes de conduite de Search.

Étant donné que les descriptifs de tâches ne peuvent être exhaustifs, le/la titulaire du poste pourra être amené(e) à entreprendre d’autres tâches qui correspondent globalement aux responsabilités principales listées ci-dessus.

Compétences et qualifications

Diplôme et Expérience requise:

● Avoir un diplôme universitaire niveau licence (obligatoire) ou supérieur en gestion, sciences humaines, relations internationales, résolution de conflit ou développement.

● Minimum de cinq (5) ans d’expérience comme cadre de conception et de gestion de projet dans une ONG International. Au moins de 2 ans d’expérience de travail directe dans des environnements fragiles et post-conflit, de préférence dans l’est de la RDC.

● Forte capacité de gestion et suivi budgétaire

● Expérience prouvée dans la gestion des projets complexes à travers les zones dispersées en concertation avec des partenaires locaux de mise en oeuvre.

● Excellente capacité de gestion adaptative des projets ainsi qu’une forte capacité de coordination avec les acteurs internes et externes permettant d’arriver aux décisions cohérentes, rapides, et équitables qui pourraient mitiger des risques et maximiser les résultats du projet.

● Expérience dans les domaines de la consolidation de la paix, de la gouvernance démocratique, et du renforcement de la société civile.

● Expérience dans l’élaboration et l’exécution de campagnes de plaidoyer et de lobbying, avec un accent sur la promotion de l’égalité des sexes.

● Esprit d’initiative et de résolution des problèmes, attentif aux priorités, à la gestion du temps, aux deadlines et à l’obtention de résultats en coordonnant son travail avec les différents départements techniques de Search.

● Flexibilité et capacité de voyager au moins à 50% à travers l’est de la RDC.

● Parfaite connaissance écrite et orale du français, bonne maitrise de l’anglais, Swahili un atout.